В системе уголовно‑исполнительного права России особую роль играет процесс удостоверения документов, связанных с лицами, находящимися в местах лишения свободы (МЛС)․ Согласно статье 185․1 Гражданского кодекса РФ (введённой Федеральным законом от № 100‑ФЗ) и ряду нормативных актов, начальники СИЗО, ИУ, исправительных колоний и других учреждений имеют полномочия удостоверять определённые документы․ Данная статья подробно рассматривает, какие именно документы могут быть удостоверены, какие требования к их оформлению, а также практические нюансы их использования․
Правовое основание
- ГК РФ, ст․ 185․1 – устанавливает перечень документов, которые могут быть удостоверены начальником места лишения свободы, а также порядок их удостоверения;
- Федеральный закон № 100‑ФЗ от г․
- Основы законодательства РФ о нотариате (ст․ 77) – определяют, какие копии могут быть заверены нотариусом, а какие – руководителем учреждения․
- ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Организационно‑распорядительная документация․ Требования к оформлению документов» – регламентирует форму отметки о заверении копии․
- Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779‑X от г․ (в ред; ФЗ № 169‑ФЗ от ) – порядок выдачи и свидетельствования копий документов․
Какие документы могут быть удостоверены
Перечень документов, удостоверяемых начальником МЛС, делится на несколько групп․
Доверенности
Доверенность – документ, уполномочивающий лицо (доверенного) действовать от имени доверителя․ В МЛС допускаются следующие виды доверенностей:
- Нотариально удостоверенные доверенности, требующие нотариальной формы (например, сделки с недвижимостью)․ При отсутствии нотариальной конторы в месте дислокации могут быть удостоверены командиром части, начальником ИУ и т․п․ (см․ п․ 2 ст․ 185․1)․
- Удостоверенные начальником МЛС доверенности:
- на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, если они не требуют нотариальной формы;
- на получение заработной платы, пенсий, пособий, стипендий, вознаграждения авторов и изобретателей, а также на получение корреспонденции (исключая ценную корреспонденцию);
- на получение иных денежных средств, связанных с трудовыми отношениями․
- Специальные формы:
- доверенности военнослужащих, находящихся в госпиталях, санаториях и других военно‑лечебных учреждениях (удостоверяются начальником учреждения, его заместителем по медицинской части или старшим/дежурным врачом);
- доверенности военнослужащих, членов их семей и сотрудников воинских частей, где нет нотариальных контор (удостоверяются командиром части или начальником учреждения);
- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы (удостоверяются начальником соответствующего места);
- доверенности взрослых дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания (удостоверяются руководителем организации или его заместителем)․
Копии официальных документов
В условиях, когда оригиналы (например, паспорт, свидетельство о рождении) находятся в личном деле осуждённого, а доверитель (сам осуждённый или его родственник) нуждается в копии, начальник МЛС уполномочен:
- выдавать заверенные копии документов, хранящихся в личном деле, согласно приказу от г․ и ГОСТ Р 7․0․97‑2016;
- засвидетельствовать подлинность подписи осуждённого на доверенности и других документах, если это необходимо для их дальнейшего использования․
Заверенная копия должна содержать следующие реквизиты:
- Слово «Верно»․
- Наименование должности лица, заверяющего копию․
- Подпись (с расшифровкой – инициалы, фамилия)․
- Дата заверения․
- Отметка о месте хранения оригинала (например: «Подлинник документа находится в отделе кадров ИУ № 12 за 2023 год»)․
- Печать организации (размещается в поле «МП» – место печати)․
Другие документы
Помимо доверенностей и копий, начальник МЛС может удостоверять:
- заявления о выдаче документов (паспорта, справок) от имени осуждённого;
- справки о нахождении лица в месте лишения свободы (для предъявления в органы опеки, суды, органы соцзащиты);
- документы, подтверждающие получение или передачу денежных средств (квитанции, расписки)․
Порядок удостоверения
Подготовка документа
- Получить от доверителя (или его законного представителя) письменное обращение с указанием требуемого документа и цели его использования․
