Актуальность: по состоянию на 04 июля 2026 года действуют два основных нормативных документа — приказы ФСИН России от № 463 (в редакции ) и № 464 (в редакции ), которые определяют единые правила ведения делопроизводства в уголовно-исполнительной системе․
Общие положения
Иструкция распространяется на все учреждения и органы УИС, подведомственные Федеральной службе исполнения наказаний․ Основная цель — обеспечение:
- единого порядка документооборота;
- сохранности и гласности архивных фондов;
- взаимодействия с другими государственными органами и гражданами․
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Делопроизводство | Совокупность организационных и технологических процессов по работе с официальными документами |
| Дело | Оформленная совокупность документов по одному вопросу, подшитая и заверенная |
| Исходящий номер | Уникальный регистрационный номер, присваиваемый при отправке документа |
Правила подготовки и оформления документов
Общие требования
Каждый документ должен содержать:
- Обязательные реквизиты:
- наименование органа (ФСИН России или подведомственного учреждения);
- дата и номер;
- подпись руководителя и расшифровку;
- срок исполнения или отметку о контроле․
- Формат листов: A4 (210 × 297 мм)․
- Шрифт: Times New Roman, размер 14 пт, межстрочный интервал 1,5․
Регистрация и учет
Регистрация ведётся:
- в журнале регистрации входящих документов — в течение одного рабочего дня с момента получения;
- в журнале регистрации исходящих документов, в день подписания․
Структура делопроизводственного процесса
Этапы обработки документа
- Приём и регистрация
- Разнос по исполнителям
- Контроль сроков исполнения
- Подготовка ответа
- Отправка адресату
- Формирование дела и передача в архив
Электронный документооборот
С 2024 года вводится обязательное использование системы электронного документооборота (СЭД) «Дело-УИС»․ Это позволяет:
- сократить время прохождения документов;
- обеспечить контроль исполнения;
- создавать электронные подписи и штампы времени․
Хранение и архивное дело
Документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в федеральный архив УИС не позднее 5 лет со дня окончания дела․ Временное хранение (до 10 лет) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением условий:
- температурный режим 18–20 °C;
- влажность 45–55 %;
- обязательное наличие противопожарной сигнализации․
Ответственность за нарушения
За ненадлежащее оформление, утрату или разглашение документов предусмотрена:
- дисциплинарная ответственность, замечание, выговор, увольнение;
- административная ответственность — штрафы до 50 000 руб․;
- уголовная ответственность, по ст․ 293 УК РФ (халатность)․
Полезные ссылки и документы
- Официальный сайт ФСИН России
- Официальный интернет-портал правовой информации
Важно: сотрудники обязаны ежегодно проходить повышение квалификации по делопроизводству не реже одного раза в три года․ Очередной курс планируеться на I квартал 2027 года․