Опоздание сотрудника нужно фиксировать письменно. Для этого применяется акт об опоздании на работу. Данный документ служит основанием для применения дисциплинарных мер и подтверждает факт нарушения трудовой дисциплины. Ниже — подробная инструкция‚ образец и актуальные разъяснения на 2026 год.

Когда составляется акт

• Сотрудник пришёл позже начала рабочего дня‚ установленного правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором.
• Опоздание фиксируется минимум двумя свидетелями (желательно — в присутствии непосредственного руководителя или представителя HR).
• Если задержка составляет менее нескольких часов‚ оформляется именно акт об опоздании‚ а не акт о прогуле.

Кто составляет документ

Чаще всего инициатором является:

1. Непосредственный руководитель опоздавшего.
2. HR-специалист или кадровик.
3. Представитель службы безопасности/пропускного режима.

Каждый из указанных лиц приглашает ещё минимум двух свидетелей (один из них обязан быть должностным лицом).

Обязательные реквизиты акта

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1. Подготовка

Заранее распечатайте два экземпляра (один, для HR‚ второй, для ознакомления сотрудника). Формат листа А4‚ чёрно-белый.

Шаг 2. Заполнение «шапки» и заголовка

ООО «Альфа-Инжиниринг»
ИНН 7702123456‚ ОГРН 1157746321098
Акт об опоздании на работу № 04-07/2026
04 июля 2026 г. 09:27
г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10

Шаг 3. Основная часть

«Мы‚ нижеподписавшиеся‚ удостоверяем‚ что сотрудник Отдела снабжения‚ Иванов Сергей Петрович‚ должен был приступить к работе в 09:00‚ однако появился на рабочем месте в 09:27‚ т.е. опоздал на 27 минут. Причины опоздания заранее не сообщил‚ начальство не предупреждал. Документальные подтверждения уважительных причин не представлены.»

Шаг 4. Список свидетелей

• Крылова Наталья Викторовна‚ начальник отдела кадров
• Смирнов Алексей Игоревич‚ специалист отдела снабжения
• Рязанова Ольга Сергеевна‚ экономист отдела снабжения

Шаг 5. Подписи

Каждый свидетель расписывается и расшифровывает свою фамилию. После чего акт передаётся опоздавшему. Он может:

1. Подписаться и указать: «С актом ознакомлен‚ возражений не имею».
2. Отказаться от подписи: «От подписи отказался‚ ‚ Иванов С.П.».

Образец акта (готовый шаблон)

ООО «Альфа-Инжиниринг»
ИНН 7702123456‚ ОГРН 1157746321098
Акт об опоздании на работу № 04-07/2026
04 июля 2026 г. 09:27
г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ удостоверяем‚ что:
Сотрудник Отдела снабжения‚ Иванов Сергей Петрович‚
должен был приступить к работе в 09:00‚ однако явился
на рабочее место в 09:27‚ т.е. опоздал на 27 минут.
Причины опоздания не сообщил‚ документов не предоставил.

Свидетели:
__________________ Крылова Н.В.
__________________ Смирнов А.И.
__________________ Рязанова О.С.

Опоздавший: __________________ Иванов С.П.
(«______» __________ 2026 г.)

Что дальше: процедура после составления акта

1. В течение двух рабочих дней работодатель обязан письменно запросить объяснение у сотрудника (ст. 193 ТК РФ).
2. Работник вправе предоставить объяснение или отказаться — это не влияет на законность акта.
3. На основании акта и объяснений (или их отсутствия) руководитель может применить:
   • замечание;
   • выговор;
   • увольнение (при систематических нарушениях).
4. Акт и все сопутствующие документы хранятся в личном деле сотрудника не менее 75 лет.

Частые ошибки при оформлении

• Указывать «без уважительной причины», так нельзя‚ пока работодатель не получил письменные объяснения.
• Составлять акт без свидетелей или с одним свидетелем — риск оспаривания в суде.
• Заставлять сотрудника расписаться сразу — дать время на ознакомление (не менее 15 минут).
• Использовать штамп — необязательно‚ если это не предусмотрено внутренними нормативными актами компании.

Где взять готовый бланк Word

Скачайте бесплатный шаблон акт-об-опоздании-2026.docx по ссылке: Delo-Press.ru или Assistentus.ru.