Экспертная комиссия по архиву — это постоянно действующий коллегиальный орган, создаваемый в каждой организации, который занимается экспертизой ценности документов, определяет сроки их хранения, принимает решения о передаче в архив или уничтожении. Её деятельность регламентируется нормативными актами Росархива и обязательна даже для небольших компаний без выделенного архива.

Зачем нужна экспертная комиссия

• Оценивает деловую, научную, историческую и культурную ценность документов.
• Утверждает номенклатуру дел и инструкции по делопроизводству.
• Формирует акты о выделении документов к уничтожению или к постоянному хранению.
• Координирует передачу ценных документов в государственные или муниципальные архивы.
• Защищает компанию от административной ответственности за нарушение архивного законодательства.

Кто входит в состав комиссии

Приказом руководителя в комиссию обычно назначают от 3 до 5 человек:

1. Председатель — как правило, заместитель руководителя или главный бухгалтер.
2. Ответственное за архив лицо (обязательный участник).
3. Специалисты структурных подразделений, владеющие вопросами делопроизводства и спецификой документов.
4. Эксперты сторонних организаций (при необходимости), включая представителей архивов.

Как создаётся экспертная комиссия: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Подготовка Положения

Если специальное положение об ЭК ещё не подготовлено, руководитель одновременно с приказом о назначении даёт указание ответственному лицу разработать и согласовать Положение. Готовый документ утверждается приказом.

Шаг 2. Издание приказа о создании комиссии

В приказе фиксируются:

• цель создания комиссии;
• состав (Ф. И. О., должности, структурные подразделения);
• сроки проведения экспертизы;
• ответственное лицо за подготовку документов.

Шаг 3. Согласование с архивом-источником

Организации, чьи документы будут комплектовать федеральные, региональные или муниципальные архивы, обязаны согласовать Положение с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архива (см. Распоряжение Росархива № 43 от г.).

Основные функции экспертной комиссии (раздел II Распоряжения Росархива № 43)

1. Методическое руководство экспертизой ценности документов.
2. Утверждение номенклатуры дел и инструкций по делопроизводству.
3. Проведение полистной (страничной) экспертизы и оценки сроков хранения.
4. Формирование актов о выделении к уничтожению или к постоянному хранению.
5. Организация передачи документов на государственное хранение.
6. Контроль за состоянием документов и соблюдением сроков хранения.
7. Взаимодействие с государственными архивами и экспертно-проверочными комиссиями.

Документы, которые создаёт ЭК

Частые вопросы и практические советы

Вопрос: Нужна ли комиссия, если в организации нет архивного помещения?
Ответ: Да, необходима. Даже при полном отсутствии архива экспертная комиссия обязана проводить экспертизу ценности документов и принимать решения о сроках их хранения.

Вопрос: Можно ли привлекать сторонних экспертов?
Ответ: Да. Комиссия вправе приглашать специалистов из федеральных, региональных или муниципальных архивов, а также независимых экспертов.

Вопрос: Как часто должна проводиться экспертиза?
Ответ: Обычно один раз в год или при смене номенклатуры дел, реорганизации, ликвидации организации.

Мини-чек-лист для руководителя

• Издать приказ о создании экспертной комиссии.
• Утвердить (или обновить) положение об ЭК.
• Согласовать положение с архивом-источником (если предусмотрено).
• Обеспечить комиссию помещением, средствами хранения и программным обеспечением.
• Организовать обучение членов комиссии требованиям архивного законодательства.

Экспертная комиссия по архиву — это не формальность, а ключевой механизм управления документами, позволяющий организации:

• сохранить исторически ценные бумаги;
• избежать излишнего хранения «мусорных» документов;
• соблюсти законодательство и не получить штрафы;
• оптимизировать затраты на хранение документов.

Правильно оформленный приказ, утверждённое положение и регулярная работа комиссии, залог надёжного и легального документооборота вашей организации.