Экспертная комиссия организации, это постоянно действующий коллегиальный орган, который формируется на основании приказа руководителя учреждения и наделён исключительными правами по отбору, оценке и определению судьбы документов. Она создаётся на правах внутреннего структурного подразделения, не являясь юридическим лицом, но обладая всеми необходимыми полномочиями для проведения экспертизы ценности документов.
Правовое положение комиссии
Комиссия учреждается приказом руководителя организации и действует на основании:
- Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказов Минкультуры РФ и Росархива;
- Локальных нормативных актов самой организации.
Комиссия не имеет печати и расчётного счёта, но её решения оформляются протоколами, подписанными председателем и секретарём, и имеют обязательную силу для всех подразделений организации.
Состав комиссии
В состав экспертной комиссии входит не более пяти человек, назначаемых приказом руководителя:
- Председатель — как правило, заместитель руководителя по административно-хозяйственной части;
- Ответственный за архив (обязательный участник);
- Специалисты по делопроизводству, знающие структуру и особенности документооборота организации;
- Представители юридической службы (по необходимости);
- Представители заинтересованных подразделений, чьи документы подлежат экспертизе.
Члены комиссии должны иметь опыт работы не менее трёх лет и пройти обучение по вопросам архивного дела.
Основные задачи и полномочия
Отбор документов
Комиссия решает:
- какие документы передать на постоянное хранение в государственный архив;
- какие оставить во временном хранении в организации;
- какие уничтожить как утратившие практическое значение.
Установление и изменение сроков хранения
На основании номенклатуры дел и анализа ценности комиссия вносит предложения о:
- увеличении или сокращении сроков хранения;
- переводе документов из постоянного хранения во временное и наоборот.
Приём личных архивов
Комиссия рассматривает вопросы о принятии на хранение бумаг личного происхождения (дневников, писем, рукописей сотрудников), если они представляют историческую или научную ценность.
Оформление результатов
Решения комиссии оформляются:
- Протоколом заседания (не реже 2 раз в год);
- Актом о выделении дел к уничтожению (с обязательным согласованием с территориальным архивом);
- Описью дел, предназначенных к передаче в архив.
Порядок работы комиссии
- Подготовка материалов — ответственный за архив формирует перечень дел, подлежащих экспертизе.
- Заседание — проводится под председательством, кворум — не менее 3 человек;
- Голосование — решения принимаются простым большинством голосов.
- Оформление протокола — подписывается председателем и секретарём.
- Исполнение решений, подготовка дел к передаче, уничтожению или продлению сроков хранения.
Взаимодействие с внешними органами
Хотя комиссия действует на правах внутреннего подразделения, при уничтожении документов организация обязана:
- согласовать списки дел с территориальным архивом;
- предоставлять экземпляры описей в государственные органы по требованию.
Практические рекомендации
- Ведите журнал регистрации экспертных решений — это упростит проверки Росархива.
- Используйте типовые формы актов и протоколов, утверждённые Минкультуры РФ.
- Обучайте новых членов комиссии — проводите мини-семинары по делопроизводству и архивному делу.
- Создавайте электронные копии ценных документов перед передачей в архив.
Ответственность за нарушения
Если комиссия не проводит экспертизу в установленные сроки или уничтожает документы без согласования, организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 13.21 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей.
Экспертная комиссия организации создаётся на правах внутреннего структурного подразделения, не имея статуса юридического лица, но обладая всеми необходимыми полномочиями для обеспечения законности и целесообразности хранения документов. Правильное формирование состава, регулярное проведение заседаний и своевременное оформление решений, залог бесперебойного архивного обслуживания любой организации.