Краткая справка о документе
Базовый документ: приказ ФСИН России от № 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы».
Последняя официальная редакция: приказ ФСИН России от № 1575, вступивший в силу с .
Зачем нужна актуализация 2024–2025
Подготовленный ФСИН России проект приказа имел целью:
- синхронизировать процедуры делопроизводства с действующим федеральным законодательством (включая ФЗ-149, 152, 187, 323);
- перевести максимальное количество процессов в электронный вид;
- уменьшить бумажный оборот и сократить сроки взаимодействия между территориальными органами УИС.
Ключевые изменения, вступившие в силу с 12 марта 2025 года
Переход на электронные формы первичных документов
Теперь обязателен выпуск электронного дубликата для следующих видов документов:
- Исходящие приказы начальников учреждений УИС.
- Ходатайства, заявления осуждённых/заключённых.
- Акты проверок и ревизий.
Бумажный оригинал может не формироваться, если электронная подпись удостоверена усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).
Новые сроки регистрации и хранения
| Вид документа | Старый срок | Новый срок |
|---|---|---|
| Регистрация входящей корреспонденции | 1 рабочий день | до 17:00 текущего дня |
| Передача на контроль исполнения | 3 рабочих дня | 1 рабочий день |
| Хранение в ОФД (общем фонде дел) | 5 лет | 10 лет, если документ имеет правовое значение |
Унифицированные штрих-коды и QR-коды
Каждое дело, формируемое после , должно иметь:
- QR-код с указанием номера дела, кода УИС-учреждения и кратким описанием;
- штрих-код для автоматического учёта при перемещении между архивами.
Цифровой длинный архив (ЦДА)
Вводится новый раздел в Инструкции, § 14.1 «Порядок формирования и ведения Цифрового длинного архива».
Основные требования:
- файлы хранятся в форматах PDF/A-2, JPEG 2000, XML-схемы УИС-ДОС;
- ежеквартальное резервное копирование осуществляется в ГЦ «Мир» (г. Коломна);
- доступ предоставляется через защищённый канал ГосСОПКА-VPN;
Как внедрить новшества в подразделении: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Аудит текущих дел
Сформировать комиссию, провести инвентаризацию бумажных и электронных дел по состоянию на .
Шаг 2. Обновление программного обеспечения
Обеспечить установку последней версии «ЕС-Дело» (релиз 3.4.7 от ) и модулей «Штрих-Код:УИС».
Шаг 3. Обучение персонала
Провести курсы повышения квалификации (40 академических часов) в очно-дистанционном формате. Норматив — не позднее .
Шаг 4. Перевод бумажных дел в цифру
До перевести не менее 70 % бумажных дел, срок хранения которых превышает 10 лет, в ЦДА.
Ответственность за несоблюдение новых правил
В соответствии с приказом ФСИН России от № 1065 и дополнениями 2025 года:
- Предупреждение — за первое нарушение регламента регистрации;
- Дисциплинарное взыскание, за повторное неисполнение сроков передачи дела в ЦДА;
- Материальная ответственность — за утрату электронного оригинала без резервной копии.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли после не формировать бумажное дело вообще?
Да, если документ имеет электронную подпись, удостоверенную УКЭП, и его копия размещена в ЦДА.
Что делать с делами, оформленными до ?
Они продолжают храниться в бумажном виде до истечения срока хранения или до их перевода в ЦДА.
Какие форматы файлов разрешены для фотографий личных вещей заключённых?
Допустимы JPEG 2000 и PNG не ниже 300 dpi.
Ссылки на официальные источники
- Проект приказа ФСИН от о внесении изменений в приказ № 463
- Официальный сайт ФСИН России – раздел «Приказы»
- Инструкция по делопроизводству в редакции от на КонсультантПлюс