Акт о розыске документов — это официальный документ, фиксирующий факт безуспешного поиска утраченных или отсутствующих документов, а также все предпринятые для их обнаружения меры. Он является важным элементом внутреннего документооборота организаций и используется в бухгалтерии, архивном деле, кадровой работе и судебных разбирательствах.

Зачем нужен акт розыска документов

Акт необходим:

• для списания утраченных документов с бухгалтерского или архивного учета;
• для подтверждения невозможности предоставить документы по запросу контролирующих органов;
• для передачи дела в суд или в ФССП при розыске имущества или должника;
• для защиты организации от претензий со стороны аудиторов, налоговой или третьих лиц.

Когда составляется акт

Акт о розыске документов оформляется в следующих случаях:

1. Документ не обнаружен в течение установленного срока поиска (обычно 10–30 дней).
2. Исчерпаны все возможные пути розыска:
   • проверены все отделы, архивы, хранилища;
   • опрошены ответственные лица;
   • проведены сверки с электронными и бумажными реестрами.
3. Документ не может быть восстановлен или заменен копией.

Кто составляет акт

Акт составляется:

• Комиссией из 2–3 человек, назначенной приказом руководителя;
• Руководителем архива или иным ответственным лицом;
• Главным бухгалтером, если речь идет о бухгалтерских документах.

Структура акта о розыске документов

Образец включает следующие разделы:

Шапка документа

Формат:

«Акт о розыске документов»
№ ___
от «___» __________ 2026 г.
город ________

Общая часть

Указывается:

• наименование организации;
• ФИО и должности членов комиссии;
• основание для проведения розыска (приказ, служебная записка и т.д.).

Описание документа

Необходимо указать:

• вид документа: договор, приказ, счет-фактура и т.д.;
• номер и дата документа;
• краткое содержание;
• место предполагаемого хранения;
• ответственное лицо за хранение.

Перечень мер по розыску

Пример формулировки:

1. Проведена проверка в архиве за 2023–2025 гг. — результат отрицательный.
2. Опрошены сотрудники бухгалтерии и кадрового отдела, сведения отсутствуют.
3. Проведена сверка с электронной базой документов — запись не обнаружена.
4. Обращение в территориальный архив — ответ: документ не поступал.

Пример:

«В результате проведенных мероприятий документ не обнаружен. Пути розыска исчерпаны. Предлагается считать документ утраченным и списать с учета.»

Подписи

Акт подписывается:

• председателем комиссии;
• всеми членами комиссии;
• руководителем организации или архива.

Бланк акта о розыске документов (2026)

Скачать бланк в формате Word можно по ссылке: Скачать акт о розыске документов — 2026.docx

Что делать после составления акта

1. Утвердить акт приказом руководителя.
2. Списать документ с учета (если предусмотрено учетной политикой).
3. Оформить акт в архиве как документ постоянного хранения.
4. Оповестить заинтересованные стороны (например, судебных приставов при розыске должника).

Пример акта о розыске документов

Акт о розыске документов
№ 12
от 04 июля 2026 г.
г. Энск

Комиссия в составе:

• председатель — Смирнова О.И., главный бухгалтер;
• члены комиссии — Иванов П.А., начальник отдела кадров; Петрова Л.Н., архивариус.

Провела розыск документа: Приказ № 15 от г. «О премировании сотрудников отдела продаж».

Результат: документ в архиве и у ответственных лиц не обнаружен. Пути розыска исчерпаны.

Подписи:
__________________ Смирнова О.И.
__________________ Иванов П.А.
__________________ Петрова Л.Н.

Акт о розыске документов в судебной практике

В делах о розыске должников или имущества, акт розыска документов может быть приложен к заявлению в ФССП или суду. В этом случае он должен быть заверен печатью организации и подписан руководителем.

Отличие от других актов

Акт о розыске документов — это не просто формальность, а важный документ, который защищает организацию от рисков и позволяет законно завершить поиск утраченных бумаг. Его правильное оформление, залог успешного взаимодействия с контролирующими органами и судами.

⚠ Важно: всегда храните акт в оригинале и в электронном виде, он может понадобиться даже через несколько лет.