С 2025 года процедура оформления трудовых отношений в России претерпела ряд уточнений.
Министерство труда и Департамент занятости населения и трудовой миграции систематизировали требования, чтобы работодатели и соискатели чётко понимали, какие обязательные документы нужно подготовить до первого рабочего дня. Ниже — подробный гид по актуальному перечню бумаг, срокам их предоставления и новым ограничениям 2025 года.
Базовый перечень документов при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ)
Независимо от должности, отрасли или формы занятости (полный рабочий день, неполный, удалённая работа) работник обязан предоставить:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранцев — миграционная карта/вид на жительство).
- Трудовая книжка:
- в бумажном виде (если гражданин впервые трудоустраивается, работодатель оформляет новую);
- в электронном виде (ЭТК), с 2023 года допускается полный перевод на цифровой формат по инициативе работника.
- СНИЛС — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
- ИНН — идентификационный номер налогоплательщика.
- Военный билет / приписное свидетельство — для мужчин, не достигших 27 лет, либо справка о постановке на воинский учёт.
- Документ о квалификации: диплом, свидетельство, сертификат специалиста (если работа требует специальных знаний).
- Справка об отсутствии судимости, при необходимости допуска к государственной тайне, работе с детьми, денежными средствами, ценными бумагами.
Новые требования 2025 года
Обязательная цифровая верификация
С работодатели обязаны сверять паспортные данные через сервис «Госуслуги-Про» или ЕСИА. Если сверка не пройдена, трудовой договор не регистрируется в ФНС. Это сократило случаи поддельных документов на 38 % за первый квартал 2025 года.
Ограничения по срокам подачи
- теперь соискатель может выслать сканы документов за 3 календарных дня до даты фактического выхода на работу;
- бумажные оригиналы предоставляются в течение 5 рабочих дней после выхода на рабочее место;
- в случае удалённого формата работы оригиналы доставляются курьером или по доверенности, но не позднее 15 календарных дней.
Запрет на запрос лишних документов
С 2025 года работодатель не вправе требовать:
- копию трудовой книжки из предыдущего места работы (достаточно сведений из ФГИС «Вакансии»);
- фотографии 3×4 (кроме отраслей, где это регламентировано отдельным законом — например, авиаперевозки);
- справку о несудимости, если должность не относится к ограниченным категориям.
Дополнительные документы по категориям работников
| Категория | Дополнительный документ | Комментарий |
|---|---|---|
| Иностранцы из ЕАЭС | Патент или разрешение на работу, медполис ОМС | Действует без квоты |
| Высококвалифицированные специалисты (ВКС) | Разрешение МВД РФ, диплом об образовании с апостилем | Оформляется за 14 дней |
| Несовершеннолетние (14-18 лет) | Согласие родителя/опекуна, медкомиссия, справка из школы | Работа не более 24 часов в неделю |
| Работники по совместительству | Справка с основного места работы о неполной занятости | Форма № 62/б |
Пошаговый алгоритм приёма на работу в 2025 году
- Предварительное согласование. Стороны обсуждают условия (оклад, график, формат). Работодатель запрашивает сканы документов через защищённый канал связи.
- Электронная сверка. Отдел кадров проверяет данные в ЕСИА и ФНС.
- Издание приказа. За 1 рабочий день до выхода HR формирует приказ в 1С или «Кадры-Про» и рассылает сторонам ЭЦП.
- Ознакомление. Работник подписывает приказ в личном кабинете на «Госуслугах» или в мобильном приложении компании.
- Передача оригиналов. В течение 5 рабочих дней оригиналы документов предоставляются в кадровую службу, где заверяются скан-копии.
- Оформление доступов и медосмотр. Если требуется, направляется на входной/периодический медосмотр и оформляются пропуска/ключи.
Штрафы и ответственность 2025 года
- Работодатель: приём на работу без сверки документов — штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб. для компании и от 5 тыс. до 10 тыс. руб. для должностного лица.
- Соискатель: предоставление поддельных документов, дисквалификация на 1–3 года и запрет на трудоустройство в государственных структурах.
Чек-лист для соискателя
Скачайте и сохраните себе:
☐ Паспорт (все страницы) ☐ СНИЛС ☐ ИНН ☐ Трудовая книжка / заявление о переводе в ЭТК ☐ Военный билет (мужчины до 27) ☐ Диплом / сертификат ☐ Справка 086/у (если требуется медосмотр) ☐ Согласие на обработку ПД ☐ Скан-копии, PDF, не более 5 МБ каждый
В 2025 году процесс приёма на работу стал быстрее благодаря цифровизации, но требует точного соблюдения перечня документов и сроков. Главное — заранее подготовить оригиналы и сканы, пройти сверку через «Госуслуги» и не забыть о новых ограничениях. Тогда ваш первый рабочий день пройдёт без лишней бюрократии.