Внимание! Личная карточка, это не «прихоть» кадровика‚ а обязательный документ‚ предусмотренный Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. Ниже — подробная инструкция‚ которая поможет избежать штрафов от ГИТ и споров с проверяющими.
Почему вообще нужна личная карточка?
Основа — статья 66 ТК РФ‚ а также приказ Минтруда № 320н от ‚ который утвердил «утверждённую форму»:
- ТК РФ‚ ст. 66 ч. 4: «Работодатель обязан вести учёт работников в форме личных карточек…»
- Приказ Минтруда № 320н: ввёл единую форму № Т-2 взамен устаревшей № Т-2 (утв. Госкомстатом).
Карточка нужна для:
- Фиксации всех изменений (переводы‚ поощрения‚ отпуска‚ командировки).
- Оперативного предоставления данных для Роструда‚ ПФР‚ ФНС и прочих ведомств.
- Контроля стажа и квалификации при допуске к работам повышенной опасности.
Когда и кем заполняется?
Сроки
- В течение 3 рабочих дней после издания приказа о приёме на работу кадровый специалист:
- создаёт карточку;
- заполняет разделы 1–3;
- передаёт на подпись руководителю кадровой службы.
- В течение 5 рабочих дней сотрудник обязан предоставить недостающие копии документов (СНИЛС‚ ИНН‚ военный билет и т.д.).
Кто отвечает?
| Должность | Что делает |
|---|---|
| Кадровый специалист / HR-генералист | Вносит корректные данные‚ следит за своевременным обновлением |
| Бухгалтерия (по согласованию) | Проверяет ИНН‚ СНИЛС‚ детские вычеты |
| Руководитель структурного подразделения | Подтверждает фактическое место работы сотрудника |
Структура новой формы № Т-2
Форма состоит из 9 разделов. Ниже, краткий «чек-лист»‚ что и куда писать.
Раздел 1. Общие сведения
- ФИО полностью‚ дата рождения‚ пол.
- Паспорт: серия/номер‚ кем и когда выдан.
- Адрес регистрации и фактическое место жительства (разные строки!).
Раздел 2. Сведения о приёме на работу
- Дата приказа и его номер.
- Наименование подразделения‚ должность‚ тарифный разряд/оклад.
- Условия труда (например‚ «вредные условия — 3.1 класс»).
Раздел 3. Сведения о воинском учёте
Только для военнообязанных: категория запаса‚ ВУС‚ номер и дата билета.
Раздел 4. Сведения об образовании и профессии
- Последнее образование (диплом: серия/номер‚ наименование ВУЗа‚ год окончания).
- Специальность по диплому и фактически исполняемая.
- Курсы повышения квалификации (если есть).
Раздел 5. Сведения о страховом свидетельстве
СНИЛС и ИНН. Проверяем по базам ПФР и ФНС‚ чтобы не было «зависших» дублей.
Раздел 6. Сведения о семье
- Супруг(а): ФИО‚ дата рождения.
- Дети: ФИО‚ дата рождения‚ очередь рождения.
- Подтверждаем копиями свидетельств о рождении.
Раздел 7. Прохождение обязательных медосмотров
Дата последнего медосмотра‚ наименование медучреждения‚ диагноз «годен/не годен».
Раздел 8. Награды‚ поощрения и дисциплинарные взыскания
Каждый факт фиксируем приказом: дата‚ номер‚ краткое содержание. Важно: взыскания храним 1 год со дня истечения срока‚ а поощрения — бессрочно.
Раздел 9. Дополнительные сведения
Любая информация‚ не вошедшая в предыдущие разделы: наличие допуска к гос. тайне‚ владение иностранными языками‚ водительское удостоверение категории «С» и т.д.
Ошибки‚ за которые штрафуют
| Ошибка | Размер штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Как исправить |
|---|---|---|
| Отсутствует подпись сотрудника в строке «Ознакомлен» | от 1 000 до 5 000 ₽ на должностное лицо | Подписать лично или заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) при ведении в электронном виде |
| Внесены личные данные без согласия (СНИЛС‚ адрес) | от 15 000 до 75 000 ₽ (ст. 13.11 КоАП РФ) | Получить письменное согласие на обработку персональных данных |
| Карточка хранится в открытом доступе | от 5 000 до 10 000 ₽ | Запираем в сейф с ограниченным доступом |
Электронные личные карточки: законно ли?
Да‚ если соблюдены 3 условия:
- Есть локальный акт о переходе на электронный кадровый документооборот (утвержден приказом руководителя).
- Используется система‚ соответствующая требованиям постановления Правительства РФ № 1521 от (электронная подпись‚ резервное копирование‚ защита от несанкционированного доступа).
- Сотрудник подписал электронное согласие на обработку персональных данных.
Сроки хранения и уничтожение
- Не менее 75 лет — базовый срок по перечню типовых управленческих документов (утв. Росархивом 2020 г.).
- По госслужбе, 50 лет со дня увольнения.
- После истечения срока — уничтожение актом по форме № Т-2-а. Важно: уничтожение проводится комиссией не менее 3 человек‚ составляется акт в двух экземплярах.
Чек-лист для кадровика
- Карточка создана в течение 3 дней после приказа о приёме.
- Все разделы заполнены‚ подписи стоят.
- Скан-копии документов прикреплены к электронной трудовой книжке (если используете ЕТК).
- Карточка отнесена к категории «Конфиденциально» и хранится в ограниченном доступе.
- Раз в год проводится инвентаризация личных карточек: акт по форме № Т-2-инв.
Ответы на самые популярные вопросы
Вопрос 1: Нужна ли карточка совместителю?
Ответ: Да. Даже если сотрудник работает на 0‚25 ставки‚ карточка оформляется отдельно по каждому трудовому договору.
Вопрос 2: Можно ли использовать форму № Т-2 в Excel?
Ответ: Можно‚ но только если локальный акт разрешает электронный формат и Excel-файл защищён криптографически (подпись УКЭП).
Вопрос 3: Как быть с иностранцами?
Ответ: В разделе 1 указываем данные загранпаспорта‚ в разделе 5 — миграционный учёт (номер и дату разрешения на работу). Медосмотр обязателен в любом случае.
Личная карточка, это «мини-трудовая книжка» без обложки. Правильно оформленная‚ она защищает компанию от штрафов‚ а сотрудника, от недовольства проверяющих. Отнеситесь к документу внимательно: внесите сведения своевременно‚ храните безопасно и уничтожайте только по истечении 75 лет.
Обновлено 15 июля 2024 года. При копировании материала ссылка на источник обязательна.