Дата актуализации: 04 июля 2026 г;
Делопроизводство в Управлениях Федеральной службы исполнения наказаний (УФСИН) регулируется двумя ключевыми документами:
- Приказ ФСИН России от 10 августа 2011 г; № 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы» (ред. от 12 марта 2025 г.);
- Приказ ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 464 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний» (ред. от 10 июля 2024 г.).
Общие положения
Цель инструкции — единообразное ведение документооборота, обеспечивающее:
- контроль исполнения;
- сохранность государственной тайны и персональных данных;
- быстрый поиск и выдачу документов;
- взаимодействие с Росархивом и другими органами.
Делопроизводство ведётся на русском языке и допускается использование государственных языков республик РФ при наличии международных или региональных связей.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документ | материальный носитель с зафиксированной информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать. |
| Дело | упорядоченный комплект документов зафиксированного состава по определённому признаку. |
| Номенклатура дел | систематизированный перечень заголовков дел, подлежащих формированию в течение календарного года. |
| Электронный документ | документ, представленный в электронной форме и подписанный ЭЦП в соответствии с Федеральным законом № 149-ФЗ. |
Правила подготовки и оформления документов
Требования к бланкам и реквизитам
- Бланк УФСИН: содержит логотип ФСИН России, наименование структурного подразделения, номер телефона и адрес электронной почты.
- Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (приказ, распоряжение, рапорт);
- дата и номер;
- адресат или исполнитель;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя или должностного лица;
- печать (при наличии).
- Языковые стандарты: допускается использование латиницы в обозначениях стандартов (ISO, GOST), но основной текст — на русском языке.
Электронный документооборот
С 2024 года введён обязательный электронный документооборот (ЭДО) между:
- центральным аппаратом ФСИН;
- территориальными органами;
- судебными приставами и Минюстом.
ЭДО реализуется через систему «Контур-ФСИН», сертифицированную ФСБ. Шифрование — ГОСТ 28147-89.
Номенклатура дел по состоянию на 2026 год
Группы дел:
- Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения).
- Кадровые (личные дела, приказы о поощрении/взыскании).
- Финансово-хозяйственные (сметы, отчёты).
- Оперативно-розыскные (ограниченного доступа);
- Контрольные (жалобы, поручения прокуратуры).
Сроки хранения:
- 5 лет — служебные записки, акты инвентаризации;
- 10 лет — приказы о приёме, увольнении;
- 75 лет — личные дела сотрудников, материалы дисциплинарных проверок;
- Постоянно — уставы, штатные расписания, акты ввода/вывода объектов.
Порядок регистрации и учёта документов
Журналы регистрации
| Журнал | Форма | Ведёт |
|---|---|---|
| Журнал входящих документов | форма № 1-ФСИН | делопроизводитель аппарата |
| Журнал исходящих документов | форма № 2-ФСИН | делопроизводитель аппарата |
| Журнал приказов | форма № 4-ФСИН | специалист ООиД |
| Журнал личных дел | форма № ЛД-ФСИН | инспектор по кадрам |
Штрих-кодирование
С 1 января 2025 г. вводится обязательное нанесение QR-кода на все входящие документы. Код содержит:
- регистрационный индекс;
- дату поступления;
- контрольную сумму (ГОСТ R 34.11-2012).
Контроль исполнения документов
Механизмы:
- Карточка контроля (форма № К-ФСИН) создаётся автоматически при поступлении документов с отметкой «Контроль».
- Автоматические напоминания в системе «Контур-ФСИН» за 7, 3 и 1 день до истечения срока исполнения.
- Дежурная сводка ежедневно выгружается в личный кабинет руководителя в 07:00 по московскому времени.
Участие ФСИН в подготовке нормативных правовых актов
В соответствии с пунктом 3.2 Инструкции № 464, отдел правового обеспечения УФСИН:
- ежеквартально направляет в центральный аппарат предложения по совершенствованию законодательства ИУ системы;
- участвует в отраслевых рабочих группах Минюста России;
- оформляет экспертные заключения на проекты федеральных законов в срок до 10 рабочих дней.
Ответственность за нарушение делопроизводства
| Нарушение | Мера ответственности |
|---|---|
| Несвоевременное оформление дела | замечание, выговор |
| Потеря документа | поощрение к дисциплинарной ответственности до увольнения |
| Разглашение сведений | поощрение к уголовной ответственности по ст. 283 УК РФ |
Практические советы сотрудникам УФСИН
- Используйте шаблоны документов, размещённые в витрине «Шаблоны-ФСИН» на портале kadry.fsin.gov.ru.
- Проверяйте корректность реквизитов через встроенный валидатор перед отправкой.
- Формируйте номенклатуру дел до 1 февраля текущего года и утверждайте приказом начальника УФСИН.
- Храните электронные копии на защищённом носителе с двумя резервными копиями (в облаке ФСИН и на ленточном архиве).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать печатную подпись вместо ЭЦП?
Нет. С 1 июля 2026 г. все исходящие документы обязаны подписываться квалифицированной ЭЦП, за исключением совершенно секретных документов, для которых предусмотрена гриф-печать.
Как быстро найти утерянный документ в архиве?
Воспользуйтесь электронным каталогом по ключевым словам в системе «Контур-ФСИН» → раздел «Архив» → «Поиск по метаданным». Среднее время поиска — 3 секунды.
Что делать при изменении сроков хранения дел?
Направьте рапорт в отдел режима и надзора УФСИН. После согласования с Росархивом издайте приказ об изменении номенклатуры и перепишите дела в новые описи.
Полезные ссылки
- Текст приказа № 463 (ред. )
- Текст приказа № 464 (ред. )
- Шаблоны документов ФСИН (требуется авторизация ЕСИА)