Отпускное удостоверение УФСИН — это официальный документ, который оформляется на сотрудников Федеральной службы исполнения наказаний перед предоставлением ежегодного отпуска. Правильное заполнение этого документа является обязательным требованием кадровой службы и избавит от возможных проблем при начислении отпускных и последующем прохождении контрольных проверок.
Основные сведения об отпускном удостоверении УФСИН
- Форма документа: утверждена приказом Минюста России № 200 от .
- Цель: фиксация периода отпуска, подтверждение права на отпускные, контроль кадровой службы.
- Кто заполняет: инспектор кадрового аппарата ИК/СИЗО/УФСИН совместно с бухгалтерией.
- Срок хранения: не менее 5 лет со дня окончания отпуска.
Перечень обязательных реквизитов
Отпускное удостоверение состоит из трёх частей:
- Лицевая сторона (фронтальная часть):
- наименование учреждения УФСИН;
- номер и дата приказа о предоставлении отпуска;
- личные данные сотрудника (Ф. И. О., должность, звание, табельный номер);
- вид и период отпуска (основной, дополнительный, учебный, за счёт личных дней);
- количество календарных дней;
- даты начала и окончания;
- подписи начальника отдела кадров и начальника учреждения.
- Внутренний разворот (табельная часть):
- ежемесячные оклады, надбавки и процентные надбавки;
- расчёт среднего заработка за 12 месяцев;
- сумма отпускных (брутто и нетто);
- удержания (НДФЛ, алименты, долги по взысканиям);
- итоговая сумма к выплате.
- Обратная сторона (задняя часть):
- отметки о фактическом выходе сотрудника из отпуска;
- отметка о продлении/перенесении отпуска при наличии приказа;
- подпись сотрудника о получении отпускных;
- регистрационный номер и дата занесения в личное дело.
Пошаговая инструкция заполнения
Шаг 1: Ввод «шапки» документа
В верхней части отпускного удостоверения указывается:
«Федеральная служба исполнения наказаний»
УФСИН России по (указать субъект)
(наименование учреждения: ИК-№, СИЗО-№, ФКУ ЛТУ и т. д.)
Шаг 2: Данные приказа
- № приказа: (например, 145-к)
- Дата приказа: (например, )
- Вид приказа: «О предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска»
Шаг 3: Личные данные сотрудника
| Ф. И. О. | Иванов Сергей Петрович |
|---|---|
| Должность | Начальник отдела охраны |
| Специальное звание | майор внутренней службы |
| Табельный номер | 012345 |
Шаг 4: Параметры отпуска
Вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый
Количество календарных дней: 30
Период отпуска: с 15 июля 2026 г. по 13 августа 2026 г.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск: с по
Шаг 5: Расчёт отпускных (пример)
- Оклад по должности: 35 000 руб. × 12 = 420 000 руб.
- Оклад по званию: 12 000 руб. × 12 = 144 000 руб.
- Надбавка за выслугу лет (25 %): 47 000 × 0,25 × 12 = 141 000 руб.
- Иные выплаты: премии, матпомощь — 72 000 руб.
- Сумма начислений за 12 мес.: 777 000 руб.
- Средний дневной заработок: 777 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 210 руб.
- Отпускные: 2 210 руб. × 30 дн. = 66 300 руб.
- НДФЛ 13 %: 66 300 × 0,13 = 8 619 руб.
- К выплате: 66 300 – 8 619 = 57 681 руб.
Шаг 6: Подписи и отметки
- Начальник отдела кадров: подпись / расшифровка / дата
- Начальник учреждения: подпись / расшифровка / дата
- Сотрудник: «Отпускные получил(а) полностью 04 июля 2026 г.» подпись
Распространённые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Неверно указан период рабочего года | Нарушение трудового законодательства | Уточнить дату последнего окончания отпуска в личной карточке и внести корректировку приказом |
| Пропущен подпись начальника учреждения | Документ не имеет юридической силы | Вернуть на доработку, поставить подпись и дату |
| Неверный расчёт отпускных | Недоимка или переплата | Провести сверку с расчётом в «1С:Зарплата и кадры УФСИН» и при необходимости оформить доплату/удержание |
| Отсутствует регистрационный номер | Невозможно найти документ в архиве | Присвоить номер в журнале учёта отпускных удостоверений УФСИН-14а и проставить дату регистрации |
Порядок регистрации и хранения
- Регистрация: в книге учёта отпускных удостоверений (форма УФСИН-14а) вносится номер, дата, Ф. И. О. сотрудника, количество дней.
- Хранение: после выхода сотрудника из отпуска оригинал удостоверения подшивается в личное дело (раздел 4 «Отпуска»).
- Срок хранения: не менее 5 лет, с возможным продлением до 75 лет при наличии особых условий (например, досрочное увольнение).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли исправить ошибку в уже подписанном отпускном удостоверении?
Допускается внесение исправлений путём оформления нового приказа и приложения к отпускному удостоверению. Старые записи аннулируются, новые заверяются подписями.
Вопрос 2: Что делать, если сотрудник забыл подписать обратную сторону удостоверения?
В течение трёх рабочих дней после выхода из отпуска сотрудник обязан поставить подпись в присутствии инспектора кадров. В противном случае документ считается не оформленным.
Вопрос 3: Как оформить отпускное удостоверение при служебной командировке во время отпуска?
Оформляется приказ о перенесении части отпуска, в отпускном удостоверении делается отметка «Отпуск перенесён с на на основании приказа № 150-к от ».
Главное правило: отпускное удостоверение УФСИН — это не просто «бумажка», а юридически значимый документ. Тщательное заполнение, своевременное оформление и правильный расчёт отпускных позволят избежать штрафов, претензий со стороны контрольных органов и конфликтов с сотрудниками. Используйте данную инструкцию как чек-лист при работе с отпусками в УФСИН.
Обновлено: 04 июля 2026 г.