Одно из самых популярных заблуждений среди кадровиков и руководителей — что за порядком в кадровой документации следит Гражданский кодекс РФ. На практике всё иначе: обязанность работодателя вести кадровый учёт и оформлять необходимые документы закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) и ряде подзаконных актов. В этой статье разберёмся, какие именно нормы ТК РФ обязывают работодателя, какой перечень документов считается обязательным, и какие штрафы грозят за отсутствие или нарушение кадрового делопроизводства.
Почему ГК РФ не регулирует кадровый учёт
Гражданский кодекс определяет общие начала гражданского законодательства, включая договорные отношения между организациями и между организацией и гражданином, но не регулирует трудовые отношения. Трудовые споры, документооборот, права и обязанности работников и работодателей выведены из сферы ГК РФ и подчинены отдельному закону — Трудовому кодексу РФ.
Ключевые статьи ТК РФ, обязывающие вести кадровую документацию
-
Статья 66 ТК РФ — «Трудовые книжки».
Обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, вносить записи о приёме, переводах, увольнении и награждениях. - Статья 67 ТК РФ — «Трудовой договор».
Устанавливает обязательность заключения письменного трудового договора не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. - Статья 68 ТК РФ, «Оформление приёма на работу».
Требует издавать приказ (распоряжение) о приёме на работу и знакомить с ним работника под роспись. - Статья 84.1 ТК РФ — «Общий порядок прекращения трудового договора».
Определяет, что при увольнении работодатель обязан выдать ряд документов (трудовую книжку, справку о заработке и др.). - Статья 91 ТК РФ — «Время отдыха».
Обязывает вести табель учёта рабочего времени (форма № T-12 или № T-13). - Статья 22 ТК РФ — «Обязанности работодателя».
Перечисляет обязанности работодателя, в т.ч. «вести кадровый учёт и обеспечивать хранение кадровых документов».
Исчерпывающий перечень обязательных кадровых документов
- Штатное расписание (форма № T-3, утверждается приказом руководителя)
- Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания)
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
- Трудовые книжки (и дубликаты трудовых книжек)
- Личные карточки работников (форма № T-2)
- Табель учёта рабочего времени (форма № T-12 или № T-13)
- Должностные инструкции (если предусмотрены штатным расписанием)
- Документы воинского учёта (военные билеты, приписные свидетельства)
- Полисы ДМС, если таковые предусмотрены коллективным договором
- Документы по охране труда (инструктажи, протоколы, акты)
Штрафы за отсутствие кадровых документов
За нарушения в кадровом делопроизводстве предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ, статья 5.27.1:
| Категория нарушителя | Минимальный штраф, ₽ | Максимальный штраф, ₽ |
|---|---|---|
| Должностное лицо | 5 000 | 10 000 |
| ИП без юр. лица | 5 000 | 10 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 | 100 000 |
В случае повторного нарушения суммы возрастают, а к юр. лицам может применяться приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Как организовать кадровый учёт без рисков: пошаговый алгоритм
- Составьте перечень обязательных документов, исходя из вашего штатного расписания и особенностей бизнеса.
- Разработайте шаблоны (приказы, соглашения, формуляры) на основе типовых форм, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ.
- Организуйте электронный и бумажный архив:
- Хранение кадровых документов — 75 лет после увольнения работника;
- Для воинского учёта — 50 лет;
- Сроки хранения приказов по личному составу — 5 лет.
- Проведите внутренний аудит (или пригласите внешнего HR-аудитора) хотя бы раз в год.
- Обучите персонал: HR-специалистов, бухгалтеров, руководителей подразделений.
- Наладьте систему напоминаний о продлении договоров, окончании испытательных сроков и медосмотров.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: «У нас есть устные договорённости, бумажный договор — формальность».
Решение: Устные договоры не освобождают от ответственности. Напротив, штраф за отсутствие письменного договора — от 50 000 ₽. - Ошибка: «Сотрудник отказался подписывать приказ».
Решение: Составьте акт отказа в присутствии двух свидетелей, приложите к личному делу. - Ошибка: «У нас микро-фирма, можно не вести табель».
Решение: Вести табель обязаны все без исключения, даже если в штате 1 человек.
Обязательное ведение кадровой документации регулируется не Гражданским, а Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. Отсутствие или нарушение требований ТК РФ чревато существенными штрафами для компании и её руководителей. Систематизируйте процессы, используйте проверенные шаблоны, регулярно проводите аудит — и ваш бизнес будет защищён от претензий Роструда.