Актуально на г.
Зачем нужен акт о необнаружении документов
При полном исчерпании всех возможных путей розыска архивного дела либо отдельной единицы хранения учётная карточка (опись, номенклатура) остаётся «висеть» как неподтверждённая.
Чтобы снять такой документ с учёта без нарушения требований законодательства, государственные, муниципальные архивы, музеи, библиотеки и научные организации РАН обязаны оформить:
- Акт о необнаружении документов,
- Подробную справку о проведении розыска,
- Акт проверки наличия и состояния архивных документов (форма № 10 из Приказа Минкультуры РФ № 526, утв. , не действует, но используется как методический образец).
Комплект представляется в вышестоящий уполномоченный орган архивного дела (Федеральное архивное агентство, ГАУК региона и т. д.) для принятия окончательного решения о снятии с учёта.
Нормативная база
- Приказ Росархива от № 77 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ…» – Приложение 2 (форма акта о необнаружении).
- Приказ Минкультуры РФ от № 526 (в части формы акта проверки и акта приёма-передачи) – используется для внутренних проверок.
- Методические письма ФГАК № 5-пр/09-1579 от – порядок розыскных мероприятий.
Алгоритм розыска до оформления акта
До подписания акта необходимо документально подтвердить, что:
- Выполнена повторная инвентаризация внутри фонда (опись, дело, единица хранения).
- Проверены все технические и служебные помещения, включая подсобки, стеллажи, картотеки, электронные носители.
- Изучены журналы перемещения документов, накладные, акты приёма-передачи.
- Опрошены все ответственные лица, включая бывших сотрудников.
- Направлены запросы в смежные архивы, музеи, библиотеки (с отметкой о результатах).
- Проверена электронно-архивная система (ЕАС «Архив», «ДелоПРО», «ГосЭАС»).
- Выполнен контроль выбытия на уничтожение – сверка с актами об уничтожении (Приложение 13 к Приказу № 526).
Обязательно оформляется дневник розыска (таблица, где фиксируются даты и действия).
Структура и образец акта о необнаружении
Унифицированная форма из Приложения 2 Приказа № 77
| АКТ о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны | |
|---|---|
| Ф. 1 | № 145 от «04» августа 2026 г. |
| Организация | Государственный архив Московской области |
| Фонд | Р-1367 «Управление жилищно-коммунального хозяйства г. Балашиха» |
| Опись | № 5 за 2011–2015 гг. |
| Единица хранения | Дело № 15 «Отчёты о техническом состоянии сетей водоснабжения, 2013 г.» – 1 экз., 78 л. |
| Первоначальное местонахождение | Стеллаж 12, секция 3, полка 5 (данные по последней инв. карточке) |
| Дата последнего подтверждённого фиксирования | (запись в журнале выдачи № 4/19) |
| Дата начала розыска | |
| Дата окончания розыска | |
| Проведённые мероприятия (перечень) |
|
Состав комиссии
- Председатель: Иванова Л.П., заместитель директора по учёту и хранению.
- Члены:
- Артемьев С.С., ведущий архивист;
- Крылова Т.М., главный бухгалтер (контроль финансово-хозяйственных документов);
- Рязанов А.В., представитель юридического отдела (уведомление о розыске).
Реквизиты подписей и дата
Подписи всех членов комиссии ставятся на каждом листе. Последний лист заверяется печатью организации.
Подробная справка о проведении розыска (образец)
СПРАВКА
о проведении розыска архивного документаДело № 15 описи № 5 фонда Р-1367 числится в количестве 1 экз. на 78 листах. Начиная с 15 мая 2026 г. проведён комплекс розыскных мероприятий… (далее – перечень действий по пунктам 1–7 алгоритма). Результаты: документ не обнаружен, копии и дубликаты отсутствуют, оснований для продолжения розыска нет.
Приложения: акты проверок, опросные листы, копии запросов – 6 шт. на 12 л.
Руководитель архива: ____________ /С.В. Орлова/
Что делать после подписания акта
- В течение 5 рабочих дней направить комплект (акт + справка + акт проверки наличия) в вышестоящий орган архивного дела.
- Внести изменения в базовую (описную) карточку: в графе «Примечания» указать «Снят с учёта на основании акта № 145 от , решение ГАУ МО № 12-36 от ».
- Отметить в журнале учёта выбывших документов (форма № 1-ВД).
- Если требуется, подать уведомление в Росархив через ЕСИА «ФГАК-онлайн» (раздел «Снятие с учёта утраченных документов»).
Распространённые ошибки
| Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Отсутствуют подписи всех членов комиссии | Подписи ставятся на каждом листе; при удалённом участии – электронная подпись с QR-кодом. |
| Не приложены отрицательные ответы сторонних организаций | Хранить копии писем или скриншоты электронных ответов вместе с актом. |
| Нет ссылки на нормативный акт | В шапке документа обязательно: «Составлен в соответствии с Приказом Росархива № 77 от , Приложение 2». |
| Одинаковые номера актов | Вести книгу регистрации актов с присвоением уникального номера (Ф.+порядковый № + год). |
Ссылки на скачиваемые бланки
- Акт о необнаружении (docx)
- Подробная справка о розыске (docx)
- Акт проверки наличия и состояния (docx)
Все формы адаптированы к требованиям 2026 года и совместимы с ЕСИА «ФГАК-онлайн».
Оформление акта о необнаружении архивных документов – юридически значимое завершение розыскных мероприятий. При точном соблюдении регламента (алгоритм розыска → акт → справка → решение вышестоящего органа) вы исключаете риски при проверках Генпрокуратуры, Счётной палаты и Росархива.
Если возникнут дополнительные вопросы по заполнению форм или подготовке сопроводительных документов, обращайтесь в методический отдел вашего архива или в ФГАК через электронную приёмную.