Дежурное СИЗО (средство индивидуальной защиты) — это специализированная экипировка, выдаваемая сотруднику на время выполнения работ, а после смены подлежащая возврату на склад. Правильный учет позволяет:
- контролировать наличие и исправность СИЗО;
- своевременно списывать изношенные или утраченные средства;
- избегать штрафов от контролирующих органов;
- планировать закупки и экономить бюджет.
Что считать дежурным СИЗО
В дежурный фонд включаются средства защиты, которые:
- выдаются на ограниченный срок (на время смены, дня, недели);
- возвращаются после окончания работ на склад/склад-«грязную зону»;
- могут повторно выдаваться другому сотруднику после обработки и осмотра;
- учитываются на забалансовом счете 015 «Дежурные СИЗО» (если применяется НСФО).
Примеры: защитные костюмы, перчатки, респираторы, защитные очки, каски, спецобувь.
Документальное оформление
Внутренние приказы и положения
До начала учета утвердите:
- Приказ «О порядке выдачи, возврата и учета дежурных СИЗО»;
- Положение о СИЗО — с описанием норм выдачи, сроков носки, порядка стирки/дезинфекции;
- Штатную должность «ответственное лицо за склад СИЗО» (может совмещаться с кладовщиком).
Первичные документы
| Форма | Назначение | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Форма СИЗО-1 «Карта учета дежурного СИЗО» | Индивидуальная карточка на каждый вид СИЗО | Кладовщик |
| Форма СИЗО-2 «Журнал выдачи и возврата» | Ежедневные записи о выдаче/возврате | Кладовщик + подписи сотрудников |
| Акт списания (форма СИЗО-3) | Оформление выбытия по причине износа/утраты | Комиссия (3 человека) |
Организация учета в программе и на складе
Разметка склада
Выделите зоны:
- «Чистая» — стеллажи для обработанных и исправных СИЗО;
- «Грязная» — контейнер для возвращенных, требующих стирки/обработки;
- «На списание» — короба для поврежденных, подлежащих утилизации.
Работа в учетной программе (пример для 1С:Бухгалтерия РК)
- Создать справочник номенклатуры с группой «Дежурные СИЗО»;
- При поступлении оформить приходный ордер (ПО-1) на счет 10.5 «Спецодежда и СИЗО»;
- При выдаче — расходный ордер (РО-1) со списанием на забалансовый счет 015;
- Ежемесячно формировать ведомость остатков по счету 015 и согласовывать с фактом.
Пошаговая инструкция для кладовщика
Шаг 1. Прием новых СИЗО
1. Проверить комплектность, целостность, сертификаты.
2. Заполнить карту СИЗО-1: наименование, размер, дата поступления, срок службы.
3. Присвоить инвентарный номер (например, К-001/25 для касок, П-001/25 для перчаток).
4. Внести данные в 1С, распечатать этикетку с штрих-кодом и прикрепить к СИЗО.
Шаг 2. Ежедневная выдача
1. Сотрудник подает ребенок-квитанцию (или заявку в электронной очереди).
2. Кладовщик выдает СИЗО, делает запись в журнале СИЗО-2: Ф. И. О., таб. №, дата/время выдачи, наименование, кол-во, подписи сторон.
3. Сканировать штрих-код — 1С автоматически перенесет единицу со счета 015 на забалансовый счет 016 «СИЗО в эксплуатации».
Шаг 3. Возврат и контроль
1. При возврате осмотреть СИЗО на предмет повреждений.
2. Если исправно — отметить в журнале возврата, направить в «чистую» зону.
3. Если повреждено — составить акт СИЗО-3, списать на счет 94 «Убытки», затем отражение в 1С проводкой:
Дт 94, Кт 015.
Шаг 4. Списание
1. Комиссия (зам. директора, охрана труда, кладовщик) проводит осмотр.
2. Заполняет акт СИЗО-3 с указанием причины (износ, порез, утеря).
3. Директор утверждает акт, бухгалтер списывает стоимость либо списывает с заработной платы виновного (если утеря по вине сотрудника).
Отчетность и контроль
Ежемесячные действия
- 04 числа кладовщик сдает отчет «Остатки дежурных СИЗО» бухгалтеру;
- Бухгалтер сверяет остатки 015 и 016 с фактическими данными;
- Охрана труда проверяет сроки годности респираторов, касок (не реже 1 раза в квартал).
Годовая инвентаризация
- Приказом утвердить дату (обычно декабрь).
- Сформировать комиссию.
- Составить инвентаризационную опись по форме СИЗО-4.
- Результаты отразить в сравнительной ведомости и в акте инвентаризации.
- Утвердить приказом и внести изменения в 1С.
Пример проводки в 1С при выбытии (НСФО)
Списание изношенного СИЗО: Дт 7210 «Административные расходы» — Кт 015 «Дежурные СИЗО» — 25 000 ₸ Списание утерянного СИЗО (взыскание с виновного): Дт 1280 «Дебиторская задолженность персонала» — Кт 015 «Дежурные СИЗО» — 25 000 ₸ Дт 3350 «Краткосрочные кредиторы» — Кт 7210, 25 000 ₸ (списание с зарплаты)
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Решение |
|---|---|---|
| Не ведется инвентарный учет | Акты проверки выявляют расхождения, штраф | Внедрить карты СИЗО-1 и журнал СИЗО-2 |
| СИЗО выдаются без подписи | Нельзя доказать факт выдачи при спорах | Обязательные двусторонние подписи в журнале |
| Отсутствует акт списания | «Висят» остатки на счете 015 | Создавать комиссию и оформлять акт СИЗО-3 |
Чек-лист для быстрой самопроверки
- ✔ Есть ли приказ о порядке учета дежурных СИЗО?
- ✔ Заведены ли карты СИЗО-1 на каждый вид?
- ✔ Ведется ли журнал СИЗО-2 ежедневно?
- ✔ Сверяются ли остатки 015 с фактом ежемесячно?
- ✔ Проводится ли инвентаризация не реже 1 раза в год?
Полезные ссылки и шаблоны
Скачать шаблон карты СИЗО-1 (Excel)
Скачать журнал выдачи/возврата (Excel)
Типовые нормы выдачи СИЗО (Uchet.kz)