Акт приема-передачи выполненных работ — это не просто «бумажка», а ключевой документ, который подтверждает, что заказчик принял результат труда подрядчика, а подрядчик передал его надлежащим образом. В соответствии со ст. 720, 753, 783 Гражданского кодекса РФ без подписанного акта невозможно окончательно рассчитаться, подтвердить исполнение обязательств и защититься от споров. Ниже — подробная инструкция-2026: как составить, какие формы использовать, какие риски учесть.

Зачем нужен акт приёмки

• Фиксирует факт выполнения работ — ст. 753 ГК РФ требует «явки» заказчика для осмотра результата.
• Запускает сроки, с момента подписания начинается гарантийный период, «откручивается» претензионный срок (ст. 720 ГК РФ), и появляется право требовать оплату (ст. 711 ГК РФ).
• Основание для бухгалтерии — без акта нельзя списать расходы, принять к вычету НДС или отнести объект на баланс (абз; 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Какую форму выбрать: типовая, КС-2 или «своя»?

Как составить акт «с нуля»: пошаговая схема

Шаг 1. Заголовок и реквизиты

АКТ
о приёмке-передаче выполненных работ № 26/07-AP
г. Москва 04 июля 2026 г.

Шаг 2. Стороны договора

• Заказчик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5.
• Подрядчик: ИП Петров И.И., ИНН 504812345678, ОГРНИП 316504800012345, 125319, г. Москва, ул. Планерная, д. 12, офис 34.
• Договор: № 07-26/П от (ремонт офисных помещений, срок исполнения: – ).

Шаг 3. Перечень выполненных работ

1. Демонтаж старых перегородок — 120 м²;
2. Монтаж новых ГКЛ-перегородок — 120 м²;
3. Прокладка электрики (медный кабель ВВГнг-LS 3×2,5 мм²), 480 м;
4. Окраска стен водоэмульсионной краской — 320 м²;
5. Укладка ламината, 180 м².

Шаг 4. Стоимость и актуальные налоги

Общая стоимость выполненных работ: 1 450 000,00 руб. (один миллион четыреста пятьдесят тысяч рублей 00 копеек), НДС 20 % — 290 000,00 руб.

Шаг 5. Подписи и печати

XML-электронный формат: что изменилось в 2026 году

С 1 января 2026 г. вступил в силу Приказ Минстроя № 789/пр: все гос- и муниципальные контракты должны формировать акты приёмки в структурированном XML-виде; Файл называется Act_KS2_<номер контракта>_<дата>.xml и содержит:

• тег <ContractRegNumber> — номер контракта в ЕИС;
• тег <WorkTypeCode> — код по ОКПД2;
• тег <TotalCostVAT> — итоговая стоимость с НДС.

Частные компании пока могут использовать PDF, но с 2027 г. переход на XML станет добровольно-обязательным (аналог «электронной подписи-2023» для УПД).

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1. «Работы приняты без замечаний»

Такая формулировка лишает заказчика возможности предъявить скрытые дефекты. Правильно: «Замечания отсутствуют на момент подписания акта. Права заказчика по ст. 720 ГК РФ сохраняются в полном объёме».

Ошибка 2. Несоответствие объёмов

Обязательно прилагайте служебную записку с фотографиями «до и после». Если позже выяснится, что 18 м² ламината не уложено, фото-факт поможет быстро решить спор.

Ошибка 3. Пропущенный срок претензий

Если договор не установил иной срок, заказчик может заявить о дефектах в течение 2 лет (ст. 725 ГК РФ). Подрядчик вправе зафиксировать в акте: «Стороны согласовали гарантийный срок 36 месяцев с даты подписания».

Чек-лист для подрядчика перед выставлением счёта

1. Акт подписан обеими сторонами без помарок;
2. Скан акта отправлен на электронную почту заказчика в течение 1 рабочего дня;
3. Оригинал акта хранится в договорной папке не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 ФЗ-402);
4. Если используется форма КС-2 — приложена справка КС-3 (по ней уже выставляется счёт-фактура).

Примеры бланков

Для скачивания доступны:

• Свободная форма (Word)
• Форма КС-2 (Excel)
• Шаблон XML-акта (zip)

Обновлено по актуальному законодательству РФ и методическим рекомендациям ФНС и Минстроя.