Все архивы учреждений и органов Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) России подчиняются единой Инструкции по работе архивов ФСИН, утверждённой приказом Министерства юстиции РФ от № 110 (в редакции от ). Ниже приведён полный разбор ключевых положений документа, порядка ведения архивного дела и практические рекомендации для сотрудников.

Основная цель и сфера применения

Инструкция устанавливает обязательные для исполнения государственными гражданскими служащими и работниками всех уровней ФСИН России правила:

• организации архивного хранения;
• комплектования, учёта и использования архивных документов;
• взаимодействия с органами государственной архивной службы;
• оценки, отбора и оформления документов к постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению.

Система архивов ФСИН

В соответствии с разделом V Инструкции в ФСИН создаётся единая иерархическая система архивов:

1. Центральный архив ФСИН России (филиал Федерального архивного агентства).
2. Архивы региональных органов и крупных учреждений ФСИН с фондом более 1 500 единиц хранения.
3. Ведомственные архивы отдельных учреждений (колонии, СИЗО, следственные изоляторы, медико-санитарные части и др.).

Каждый архив обязан иметь утверждённое Положение об архиве, включающее разделы:

• общие положения;
• функции и задачи;
• структура и штат;
• права и ответственность работников;
• порядок комплектования, учёта, хранения и использования документов.

Планирование и отчётность

В соответствии с приложением № 48 к приказу № 110 архив центрального аппарата ФСИН ежегодно составляет:

• годовой план работы;
• план-график приёма дел от структурных подразделений;
• предложения к проектам планов заседаний экспертных комиссий по ценности документов.

Региональные и ведомственные архивы доводят свои планы до сведения центрального архива не позднее 1 марта текущего года.

Комплектование архивов

Источники комплектования

Архивы ФСИН комплектуются за счёт:

• документов по личному составу (формы Т-2, Т-6, Т-11, личные дела осуждённых);
• следственных и судебных дел (по окончании сроков хранения в органах предварительного следствия);
• служебных записок, приказов, распоряжений, актов, отчётов;
• научно-технической документации (проекты, чертежи, фото-, аудио- и видеоматериалы).

Правила передачи дел на хранение

В соответствии с приказом ФСИН от № 463 документы передаются в архив:

1. Не ранее 1 года и не позднее 3 лет после окончания отчётного года.
2. В сопроводительном письме обязательно указываются:
   • перечень передаваемых дел;
   • номенклатура дел;
   • экспертная оценка ценности (форма № 1-ЕС).
3. Оформляется акт приёма-передачи (форма № 2-ЕС) в двух экземплярах.

Экспертиза ценности и сроки хранения

Экспертные комиссии ФСИН:

• ежеквартально проводят обследование дел;
• устанавливают сроки хранения (постоянное, временное 10–50 лет, подлежащие уничтожению);
• оформляют акты о выделении к уничтожению (форма № 5-ЕС).

Документы, содержащие сведения о нарушениях прав осуждённых, передаются на постоянное хранение независимо от срока.

Права и обязанности архивов

Архив имеет право:

• запрашивать у структурных подразделений необходимые сведения;
• участвовать в совещаниях и семинарах Федеральной архивной службы России и региональных архивных органов;
• получать методическую и техническую помощь;
• предоставлять документы в порядке, установленном законодательством РФ.

Архив обязан:

• обеспечивать сохранность, учёт и конфиденциальность дел;
• вести электронные каталоги и базы данных;
• ежегодно отчитываться перед ФСИН России и Росархивом;
• обеспечивать доступ к документам в соответствии с ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Электронный документооборот и защита информации

С 2025 года архивы ФСИН переводятся на электронные образы документов (ЭОД). Требования:

• использование сертифицированных программных средств (СЭД «Госуслуги-Контракт», «Дело-ФСИН»);
• обязательное хеширование файлов (алгоритм ГОСТ Р 34.11-2012);
• ежедневное резервное копирование на защищённые носители.

Ответственность за нарушения

За нарушение Инструкции предусмотрены:

• Дисциплинарная (замечание, выговор, увольнение);
• Административная (ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение правил хранения документов);
• Уголовная (ст. 293 УК РФ — халатность, если нарушение повлекло тяжкие последствия).

Практические рекомендации сотрудникам

1. Проверяйте сроки хранения ежеквартально по номенклатуре дел.
2. Оформляйте акты списания заблаговременно, за 2 месяца до окончания срока временного хранения.
3. Используйте единые шаблоны описей (форма 3-ЕС) и обложек дел (форма 4-ЕС).
4. Не храните оригиналы в помещениях с повышенной влажностью; используйте сейфы с функцией поддержания микроклимата.
5. При подозрении на утечку конфиденциальной информации немедленно сообщайте в службу безопасности ФСИН.

Инструкция по работе архивов ФСИН России — это живой документ, который регулярно обновляется (последние изменения внесены приказом ФСИН от № 463). Регулярное обучение сотрудников, строгое соблюдение регламента и применение современных электронных технологий позволяют обеспечить сохранность уникального массива документов, связанного с деятельностью уголовно-исполнительной системы.

За разъяснениями и методическим сопровождением обращайтесь в Центральный архив ФСИН России по телефону: +7 (495)  ‑82-10-12 или эл. почта: archive@fsin.gov.ru.