Делопроизводитель УФСИН, ключевой специалист, который обеспечивает документооборот и организационно-распорядительную деятельность подразделения Федеральной службы исполнения наказаний.
Должностная инструкция регламентирует обязанности, права, зону ответственности и требования, предъявляемые к данной должности.
В статье разобраны актуальные требования на , а также приведён готовый шаблон инструкции в формате локального акта.

Краткая характеристика должности

• Структурное подразделение: канцелярия/архив УФСИН России по субъекту РФ.
• Непосредственный руководитель: начальник канцелярии или заместитель начальника УФСИН по режиму и охране.
• Категория персонала: технический (гражданский) или служащий внутренних войск МВД (при наличии соответствующего штатного расписания).
• Вид деятельности: обеспечение бесперебойного документооборота, ведение делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и инструкциям ФСИН России.

Основные обязанности делопроизводителя в УФСИН

Раздел 2.1. Регистрация и первичная обработка документов

1. Принимает входящую корреспонденцию, проверяет целостность конвертов, наличие обязательных реквизитов;
2. Регистрирует входящие и исходящие документы в журнале учёта или в автоматизированной системе «Электронный архив ФСИН».
3. Присваивает каждому документу уникальный регистрационный номер и индекс конфиденциальности согласно приказу Минюста РФ № 152/2023.
4. Обеспечивает своевременную передачу документов ответственным сотрудникам с учётом грифов «ДСП», «Конфиденциально», «Для служебного пользования».

Раздел 2.2. Формирование и хранение дел

• Составляет номенклатуру дел текущего года и перспективных пятилеток.
• Формирует дела по единой форме делопроизводства УФСИН (приказ ФСИН № 455/2022).
• Осуществляет сканирование бумажных документов, проверку качества электронных образов и загрузку в ЭДО.
• По истечении сроков хранения готовит акты на выделение к уничтожению или передаче в государственный архив МВД/ФСИН.

Раздел 2.3. Служебная переписка

1. Готовит проекты приказов, распоряжений, служебных записок, отчётов и обращений граждан.
2. Контролирует соблюдение единого стиля деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2021).
3. Осуществляет переписку с территориальными органами ФСИН, судами, прокуратурой и другими ведомствами.

Раздел 2.4. Статистика и отчётность

• Ведёт статистические карточки и журналы учёта личного состава, осуждённых, движения документов.
• Ежеквартально формирует отчёт по форме № 5-УФСИН «Сведения о документообороте» и направляет в центральный аппарат.

Права делопроизводителя

Для успешного выполнения обязанностей делопроизводитель имеет право:

• Запрашивать у структурных подразделений сведения и документы, необходимые для делопроизводства.
• Подписывать в пределах компетенции внутренние документы (расписки, описи, акты приёма-передачи).
• Вносить предложения по совершенствованию документооборота, автоматизации процессов, внедрению новых ГОСТов и приказов.
• Проходить курсы повышения квалификации, стажировки в центральном аппарате ФСИН России.
• Пользоваться специализированным программным обеспечением, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Ответственность

Дисциплинарная

За нарушение сроков регистрации документов, утрату/повреждение дел, неисполнение инструкций ФСИН — дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения по ст. 81 ТК РФ.

Административная

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну,, штраф до 500 000 ₽ или лишение права занимать определённые должности (ст. 13.14 КоАП РФ).

Уголовная

При утечке персональных данных осуждённых или служебной информации, ст. 283 УК РФ «Разглашение государственной тайны».

Квалификационные требования

Условия труда

• Режим работы: пятидневная 40-часовая неделя, с 08:30 до 17:30, перерыв 12:00–12:48.
• Место работы: административное здание УФСИН, кабинет № 214, оборудованный сейфом, оргтехникой, системой контроля доступа.
• Охрана труда: ежегодная диспансеризация, обязательная вакцинация, соблюдение требований 282-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии».

Шаблон должностной инструкции (краткий вариант)

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя УФСИН.
Делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
Основные обязанности:
 3.1. Регистрация исходящих и входящих документов.
 3.2. Ведение номенклатуры дел и журналов учёта.
 3.3. Подготовка служебных записок, приказов и отчётности.
Права делопроизводителя перечислены в п. 3 настоящей инструкции.
Ответственность — согласно действующему законодательству РФ.
Настоящая инструкция вступает в силу с 01 сентября 2026 г. и может быть изменена приказом начальника УФСИН.

Должность делопроизводителя в УФСИН, это не просто «канцелярия», а важный элемент системы безопасности и управления.
Грамотный специалист обеспечивает сохранность государственной тайны, оперативное взаимодействие с органами правосудия и
своевременное информирование руководства. Соблюдение должностной инструкции гарантирует бесперебойный документооборот и
минимизацию рисков, связанных с утратой или разглашением информации.