Дата актуализации: 04 июля 2026 г.

Акт о необнаружении архивных документов — ключевой документ, позволяющий официально зафиксировать факт безвозвратной утраты единиц хранения и снять их с государственного учёта. Ниже приведён подробный алгоритм и примеры заполнения всех реквизитов акта в соответствии с требованиями Росархива и методическими рекомендациями региональных архивов.

Когда составляется акт

• после исчерпания всех возможных путей розыска в течение установленного срока (обычно 1 год);
• если причина отсутствия документов не установлена либо установлена, но документы подлежат списанию (например, уничтожены при экспертизе ценности, утрачены по техническим причинам);
• по результатам проверки наличия и состояния фондов.

Структура акта

Пошаговое заполнение

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Сформируйте:

• карточку учёта необнаруженного дела (Приложение 1 к инструкции);
• выписку из описи дел с указанием заголовка и дат;
• журнал выдачи документов, где последний раз фиксировалась единица хранения;
• сведения о проведённых экспертизах ценности или предыдущих проверках.

Шаг 2. Заполнение титульной части

АКТ
о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны

№ 15-а/2026 от 04 июля 2026 г.

г. Екатеринбург

Шаг 3. Описание фонда

Пример:

Фонд Р-136 «Управление капитального строительства Свердловского облисполкома». Объём фонда на г. — 845 ед. хр. (1867 лл.). Крайние даты: 1958–1991 гг. Документы поступили в ГААОСО в 1992 году по акту № 18.

Шаг 4. Таблица необнаруженных дел

Шаг 5. Ход и методы розыска

1. Проверены все экземпляры описи дел: штампы выбытия отсутствуют, номера не пропущены.
2. Ознакомлены акты приёма-передачи 1992 г., дела № 305 и 412 в списках не значатся.
3. Просмотрены книги выдачи 1992–2025 гг.: сведений о выдаче документов нет.
4. Беглым полистным просмотром проверены коробки с похожими шифрами (Р-136, Р-163) — документы не обнаружены.
5. Опрошены бывшие сотрудники отдела капстроительства — сведения о делах не сохранились.
6. В ГАСКО, ГАНКО и ЦГАСУ запросы направлены, отрицательные ответы получены.
7. Страховые копии отсутствуют.

ВЫВОД: В результате проведённого розыска дела № 305 и 412 фонда Р-136
не обнаружены, пути розыска исчерпаны.
Считать указанные документы утраченными и подлежащими списанию
с государственного учёта.

Председатель комиссии
_________________ /И.И. Иванова/
(директор архива)

Члены комиссии:
_________________ /П.П. Петров/
(главный хранитель фондов)

_________________ /С.С. Сидорова/
(начальник отдела обеспечения сохранности и учёта)

Что делать после подписания акта

1. На заседании экспертно-методической комиссии архива утвердить акт.
2. Внести изменения в ПК «Архивный фонд»: в графе «Состояние учёта» проставить «Списано».
3. В течение 10 дней направить в территориальный орган Росархива:
   • сопроводительное письмо;
   • 2 экземпляра акта;
   • справку о розыске;
   • перечень дел к списанию.
4. Сохранить экземпляр акта в деле проверки наличия и состояния фондов.

Типовые ошибки и как их избежать

• Ошибка: не указать дату последней выдачи.
  Решение: проверить все журналы выдачи, даже если дело «никогда не выдавалось».
• Ошибка: отсутствует описание хода розыска.
  Решение: кратко, но конкретно: «Проверено 42 коробки фонда Р-136, книга выдачи № 3, лист 15–22».
• Ошибка: формулировка «утрачены по неосторожности».
  Решение: использовать нейтральные формулировки «причина не установлена» или ссылаться на документы экспертизы.

Полезные ссылки и шаблоны

• Методичка «Организация розыска-2024» (pdf, 1,2 МБ)
• Рекомендации Росархива по представлению актов

Шаблон акта в формате Word: «akt-neobnaruzhenie.docx» (внутренний ресурс архива, отдел методики).