Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству ФСИН действующая определяет единые правила организации документооборота‚ ведения делопроизводства и архивного хранения в Федеральной службе исполнения наказаний (ФСИН России) и её территориальных органах.
Действие Инструкции распространяется на:
- центральный аппарат ФСИН России;
- исправительные учреждения (СИЗО‚ колонии‚ тюрьмы);
- следственные изоляторы;
- учебные заведения ФСИН;
- иные подведомственные организации.
li>управления ФСИН по субъектам РФ;
Организация документооборота
Классификация документов
Все документы подразделяются на:
- Распорядительные (приказы‚ распоряжения‚ инструкции).
- Организационно-распорядительные (положения‚ регламенты).
- Информационно-справочные (отчеты‚ акты‚ сводки).
- Оперативно-розыскные (с грифом «ДСП»‚ «ОВ»‚ «КР»).
Регистрация документов
Все входящие документы регистрируются в:
- Журнале регистрации входящих документов (форма ФСИН-1);
- Единой информационной системе «ДелоФСИН» (с обязательно).
Срок регистрации – не позднее 24 часов с момента получения.
Система делопроизводства
Виды систем
| Вид системы | Где применяется | Особенности |
|---|---|---|
| Централизованная | Центральный аппарат ФСИН‚ управления | Единая регистратура |
| Разобщенная | Колонии строгого режима | Отдельные регистратуры по видам документов |
| Смешанная | СИЗО‚ воспитательные колонии | Сочетание централизованной и разобщенной |
Номенклатура дел
Составляется ежегодно и включает:
- Код дела (например: 04.02.01 – «Приказы о приеме на службу»).
- Наименование дела.
- Срок хранения:
- Постоянно – для приказов по личному составу;
- До 25 лет – для режимных документов;
- До 5 лет – для служебных записок.
Обработка персональных данных
Документы‚ содержащие персональные данные сотрудников и осужденных‚ маркируются:
- «ПДн» – персональные данные;
- «Спецкатегория» – биометрические данные‚ информация о здоровье.
Доступ к таким документам предоставляется только:
- Руководителю учреждения ФСИН;
- Ответственному за защиту ПДн;
- Сотрудникам‚ имеющим письменное разрешение руководителя.
Архивное хранение
Порядок передачи в архив
Дела передаются в архив учреждения:
- Ежеквартально – для дел с истекшим сроком хранения;
- Ежегодно – для дел постоянного хранения.
Обязательные реквизиты при передаче:
- Опись дел (форма № ФСИН-АР-1);
- Акт о выбраковке документов (если есть);
- Карточка учета движения дела.
Электронный документооборот
С действует обязательное применение:
- Системы МЭДО-ФСИН для обмена служебной документацией;
- ЭЦП – электронной цифровой подписи руководящего состава.
Документы в электронной форме имеют ту же юридическую силу‚ что и бумажные оригиналы.
Контроль и ответственность
Проверки
Организацию делопроизводства проверяют:
- Инспекции ФСИН России (ежеквартально);
- Прокуратура (по фактам нарушений);
- ФСБ России – при выявлении утечки конфиденциальной информации.
Ответственность
За нарушение требований настоящей Инструкции:
- Дисциплинарная – выговор‚ увольнение;
- Административная – штраф до 50 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ);
- Уголовная – ст. 283 УК РФ (разглашение государственной тайны).
Нововведения 2026 года
С вводится:
- Автоматическая генерация номенклатуры дел в «ДелоФСИН 2.0»;
- Обязательное сканирование всех входящих документов в течение 2 часов;
- Интеграция с системой «ГАС-Электронный архив» для централизованного доступа.
Действующая инструкция по делопроизводству ФСИН является обязательной для исполнения всеми структурными подразделениями. Все изменения и дополнения публикуются на официальном портале ФСИН России в разделе «Документы/Делопроизводство» и вступают в силу с даты указанной в приказе.
Внимание! Последняя редакция действует с . Планируемая следующая редакция – 4 квартал 2026 года.