04 августа 2026 г. — С момента вступления в силу приказа ФСИН России № 485 (ред. 19 августа 2025 г.) делопроизводство в учреждениях уголовно-исполнительной системы существенно трансформировалось. Ниже приведена максимально подробная инструкция, охватывающая все ключевые аспекты организации документооборота в 2026 году.
Нормативно-правовая база
Делопроизводство в ФСИН регулируется:
- Федеральным законом от № 5485-1 «О создании ФСИН»;
- Приказом ФСИН России от № 485 «Об утверждении порядка ведения делопроизводства»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»;
- Инструкцией по работе с электронной подписью и ГИС «ФСИН-ДОК» (ред. ).
Общая структура делопроизводства
Оперативное и архивное делопроизводство
Разграничение функций:
- Оперативное — обеспечивает текущий документооборот (регистрация, исполнение, контроль).
- Архивное — формирование и хранение постоянного архива (сроки хранения: 75 лет, личные дела осужденных; 50 лет — приказы по личному составу).
Обязательные элементы документа
- Регистрационный номер и индекс ФСИН (формат: ФСИН-УИК/СИЗО-ХХХ-ДД/ММ/ГГГГ).
- Код вида документа (КВД) из справочника № 485-Приложение 3.
- Штрих-код ГИС «ФСИН-ДОК».
- ЭЦП служебного лица (категория — «Квалифицированная»).
Приём обращений граждан и организаций
Каналы подачи
| Канал | Формат | Срок регистрации |
|---|---|---|
| Личный приём | Устное заявление → протокол | В течение 1 часа |
| Электронная приёмная | PDF, DOCX, подписанный ЭЦП | Не позднее 1 рабочего дня |
| Почтовое отправление | Заказное письмо с уведомлением | В день поступления |
График приёма граждан в 2026 г.
Дни приёма: вторник и четверг с 14:00 до 17:00 по местному времени.
Дистанционный приём: ежедневно через Единый портал госуслуг (gosuslugi.ru → «ФСИН» → «Обращения»).
Электронный документооборот и ГИС «ФСИН-ДОК»
Требования к технике
- Криптопровайдер: «КриптоПро CSP» версии 5.0 R4 и выше.
- Сертификат ключа: Госуслуги-КЭП (RSA-4096).
- Операционная система: Windows 10 22H2 / Astra Linux 1.7.1.
Порядок регистрации исходящего документа
- Открыть раздел «Создать → Исходящий» в ГИС «ФСИН-ДОК».
- Заполнить обязательные поля:
- Адресат (выпадающий список).
- Краткое содержание (до ).
- Ответственный исполнитель (ФИО + табельный номер).
- Нажать «Сформировать регистрационный номер».
- Подписать ЭЦП → Отправить.
Секретное делопроизводство
Грифы конфиденциальности
| Гриф | Цвет печати | Срок секретности | Учётная карточка |
|---|---|---|---|
| ДСП | Красный | 10 лет | Форма № 2-ДСП |
| Конфиденциально | Синий | 5 лет | Форма № 2-К |
| Для служебного пользования | Чёрный | 3 года | Форма № 2-ДСП |
Хранение
Документы со статусом «ДСП» размещаются в металлических сейфах 1 класса взломостойкости, оборудованных сигнализацией «Гарант-Про». Ключи хранятся у ответственного за секретно-учётную часть — начальника режимно-секретного отделения.
Личные дела осуждённых и их документооборот
Состав личного дела
- Том 1: Приговор, постановления, материалы пересылки.
- Том 2: Характеристики, отзывы, личные письма.
- Том 3: Медицинские заключения, санитарные карты.
- Том 4: Индивидуальная программа социальной реабилитации.
Передача между учреждениями
При переводе осуждённого личное дело передаётся в трёх экземплярах:
- Оригинал — следует за осуждённым в сопроводительном конверте с грифом «ПЕРЕСЫЛЬНОЕ».
- Электронный образ (PDF-A), загружается в ГИС «ФСИН-ДОК» в течение 1 часа после выезда этапа.
- Контрольная копия — остаётся в архиве «Исходящие пересылки».
Внутренний контроль и отчётность
Ежедневные отчёты
- Форма 1-ДО «Количество зарегистрированных документов» (до 17:30).
- Форма 2-ДО «Нарушения сроков исполнения» (автоматически формируется ГИС «ФСИН-ДОК»).
Ежемесячные проверки
- Проверка актуальности справочников КВД и должностей.
- Сверка наличия ЭЦП у всех сотрудников, имеющих доступ к ГИС.
- Акт инвентаризации архива (форма 11-АР) — не позднее 5-го числа следующего месяца.
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Мера дисциплинарного воздействия | Основание |
|---|---|---|
| Исполнение документа без регистрации | Замечание руководителя | Приказ ФСИН № 485, п. 12.3 |
| Утрата документа со статусом «ДСП» | Увольнение по ст. 81 ТК РФ | Федеральный закон № 5485-1, ст. 33 |
| Срыв контрольного срока (более 3 дней) | Взыскание вплоть до дисциплинарного взыскания | Приказ ФСИН № 485, п. 16.2 |
Практические советы и типовые ошибки
Частые ошибки
- Ошибка 1. Неверный КВД → приводит к невозможности автоматического поиска документа в ГИС.
Решение: всегда проверять КВД по справочнику перед регистрацией. - Ошибка 2. Подписание ЭЦП до заполнения всех реквизитов.
Решение: нажимать «Подписать» только после автоматической проверки реквизитов системой. - Ошибка 3. Отсутствие контрольной отметки о передаче секретного документа.
Решение: заполнять форму 5-СК в 2 экземплярах (для передающего и принимающего).
Шаблоны документов
В ГИС «ФСИН-ДОК» доступны шаблоны:
- «Исходящий приказ».
- «Служебная записка».
- «Акт приёма-передачи личных дел».
Обновление шаблонов происходит автоматически при подключении к центральному серверу (каждое первое число месяца).
Контакты и справочная информация
Центральный аппарат ФСИН России
Адрес: 107078, г. Москва, ул. Новая Басманная, д. 10
Телефон «горячей линии» по делопроизводству: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
Электронная почта: docs@fsin.gov.ru
График технической поддержки ГИС «ФСИН-ДОК»
Понедельник–пятница с 08:00 до 20:00 мск
Телефон: +7 -95 663-30-00 (доб. 2341)
Статья подготовлена по состоянию на 04 августа 2026 года. При копировании или цитировании ссылка на источник обязательна.