- Проверить наличие у доверителя полномочий: удостоверить доверенность могут только лица, находящиеся в МЛС, а также их законные представители (родственники, опекуны), если доверенность уже существует․
- Убедиться в отсутствии ограничений, указанных в законе (например, доверенность на сделки, требующие нотариальной формы, без нотариального удостоверения недействительна)․
Удостоверение доверенности
- Начальник МЛС (или уполномоченный им заместитель) ставит подпись и печать, указывает дату и формулировку «Удостоверяю доверенность»․
- Если доверенность требует нотариального удостоверения (по закону), в МЛС проводится выдача нотариального заверения в виде специального удостоверения (внутренний нотариальный акт), которое потом может быть признано судом как действительное, если нет возможности привлечения нотариуса․
- В случае доверенности, выдаваемой бесплатно (например, на получение заработной платы), отметка о бесплатном удостоверении фиксируется в протоколе․
Удостоверение копий
- Сделать копию оригинального документа (ксерокопию, скан) с максимальной точностью․
- На копию нанести отметку по ГОСТ Р 7․0․97‑2016: «Верно», указать должность, подпись, расшифровку подписи, дату, место хранения оригинала․
- Поставить печать организации в поле «МП»․
- Внести запись в журнал выдачи копий (обязательно для контроля и предотвращения злоупотреблений)․
Выдача документа
Документ (доверенность, заверенная копия) передаётся доверителю или его представителю лично, либо отправляется почтой/курьером с сопроводительным письмом, где указывается цель использования и срок действия (если применимо)․
Ограничения и ответственность
- Начальник МЛС не имеет права удостоверять доверенности, требующие нотариальной формы, если иное не предусмотрено законом (п․ 1 ст․ 185․1)․
- Удостоверение подлинности подписи возможно только в случае, когда подпись находится в оригинальном документе, хранящемся в личном деле; если подпись выглядит неразборчивой, с исправлениями или подделкой, удостоверять её нельзя (см․ ст․ 77 Основ нотариата)․
- Нарушение порядка удостоверения может привести к административной ответственности (штраф) и/или уголовной (если документ использован в преступных целях)․
- Все действия начальника МЛС фиксируются в служебных актах, что позволяет отследить возможные злоупотребления․
Практические рекомендации
- Тщательно проверяйте полномочия лица, запрашивающего документ․ При необходимости требуйте письменные согласия или доверенности от самого осуждённого․
- Соблюдайте форму заверения․ Используйте ГОСТ‑шаблоны, печать и подпись в соответствии с регламентом․
- Ведите журнал выдачи․ В журнале фиксируйте дату, ФИО получателя, тип документа, цель получения и подпись получателя․
- Консультируйтесь с юридическим отделом․ При сомнительных ситуациях (например, доверенность на сделку с недвижимостью) привлекайте юриста или нотариуса․
- Обеспечьте конфиденциальность․ Доступ к личному делу и к копиям документов ограничен только уполномоченными лицами, в противном случае возможна ответственность за разглашение персональных данных (ст․ 13‑14 ФЗ «О персональных данных»)․
Примеры типовых форм
Удостоверение доверенности
Начальнику места лишения свободы
(наименование учреждения)
От: ______________________ (ФИО доверителя)
Удостоверяю доверенность № _____ от ____________ г․, выданную (ФИО доверителя) в пользу (ФИО доверенного) на совершение следующих действий: _______________________________․
Подпись ______________________
М․П․
Заверенная копия паспорта
Копия паспорта гражданина РФ
Верно
Должность: Начальник ИУ № 5
Подпись: ____________ (И․ И․ Иванов)
Подлинник документа находится в ИУ № 5, дело № 12345/2024․
Печать организации
Удостоверение документов начальником места лишения свободы – важный механизм, позволяющий осуждённым и их представителям участвовать в гражданско‑правовых отношениях, получать выплаты и осуществлять другие юридически значимые действия․ Правильное применение норм статьи 185․1 ГК РФ, соблюдение требований ГОСТ, а также внутренний контроль в виде журналов и протоколов гарантируют законность и надёжность выдаваемых документов․
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юридическому отделу учреждения или к нотариусу, чтобы избежать возможных правовых рисков․
Дата публикации: