Актуальность: 04 августа 2026 г. ( 00:42:38).
Независимо от того, работает сотрудник дистанционно или в офисе, на полный или неполный рабочий день, перечень обязательных документов, которые он обязан предоставить при трудоустройстве, определяется статьями 65 и 68 Трудового кодекса РФ. Ниже — подробный чек-лист для Артёма и любого другого кандидата.

Базовые документы, которые уже предъявлены (проверяем, чтобы не повторяться)

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранцев — миграционная карта, патент, разрешение на работу).
• Трудовая книжка:
• если сотрудник впервые трудоустраивается, вместо неё можно оформить электронную трудовую (ст. 66.1 ТК РФ);
• если предыдущий работодатель выдал бумажную трудовую — она передаётся новому работодателю.
• СНИЛС, обязателен для ведения сведений в ПФР.
• Документ об образовании или квалификации, если это прямо указано в требованиях к вакансии (диплом, сертификат, удостоверение).
• ИНН — не требуется приёмом прямо, но без него невозможно начислять зарплату и налоги.
• Диплом/свидетельство о присвоении воинского звания и военный билет (или приписное свидетельство), для мужчин до 27 лет.
• Медицинская книжка (или заключение о прохождении медосмотра) — только для профессий, перечень которых утверждает Постановление Правительства № 163н (питание, детские учреждения, медицина, транспорт).

Дополнительные документы, которые Артём может предоставить, но не обязан

1. Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы за текущий год — для расчёта стандартных налоговых вычетов (с 2023 г. данные передаются по каналам ФНС, но работодатель может запросить копию на бумаге).
2. Справка о доходах 182н (бывшая «о среднем заработке») — нужна для расчёта больничных и декретных, если стаж работы в организации менее 2 лет.
3. Аттестаты и сертификаты повышения квалификации — добровольно, если специфика работы их требует (например, 1С-специалист).
4. Согласие на обработку персональных данных — обычно подписывается внутри приказа о приёме на работу (формы T-1 или T-1а).
5. Справка об отсутствии судимости — только для отдельных должностей (банки, охрана, МЧС, образование).

Особенности для дистанционных сотрудников

Если Артём оформляется на удалёнку, работодатель вправе запросить электронные копии документов, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или просто подписанные сканированные PDF. Однако перед первым рабочим днем оригиналы всё равно нужно показать лично или через курьера/почтовое отправление с описью, иначе приём на работу считается неоформленным (ст. 68 ТК РФ).

Как это внести в 1С:ЗУП редакции 3.1

1. Открыть «Кадры ➞ Приём на работу».
2. Выбрать вид занятости «Удалённая работа».
3. В форме «Документы сотрудника» прикрепить сканы:
• паспорт (разворот 2-3 и 18-19);
• СНИЛС;
• электронно-цифровую трудовую (если есть) или фото титульного листа бумажной.
4. В блоке «Персональные данные» поставить галочку «Согласие на обработку ПДн получено».
5. Указать «Дату фактического допуска к работе», это день, когда Артём подписал электронный приказ в 1С-Тензор или через ЭДО (СФ, Диадок, Контур.Extern).

Что грозит, если документ не предоставлен

Если Артём не сдаёт хотя бы один обязательный документ (например, военный билет), работодатель:

• вправе отказать в заключении трудового договора до предоставления документа (ст. 65 ТК РФ);
• не может допустить к работе, иначе это чревато штрафом до 50 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Запомните: всё, что не отнесено к обязательным документам в ст. 65 ТК РФ, работодатель не вправе требовать под страхом отказа в приёме на работу. Однако отсутствие ИНН, СНИЛС или военного билета может привести к задержке выхода на работу и начисления зарплаты.

Если у вас остались вопросы по конкретной вакансии или региональным требованиям, проконсультируйтесь с кадровиком или юристом по трудовому праву.