Экспертиза ценности документов — это комплексная процедура, в ходе которой архивисты, документоведы и смежные специалисты определяют, какие материалы подлежат постоянному хранению, выборочному сохранению либо списанию. В Российской Федерации отбор осуществляется на основе трёх групп критериев: происхождение, содержание, внешние особенности. Ниже приведено подробное описание каждой из этих групп, а также специальных критериев для отдельных видов документации.
Критерии происхождения документов
Эта группа отражает контекст создания документа и отвечает на вопросы: кто, когда и зачем его изготовил.
- Функционально-целевое назначение организации-источника. Учитывается роль учреждения в системе государственного управления или в отрасли, а также типовой или уникальный характер его деятельности.
- Время и место создания документа. Особенно ценны материалы, появившиеся в период основания, реорганизации или выполнения особых государственных заданий.
- Значение физического лица. Для документов личного происхождения учитывается общественная значимость автора или его семьи.
Критерии содержания документов
Здесь оценивается информационная составляющая: насколько важна, уникальна и достоверна содержащаяся в документе информация.
- Значимость информации. Отражено ли в документе ключевое событие, уникальные данные или новаторское решение.
- Уникальность vs. повторяемость. Документы с неповторимой информацией приоритетнее дублей и массовых справок.
- Вид документа. Постановления, протоколы, оригинальные чертежи и отчёты обычно выше ценятся, чем служебные записки или копии.
- Подлинность. Подлинные подписи, оригинальные печати и собственноручные пометки повышают ценность.
Внешние особенности документов
Внешний вид и техническое состояние — не менее важные факторы.
- Форма фиксации и передачи содержания: рукопись, печатный, аудио- или видеоформат, электронный.
- Оформление и удостоверение: наличие штампов, гербовых печатей, регистрационных номеров.
- Физическое состояние: бумага, носитель, наличие повреждений, деформаций, признаков устаревания.
Специальные критерии для отраслевых видов документации
4.1 Научно-техническая документация (НТД)
- Оригинальность разработки и уровень научно-технического решения.
- Актуальность и востребованность в современной практике.
- Наличие международных или государственных премий, наград.
Экспертиза НТД проводится в два этапа:
- Составление «Перечня проектов/тем», по которым документация подлежит постоянному хранению.
- Экспертиза внутри каждого вида документации и составление описей единиц хранения.
4.2 Аудиовизуальные документы
- Комплектность и наличие сопроводительной документации.
- Общественное признание события, дата и место съёмки.
- Известность автора и участников создания.
- Физико-химические и технические характеристики носителя.
4.3 Электронные документы
- Воспроизводимость: пригодность для использования, читаемость форматов.
- Техническое состояние носителей, отсутствие вредоносного ПО;
- Наличие средств для воспроизведения (устаревшие форматы могут снизить ценность).
4.4 Документы по личному составу
- Участие в Великой Отечественной войне, вооружённых конфликтах и ликвидации ЧС.
- Принадлежность к профессиональным династиям, творческим профессиям.
- Принадлежность к реабилитированным лицам.
- Стаж работы в градообразующих предприятиях или в ключевые периоды деятельности организации.
Общие принципы экспертизы
Любая оценка ценности строится на трёх методологических принципах:
- Принцип историзма — документ рассматривается в развитии и в контексте своей эпохи.
- Принцип системности — документы оцениваются как часть архивного фонда, а не изолированно.
- Принцип целостности — стремление сохранить комплекты документов без выбраковывания ключевых связей.
Комплексное применение описанных критериев позволяет обоснованно определить, какие документы войдут в состав Архивного фонда Российской Федерации, какие будут храниться временно, а какие, подлежат уничтожению. Следование критериям не только защищает уникальные историко-культурные ценности, но и предотвращает перегрузку архивов второстепенной документацией.
Информация актуальна по состоянию на 23:11:31.