В современных условиях каждый работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник по неизвестным причинам перестает выходить на работу, не выходит на связь и не объясняет причины своего отсутствия. В таких случаях для соблюдения трудового законодательства и защиты интересов компании оформляется акт розыска сотрудника. Этот документ является важным основанием для дальнейших кадровых действий, включая возможное увольнение за прогул.

Что такое акт розыска сотрудника?

Акт розыска сотрудника — это официальный документ, составленный представителями работодателя, который фиксирует факт невозможности установить местонахождение работника, не выходящего на работу без уважительных причин более установленного срока. Обычно акт составляется после трёх дней неявки без объяснения причин.

Когда необходимо составлять акт розыска?

Акт составляется в следующих случаях:

• сотрудник не выходит на работу более 3 рабочих дней подряд;
• отсутствует связь с работником (телефон недоступен, адрес проживания неизвестен);
• отсутствуют документы, объясняющие причину отсутствия (больничный лист, заявление и т.д.).

Пошаговая процедура составления акта розыска

Шаг 1. Подготовка к составлению акта

Перед составлением акта необходимо:

1. Проверить документы: убедиться, что отсутствуют заявления, больничные листы или иные документы, объясняющие отсутствие;
2. Попытаться связаться: позвонить по указанному номеру телефона, отправить письмо на почтовый адрес, связаться с родственниками (если информация доступна);
3. Задокументировать попытки: сохранить записи звонков, копии писем, показания свидетелей;

Шаг 2. Составление акта розыска

Акт розыска составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные элементы:

Обязательные реквизиты акта:

• Дата и место составления документа;
• Наименование организации и её реквизиты;
• ФИО пропавшего сотрудника, его должность и структурное подразделение;
• Дата последнего рабочего дня сотрудника;
• Описание предпринятых мер по установлению местонахождения работника;
• Подписи всех членов комиссии (не менее 3 человек) с расшифровкой ФИО и должностей.

Шаг 3. Утверждение акта

Акт подписывается:

• членами комиссии (обычно руководитель отдела кадров, непосредственный руководитель и представник профкома);
• утверждается руководителем организации (директором или заместителем директора по персоналу).

Образец акта розыска сотрудника

АКТ розыска сотрудника № ___
«____» __________ 2026 г.
г. ________________

Мы, нижеподписавшиеся, представители ООО «Альфа-Сервис»:

• Иванов Иван Иванович — начальник отдела кадров;
• Петрова Мария Сергеевна — руководитель отдела продаж;
• Сидоров Алексей Викторович — заместитель директора по персоналу,

составили настоящий акт о том, что Сергеев Сергей Сергеевич, менеджер по продажам отдела продаж, не выходит на работу с 29 марта 2026 года.

Предпринятые меры по установлению местонахождения:

1. — совершены звонки на мобильный телефон, указанный в личном деле, ответа не получено;
2. — направлено письмо на домашний адрес с уведомлением о вручении, уведомление не возвращено;
3. — сделаны запросы в полицию и скорую помощь, информация о Сергееве С.С. отсутствует.

На основании изложенного признаем невозможным установление местонахождения Сергеева Сергея Сергеевича.

Члены комиссии:

___________________ /Иванов И.И./
___________________ /Петрова М.С./
___________________ /Сидоров А.В./

Акт составлен в 3 экземплярах: 1-й — в отдел кадров, 2-й — в бухгалтерию, 3-й — на имя директора организации.

Что делать после составления акта?

1. Сделать запись в личном деле сотрудника о невозможности ознакомления с распорядительным документом (если сотрудник отказался подписывать);
2. Отправить письмо на домашний адрес с извещением о предстоящем увольнении за прогул;
3. Подготовить приказ об увольнении (форма Т-8) с формулировкой «увольняется за прогул в соответствии с подпунктом «а» пункта 6 статьи 81 ТК РФ»;
4. Произвести расчет и выдать трудовую книжку (или направить по почте с уведомлением);
5. Сообщить в военкомат о прекращении трудовых отношений (в течение 2 недель).

Важные правовые аспекты

Статья 81 ТК РФ предусматривает возможность увольнения за прогул (однократное неявление на работу без уважительных причин). Однако судебная практика показывает, что:

• работодатель обязан доказать отсутствие уважительных причин (больничный, командировка, отпуск);
• акт розыска является важным доказательством в суде при оспаривании увольнения;
• если сотрудник впоследствии предъявит уважительные причины (например, ДТП с госпитализацией), увольнение может быть признано незаконным.

Акт розыска сотрудника, это не просто формальность, а важный юридический документ, который защищает интересы работодателя и позволяет соблюсти все процедуры, предусмотренные трудовым законодательством. Правильное оформление акта и последующие действия минимизируют риски судебных споров и обеспечат законность увольнения за прогул.

Помните: любые действия по увольнению должны быть задокументированы, а сотрудники, участвующие в розыске, обязаны действовать добросовестно и в рамках закона.