04 июля 2026‚ 12:45 (МСК).
Что делать‚ если в учётных карточках числятся дела‚ а на полке их нет? Как правильно оформить поиск и зафиксировать его результаты? Ниже ‒ самый подробный разбор процедуры составления акта розыска дел и двух связанных с ним документов: акта об обнаружении «чужих» документов и акта о необнаружении утраченных дел.

Зачем нужен акт розыска

Любое расхождение между учётными данными и фактическим наличием дел приводит к:

• ошибкам в отчётности по архиву;
• словесным разбирательствам при проверках Росархива‚ ФНС‚ прокуратуры;
• риску признать документы утраченными без надлежащего оформления.

Акт розыска ‒ это официальный документ‚ который:

1. фиксирует факт несоответствия;
2. обосновывает‚ что предприняты все возможные меры поиска;
3. даёт основание либо:
   • списать утраченное дело;
   • перевести «чужое» дело в нужный фонд;
   • внести корректировки в описи.

Три разных акта: не перепутайте

Как составить акт розыска дел (бланк 2026)

Обязательные реквизиты

• Шапка: полное наименование организации‚ номер и дата акта‚ ссылка на приказ руководителя.
• Состав комиссии: ФИО‚ должности‚ подписи (не менее 2-х человек).
• Цель розыска: указание конкретной недостающей единицы хранения (№ описи‚ № дела‚ заголовок).
• Перечень проверенных мест:
  1. Основные стеллажи постоянного хранения (ряд №__‚ полка №__);
  2. Переплётно-переплётная мастерская (дата проверки ___);
  3. Сейф для особо ценных документов;
  4. Электронно-цифровая система (СЭД) – проверка папок «В работе»‚ «Скан-копии».
• Результат: «Дело №__ не обнаружено».
• Подписи: председатель комиссии‚ члены‚ заведующий архивом‚ руководитель организации.

Пример заполнения

АКТ 
№ 14-рд 
о розыске единицы хранения 

г. Москва 04 июля 2026 г.

Комиссия в составе:
- председателя – главного бухгалтера Петровой А.А.‚
- члена – заведующего архивом Сидорова И.И.
провела розыск дела № 148-Б «Договоры аренды 2022–2023 гг.»
по описи № 5.

Проверены:
ряд 3‚ полки 12–15 – результат отрицательный;
переплётная мастерская – дело не поступало;
СЭД «Дело-2025» – оригиналы не сканировались.

Результат: дело № 148-Б не обнаружено.

Председатель ___________ Петрова А.А.
Члены ___________ Сидоров И.И.

Если нашли «чужое» дело

Сразу оформляется Акт об обнаружении документов‚ не относящихся к данному фонду. В нём:

1. указываете‚ где именно лежало дело (например‚ «в папке «Кадры-2020»»);
2. приводите корректировку описи: «Переместить в фонд № 845»;
3. делаете запись в журнале учёта актов.

Если розыск исчерпан

После окончания установленного срока (не более 30 кал. дн.) составляется Акт о необнаружении документов‚ пути розыска которых исчерпаны. Кроме общих реквизитов:

• в графе «Причины отсутствия» фиксируют: утрата при пожаре 2023 г.‚ неправильное перемещение и т.д.;
• если часть документов удаёться восполнить дубликатами‚ приводят номера новых дел и их заголовки;
• обязательно заверяют подписью лица‚ ответственного за сохранность документов.

Порядок утверждения и хранения

1. Акт подписывает руководитель архива.
2. В трёхдневный срок приказом руководителя организации:
   • утверждается акт;
   • утраченное дело исключается из описи;
   • вноситься запись в Книгу учёта актов о выбытии дел.
3. Оригинал акта помещается в дело «Учётно-отчётная документация архива‚ 2026 г.».

Частые ошибки

• Ошибка 1. Использовать один бланк для всех трёх случаев. Разные цели – разные формы.
• Ошибка 2. Ограничиваться только проверкой стеллажей. Необходимо охватить СЭД‚ переплётные мастерские‚ канцелярию.
• Ошибка 3. Не заверять акт лицом‚ ответственным за сохранность. Это чревато признанием процедуры недействительной.

Готовые шаблоны-2026

Скачайте актуальные бланки в формате Word и PDF:

• Акт об обнаружении «чужих» документов
• Акт о необнаружении документов‚ пути розыска которых исчерпаны

В шаблонах уже проставлены актуальные реквизиты 2026 года (ФГУ «Госархив»‚ ГОСТ 7.32-2025).

Правильно оформленный акт розыска ‒ это не «бумажная формальность»‚ а юридически значимый документ‚ который защитит организацию от претензий контролирующих органов. Следуйте алгоритму‚ используйте утвержденные бланки и не забывайте подписи ответственных лиц.