В 2026 году архивное законодательство Российской Федерации продолжает активно развиваться. Главные правила хранения, учёта и использования архивных документов закреплены в Кодексе об административных правонарушениях (КоАП РФ), а также в специализированных нормативных актах. Ниже – практическое руководство, которое поможет юристам, делопроизводителям и руководителям организаций избежать штрафов и нарушений.
Ключевые источники права
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (действующая редакция от );
- КоАП РФ – в частности, статья 13.20 и пункт 59 части 1 статьи 28.3;
- Приказы и методические письма Росархива, региональные законы и подзаконные акты.
Что проверяют контрольные органы?
Предмет государственного и регионального контроля (надзора) – это соблюдение обязательных требований при:
- создании и функционировании архивов организаций;
- комплектовании, хранении, учёте и использовании документов Архивного фонда РФ;
- передаче документов в государственные или муниципальные архивы по установленным срокам;
- обеспечении сохранности, конфиденциальности и доступа к информации.
⚠️ Обратите внимание!
С 2026 года региональные инспекции получили право проводить внеплановые выездные проверки при поступлении обращений граждан или при выявлении угрозы утраты архивных документов.
Основные статьи КоАП РФ, связанные с архивным делом
Статья 13.20 КоАП РФ
«Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»
- Штраф для должностных лиц – от 2 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц – от 50 000 до 200 000 руб.;
- возможно изъятие документов или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Пункт 59 ч. 1 статьи 28.3 КоАП РФ
Дает основания для проведения административного расследования по фактам утраты или повреждения архивных документов.
Типичные нарушения и как их избежать
| Нарушение | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа об архиве в организации | Штраф по ст. 13.20 | Издать локальный акт и утвердить положение об архиве |
| Нарушение сроков передачи документов в госархив | Административное расследование (ч. 1 ст. 28.3) | Вести график передачи и контролировать его исполнение |
| Хранение документов в неподходящих помещениях | Штраф, изъятие документов | Провести оценку условий хранения и привести помещение в норму |
| Недопустимое уничтожение дел | Штраф до 200 000 руб. + возможное уголовное преследование | Согласовывать экспертизу ценности и акты на уничтожение в Росархиве |
Практические шаги к полному соответствию
- Аудит документов: проверьте наличие и состояние перечней дел, поописных записей, инвентарных описей.
- Обновление локальных актов: убедитесь, что приказы, инструкции и положения соответствуют последним изменениям 125-ФЗ.
- Обучение персонала: организуйте курсы повышения квалификации сотрудников, ответственных за архив и делопроизводство.
- Оцифровка и резервное копирование: создайте электронные копии наиболее ценных документов и разместите их на защищённых носителях.
- Подготовка к проверке: держите в актуальном состоянии журналы выдачи/возврата дел, акты о передаче в архив, а также договоры на хранение.
Что ждать в 2027 году? Краткий прогноз
Эксперты Росархива уже обсуждают:
- увеличение максимального штрафа по статье 13.20 до 500 000 руб. для юрлиц;
- обязательное электронное декларирование архивных фондов;
- внедрение цифрового паспорта документа, который будет содержать сведения о происхождении, перемещении и доступе.
Если вы отвечаете за архив в организации, ответьте «да» на каждый пункт:
- ✓ В организации утверждено положение об архиве?
- ✓ Ежегодно актуализируется перечень документов с указанием сроков хранения?
- ✓ Проведена экспертиза ценности документов, отработавших установленные сроки?
- ✓ Существует журнал выдачи дел и контроль доступа к архиву?
- ✓ Подписаны договоры на хранение оригиналов/электронных копий в госархиве?
Если хотя бы один пункт вызывает сомнение — начинайте действовать уже сегодня.