04 июля 2026 г․ — экспертиза ценности архивных документов остаётся ключевым инструментом формирования Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)․ Ниже приведён систематизированный обзор действующих методических рекомендаций, утверждённых Федеральным архивным агентством (Росархив) и согласованных Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК)  ‑3 декабря 2014 года․

Нормативно-методическая база

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 6 – порядок включения документов в состав АФ РФ)․
• Приказы и методические письма Росархива, в частности:
  • Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» (М․, Росархив, ВНИИДАД, 2014)․
  • Методические рекомендации по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ (утверждены Росархивом, последняя редакция – 2025)․

Круг документов, подлежащих экспертизе

Категории документов, для которых обязательна экспертиза ценности:

1. Документы по личному составу (ордерные книги, личные карточки, служебные характеристики, приказы о приёме/увольнении)․
2. Документы личного происхождения (дневники, переписка, рукописи, фотографии, наградные материалы)․
3. Электронные архивные документы (базы данных, электронные кадровые досье, электронно-цифровые подписи)․
4. Документы органов государственной власти и местного самоуправления, содержащие сведения о деятельности учреждений и гражданах․

Принципы экспертизы ценности

Критерии отбора в состав АФ РФ

Обязательные критерии

• Уникальность – документ является единственным источником сведений․
• Авентность – отражает важные вехи в истории государства, организации, личности․
• Постоянная научная и культурная ценность – свидетельствует о значимых процессах, событиях, деятельности․

Дополнительные критерии

• Авторитет источника (должность, значимость лица-автора)․
• Полнота комплекта документов по теме/событию․
• Качество источника (сохранность, достоверность, юридическая значимость)․

Этапы проведения экспертизы

1. Подготовительный
   • Изучение учётно-архивной документации, номенклатуры дел․
   • Формирование экспертной комиссии (не менее 3 человек, включая архивиста и специалиста по теме)․
2. Аналитический
   • Изучение содержания дел, установление дат, контекста, уникальности․
   • Применение критериев ценности (см․ разд․ 3–4)․
3. Оценочный
   • Отнесение дел к категориям:
     • На постоянное хранение (в АФ РФ)․
     • На временное хранение (срок определяется Перечнем типовых управленческих документов)․
     • На уничтожение (дела с истёкшими сроками, не имеющие ценности)․
4. Оформление результатов
   • Экспертная комиссия составляет протокол экспертизы ценности․
   • Одновременно оформляются:
     • Акт о выделении дел к постоянному хранению․
     • Акт о выделении дел к уничтожению (с приложением формы 1-Т)․
   • На основании протокола готовится представление в государственный или муниципальный архив․

Процедура передачи документов в государственный архив

1. Утверждение результатов экспертизы руководителем организации․
2. Согласование с государственным архивом сроков и объёмов передачи․
3. Составление описи документов постоянного хранения (форма 1-Ф)․
4. Подписание акта приёма-передачи (форма 3-Ф)․
5. Перевод информации в банк данных «Архивы России» (для электронных документов)․

Ответственность за нарушение порядка экспертизы

Согласно КоАП РФ (ст․ 13․20), нарушение порядка отбора, хранения или уничтожения архивных документов влечёт:

• Административный штраф на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб․
• Штраф на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб․
• В случае причинения значительного ущерба — уголовная ответственность по ст․ 293 УК РФ․

Новые тренды и обновления 2025–2026

• Цифровизация экспертизы: с 2025 года вводится электронный модуль «ЭЦ-Онлайн» в портале «Архивы России», позволяющий формировать и согласовывать экспертные акты в режиме реального времени․
• Облачные хранилища: рекомендации 2026 г․ допускают размещение электронных копий документов в аккредитованных облачных сервисах при условии соответствия требованиям ГОСТ Р ISO 16175․
• Межгосударственный обмен: расширены критерии отбора документов, связанных с участием РФ в международных организациях (СНГ, БРИКС, ШОС)․

Практические советы архивисту

Совет 1: Начинайте экспертизу не менее чем за 6 месяцев до истечения текущего срока хранения․
Совет 2: Для документов личного происхождения обязательно проводите опрос внешних экспертов (историков, краеведов)․
Совет 3: Создайте внутреннюю электронную картотеку с ключевыми словами: Ф․И․О․, даты, события․ Это упростит повторную экспертизу через 15 лет․
Совет 4: Используйте сервис «Архив-РФ» API для автоматического заполнения форм описей и актов․

Проведение экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации, это не просто формальность, а стратегическое управление информационным наследием страны․ Своевременное и квалифицированное применение методических рекомендаций Росархива обеспечит:

• Сохранность уникальных свидетельств истории государства и общества․
• Рациональное использование ресурсов архивов и организаций-документообразователей․
• Соблюдение законодательства и предотвращение рисков административной и уголовной ответственности․

Полезные ссылки:
Официальный портал «Архивы России»
Электронная приёмная Росархива