Личное дело — это основной документ, который сопровождает каждого сотрудника УФСИН с момента поступления на службу и до увольнения․ С 30 марта 2026 года вступили в силу новые редакции приказов Минюста РФ и ФСИН, существенно меняющие порядок формирования, хранения и оцифровки личных дел․ В статье приведены официальные формы, детальные инструкции и чек-листы, которые помогут кадровому составу избежать штрафов и замечаний прокуратуры․
Нормативно-правовая база
- Приказ Минюста РФ № 278/2026 от «Об утверждении Положения о личном деле сотрудника уголовно-исполнительной системы»;
- Приказ ФСИН России № 150/2026 от «О внесении изменений в Инструкцию по кадровому делопроизводству»;
- Федеральный закон № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел» (гл․ 4․1, ст․ 37․1–37․5);
- ГОСТ Р 7․0․97-2024 «Электронные документы и архивы․ Форматы и метаданные»․
Ключевые изменения 2026 года
- Обязательная электронная копия личного дела с 1 июля 2026 г․
- Категории сотрудников, за которыми закрепляется единый цифровой профиль (в т․ч․ внешние совместители)․
- Новые формы контроля: ежеквартальные сверки с ПФР, ФНС и Роспатриотцентром․
Структура личного дела
Раздел I․ Личные сведения
- Форма 1-ЛС «Лист личного состава» (новая редакция 2026);
- Паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- Фото 3×4 (матовая бумага, цифровой оригинал 600 dpi);
- Копия трудовой книжки + сведения о трудовом стаже в формате XML (обменный файл «СТАЖ-ФСИН»)․
Раздел II․ Документы о прохождении службы
- Приказ о зачислении в кадры (форма К-1/2026);
- Служебный контракт (двусторонняя печать на защищённом бланке серии «ФС»);
- Личный шифр (QR-код + RFID-метка);
- Лицензия на оружие (копия + электронная отметка в реестре)․
Раздел III․ Квалификация и обучение
- Дипломы, удостоверения, сертификаты (скан 300 dpi, подпись ЭЦП кадровой службы);
- План ГПД (годовой план профессионального развития) в формате XLSX;
- Ведомость о прохождении курсов повышения квалификации (автоматическая выгрузка из портала «Анкор-ФСИН»)․
Раздел IV․ Дисциплинарные и поощрительные меры
- Приказы о поощрении (форма П-23);
- Взыскания (форма В-17, срок хранения — 75 лет);
- Объяснительные записки (прилагаются в оригинале, скан + ЭЦП);
- Справка о снятии дисциплинарного взыскания․
Раздел V․ Сведения о доходах и имуществе
- Декларация за отчётный год (форма 6-НДФЛ + XML-файл);
- Сведения о недвижимости, транспорте, счетах в банках (автоматическая загрузка из ГИС ГМУ);
- Акт проверки декларации (ФСИН-СК, подпись цифровой подписью)․
Порядок формирования и ведения
Этапы создания личного дела
- Подготовка (1–2 дня): сбор оригиналов документов, проверка в ЕСИА․
- Оцифровка (1 день): сканирование, проверка контрольных сумм (SHA-256), загрузка в СЭД «Кадр-ФСИН»․
- Классификация и индексирование: присвоение UUID, заполнение метаданных (ГОСТ 7․0․97)․
- Проверка и подписание: ЭЦП начальника УКД, печать «Личное дело» (голограмма серии «ЛД-2026»)․
Ответственные лица
| Должность | Обязанности | Сроки |
|---|---|---|
| Инспектор УКД | Комплектование, первичная проверка | 3 раб․ дня |
| Специалист ИТ | Оцифровка, загрузка в СЭД | 1 раб․ день |
| Начальник УКД | Подписание, архивное хранение | 1 раб․ день |
Электронное личное дело (ЭЛД)
С 1 июля 2026 г․ вводится обязательный электронный личный профиль каждого сотрудника․ Требования:
- Формат PDF/A-2b (архивный долгосрочный);
- ЭЦП по ГОСТ Р 34․10-2018;
- Хранение в защищённом облаке ФСИН (ISO/IEC 27001:2019);
- Ежедневное резервное копирование в Госхранилище данных (Мосдатацентр-ФСИН)․
Идентификация и доступ
Доступ к ЭЛД осуществляется:
- через портал kadry․fsinsudrf;ru (ЕСИА + СКЗ-КЭП);
- через мобильное приложение «Кадр-ФСИН» (Face-ID + СКЗ-КЭП);
- в офлайн-режиме через USB-токен Rutoken ECP 3․0․
Контрольные проверки и отчётность
Плановые проверки
| Период | Вид проверки | Орган |
|---|---|---|
| Квартал | Сверка с ПФР | ФСИН-ЦКК |
| Полугодие | Аудит ФНС | УФНС по г․ Москва |
| Год | Прокурорская проверка | Генпрокуратура РФ |
Чек-лист кадровика на 2026 год
- ✓ Сверка номеров СНИЛС и ИНН с ЕГР ЗАГС․
- ✓ Проверка сроков действия медицинских книжек (не реже 1 раза в год)․
- ✓ Внесение данных о прохождении ГТО (новое поле в 1-ЛС)․
- ✓ Подтверждение отсутствия двойного гражданства (запрос в МИД РФ)․
- ✓ Загрузка сведений о наличии иностранных счетов в ЦБ РФ (форма 0406002)․
Ответственность за нарушения
В 2026 году штрафы ужесточены:
- 5 000–10 000 ₽ — за отсутствие электронной копии;
- 10 000–20 000 ₽ — за недостоверные данные в декларации;
- До 50 000 ₽ — за утерю оригинала личного дела;
- Уголовная статья 285 УК РФ — при фальсификации (до 4 лет лишения свободы)․
Практические советы кадровой службе
- Шаблоны и формы: скачайте актуальные бланки в разделе «Документы» на fsin․gov․ru․
- Интеграция 1С-Кадры ФСИН: автоматизируйте заполнение форм К-1, П-23, В-17․
- Облако «ФСИН-Диск»: пользуйтесь защищённой папкой для резервных копий․
- Обучение: проходите ежеквартальные вебинары ФСИН-УЦ (расписание на 2026 г․ опубликовано 4 апреля)․
Контакты и справочные ресурсы
Горячая линия ФСИН-ЦКК: ###-###-#### (круглосуточно)․
Электронная почта: ukd@fsin․gov․ru
Техподдержка СЭД «Кадр-ФСИН»: support@kadry․fsinsudrf․ru
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли хранить личное дело только в электронном виде?
Ответ: Нет, бумажный оригинал обязателен․ Электронная копия — дополнительный архивный экземпляр․ - Вопрос: Как восстановить личное дело при утере?
Ответ: Необходимо составить акт о несоответствии, направить запросы в ПФР, МВД, ФНС, восстановить копии через суд․ - Вопрос: Нужно ли нотариально заверять копии документов?
Ответ: Нет, достаточно скана с ЭЦП кадровика и начальника УКД․
Обновлено по состоянию на 4 июля 2026 года․ При цитировании указывайте актуальную дату и ссылку на официальные источники ФСИН России․