Настоящая инструкция описывает порядок работы в Федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» (ФГИС СЭД УИС)‚ развёрнутой на базе решения «Логика-Бизнес. Госуправление». Она предназначена для сотрудников ФСИН России и подведомственных учреждений‚ а также для всех‚ кто взаимодействует с системой в рамках служебных процессов.

Назначение системы

• Управление проектами на всех стадиях — от проектных предложений до паспортов проектов.
• Полный документооборот — регистрация‚ согласование‚ утверждение‚ отправка и архивирование документов.
• Электронные коммуникации — обсуждения‚ задачи‚ уведомления‚ встроенный чат и почта.
• Аналитика и отчёты — формирование сводок‚ дашбордов и KPI по ходу исполнения документов.
• Автоматизация совещаний/заседаний — планирование‚ протоколирование и контроль исполнения решений.

Вход в систему

1. Откройте браузер и перейдите по ссылке: https://sed.fsin.gov.ru.
2. Введите логин и пароль‚ полученные в УЦ ФСИН или ЕСИА (Госуслуги).
3. При первом входе установите квалифицированную электронную подпись (КЭП) согласно инструкции «Установка КриптоПро CSP + КЭП» (приложено ниже).

Рабочий стол пользователя

Главное меню

Индикаторы статуса

• ● — Документ согласован.
• ● — На согласовании/исполнении.
• ● — Просрочен или отклонён.

Создание и отправка документа

Шаг 1. Создание черновика

1. В меню «Журнал документов» нажмите «Создать документ».
2. Заполните обязательные реквизиты:
   • Тип документа (приказ‚ рапорт‚ служебная записка и т.д.).
   • Краткое содержание (до ).
   • Адресат/исполнитель — выберите из справочника подразделений/сотрудников.
3. Приложите файл(-ы) в форматах PDF‚ DOCX‚ XML размером до 100 МБ.

Шаг 2. Согласование внутри организации

После сохранения документ запускается маршрут согласования. Каждый участник последовательно:

1. Получает уведомление в СЭД и на электронную почту.
2. Ознакамливается с документом и нажимает «Согласовать»‚ «Отклонить» или «На доработку».
3. В случае отклонения система возвращает документ автору с комментарием.

Внешний обмен документами

Когда внутреннее согласование завершено:

1. Нажмите «Отправить поставщику» (или контрагенту).
2. Система автоматически:
   • Формирует комплект документов в формате XML-подпись (CADES-XL).
   • Передаёт его через внешний электронный документооборот (ВЭДО).
   • Отслеживает доставку и квитанцию о получении.

Электронные совещания и заседания

Планирование

• Выберите «Создать совещание» в меню «Планировщик».
• Укажите:
  • дату/время;
  • место проведения (аудитория или видеоконференция);
  • участников (выбор из справочника).
• Система автоматически:
  • разошлёт календарные приглашения;
  • сформирует повестку и приложит материалы совещания.

Протоколирование

1. Во время совещания ведущий отмечает выступления и решения.
2. По завершении формируется протокол‚ который:
   • автоматически регистрируется в СЭД;
   • разбивается на поручения;
   • передаётся исполнителям.

Архивирование и хранение

Все документы системы хранятся в электронном архиве ФСИН не менее:

• 5 лет — для служебных записок;
• 15 лет — для приказов и нормативно-правовых актов;
• 75 лет — для документов личного состава.

Доступ к архиву осуществляется через поисковый модуль с фильтрами по дате‚ автору‚ типу и ключевым словам.

Установка квалифицированной электронной подписи (КЭП)

1. Скачайте дистрибутив CryptoPro CSP 5.0 R2 с сайта www.cryptopro.ru.
2. Установите ПО‚ следуя мастеру установки.
3. Вставьте токен или смарт-карту с сертификатом.
4. Откройте Интернет-настроечный центр CryptoPro.
5. Выберите «Сертификаты → Персональные» и убедитесь‚ что ваш сертификат присутствует.
6. В настройках браузера поставьте галочку «Использовать сертификаты из Windows».
7. Зайдите в СЭД — система предложит выбрать сертификат для входа.

Аналитика и отчёты

Типовые отчёты

• Отчёт по исполненным документам за период.
• Отчёт по просрочкам — список документов‚ нарушивших сроки.
• Отчёт по внешнему обмену, статистика отправленных и полученных документов.
• Отчёт по участию в совещаниях, количество участников‚ количество поручений.

Пользовательские дашборды

Администратор может создать персональные дашборды‚ включающие:

• графики загрузки подразделений;
• диаграммы согласования;
• таблицы KPI сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Что делать‚ если документ «завис» на этапе согласования?

— Откройте карточку документа‚ нажмите «Напомнить»‚ либо обратитесь к администратору СЭД вашего подразделения.

Вопрос 2: Можно ли работать в СЭД из дома?

, Да‚ если у вас есть VPN-доступ (СЭД доступна через шлюз vpn.fsin.gov.ru) и КЭП на токене.

Вопрос 3: Как восстановить удалённый документ?

, В корзине СЭД документы хранятся 30 дней. Обратитесь к администратору или воспользуйтесь функцией «Восстановить».

Контакты службы технической поддержки

Телефон горячей линии: ###-###-#### (круглосуточно)
E-mail: support@sed.fsin.gov.ru
Время работы: 07:00–19:00 (Мск‚ пн–пт)