Экспертная комиссия (ЭК) – совещательный орган, созданный в организации для
организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбору, формированию
описи дел и взаимодействию с архивными учреждениями. Ниже подробно рассмотрены
правовые основы, цели создания, состав комиссии, порядок назначения её членов,
их права и обязанности.

Правовое основание создания ЭК

Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе:

• Федерального закона от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Положения о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от № 293);
• Примерного положения об ЭК, утверждённого приказом Федерального архивного агентства
  от № 43 (регистрационный № 51357).

Цели и задачи ЭК

ЭК создаётся для обеспечения:

1. Методической и практической работы по экспертизе ценности документов;
2. Отбора дел для постоянного и временного хранения;
3. Подготовки и согласования описей дел, актов об утрате и повреждении документов;
4. Консультационной поддержки структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Состав экспертной комиссии

Состав ЭК определяется приказом руководителя организации и включает следующие позиции:

Председатель комиссии

• Назначается один из заместителей руководителя организации;
• Осуществляет руководство заседаниями, принимает решение при равенстве голосов.

Секретарь комиссии

• Ведёт делопроизводство комиссии (протоколы, рассылка материалов, учёт решений);
• Обеспечивает взаимодействие с архивом организации и с экспертно‑проверочными комиссиями (ЭПК).

Представители службы делопроизводства и архива

• Экспертные специалисты, знакомые с нормативными документами по хранению и комплектованию дел;
• Обеспечивают техническую часть экспертизы (подготовка описи, проверка соответствия требованиям ФЗ‑125).

Представители основных структурных подразделений организации

• Сотрудники, ответственные за формирование и ведение дел (например, бухгалтерия, юридический отдел, кадровая служба);
• Обеспечивают предоставление оригиналов документов и сведения о их содержании.

Представители государственного (муниципального) архива

• Назначаются по согласованию с эксперти‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения;
• Участвуют в согласовании описи дел, актов об утрате и иных вопросов, связанных с передачей материалов в архив.

Общее число членов комиссии обычно составляет от 5 до 9 человек, однако точный состав определяется приказом организации в зависимости от её размера и направлений деятельности.

Критерии отбора членов комиссии

Для эффективного функционирования ЭК члены подбираются по следующим признакам:

• Профессиональная квалификация – знание архивного законодательства, нормативных актов и методических рекомендаций;
• Опыт работы в делопроизводстве, архивном деле или смежных областях (например, юридическая, историческая, научно‑техническая экспертиза);
• Независимость и объективность – отсутствие конфликта интересов при оценке ценности документов;
• Готовность к совещательной работе – способность участвовать в заседаниях, принимать решения, вести диалог с другими подразделениями.

Права и полномочия членов комиссии

Согласно пункту 7 Примерного положения, ЭК имеет следующие права:

1. Давать рекомендации по номенклатурам дел и формированию описи;
2. Запрашивать у руководителей подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов;
3. Заслушивать руководителей о ходе подготовки документов к передаче в архив;
4. Приглашать консультантов и экспертов из научных и общественных организаций;
5. Отказывать в рассмотрении документов, подготовленных с нарушением правил архивного дела;
6. Информировать руководство организации о вопросах, находящихся в компетенции ЭК.

Обязанности членов комиссии

Ключевые обязанности включают:

• Участие в ежегодном отборе дел для хранения и уничтожения;
• Рассмотрение и согласование описей дел (постоянного, временного, по личному составу);
• Подготовка актов о выделении к уничтожению, утрате и неисправимом повреждении документов;
• Согласование проектов локальных нормативных актов и методических документов организации;
• Организация консультаций и методической помощи работникам организации.

Взаимодействие с экспертно‑проверочными комиссиями (ЭПК)

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, положения о ЭК согласовываются с:

• Экспертно‑проверочной комиссией Федерального государственного архива (для федеральных архивов);
• ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ (для государственных и муниципальных архивов).

Эти комиссии дают методические указания, проверяют соответствие описей дел нормативам и заверяют акты об утрате и повреждении.

Порядок проведения заседаний

Заседания ЭК проводятся по мере необходимости. Для их правомочности необходимо присутствие более половины членов комиссии (пункт 10). Решения принимаются большинством голосов; при равенстве голосов решающим является председатель (пункт 11). Протоколы всех заседаний оформляются секретарём комиссии.

Примерный список членов комиссии (таблица)

Экспертная комиссия по архиву – это ключевой механизм, позволяющий организациям правильно оценивать ценность создаваемой документации, формировать её архивные описи и поддерживать законность в сфере хранения и уничтожения документов. Состав комиссии формируется из представителей руководства, архивных специалистов, делопроизводителей, кадровой службы и, при необходимости, представителей внешних архивных учреждений. Чётко определённые права и обязанности членов комиссии обеспечивают прозрачный и эффективный процесс экспертизы, а взаимодействие с ЭПК гарантирует соответствие национальным нормативам.

Источники:

• Статья «Экспертная комиссия и определение ценности документов», ООО «ОРБ» (orbrm.ru).