Утверждено приказом Минюста РФ от № 20

Общие положения

Начальник канцелярии следственного изолятора (далее — СИЗО) является руководителем структурного подразделения, осуществляющего документооборот, регистрацию, учет и хранение служебной документации в соответствии с требованиями уголовно-исполнительной системы РФ.

Начальник канцелярии назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника СИЗО по согласованию с вышестоящим органом ФСИН России.

В своей деятельности начальник канцелярии подчиняется непосредственно начальнику СИЗО, а также руководствуется:

• Федеральным законом № 5474-1 «О порядке содержания под стражей»;
• «Положением о следственном изоляторе уголовно-исполнительной системы» (Приложение № 1 к приказу Минюста РФ от № 20);
• Инструкциями и приказами ГУФСИН России, руководящими документами ФСИН;
• Настоящей должностной инструкцией.

Основные задачи и функции

Управление канцелярией

• Организует работу канцелярии, обеспечивая бесперебойное и качественное документооборотное обслуживание всех подразделений СИЗО;
• Руководит работниками канцелярии, распределяет обязанности, контролирует выполнение нормативных сроков и качества документов;
• Планирует кадровый состав, готовит представления о поощрении или дисциплинарной ответственности подчинённых.

Документооборот и контроль исполнения

• Регистрирует и контролирует поступление и отправку всех видов документации (входящие/исходящие письма, приказы, распоряжения, рапорта, материалы следствия);
• Ведёт книгу входящих и исходящих документов, карточки-учёты, электронные реестры;
• Обеспечивает соблюдение сроков исполнения поручений, ведёт журнал контроля и отчёт об исполнении;
• Информирует начальника СИЗО о нарушениях ответственными лицами в ведении документации и сроках исполнения.

Архивное и регистрационное обеспечение

• Организует формирование, ведение и хранение архивных фондов СИЗО;
• Обеспечивает порядок использования грифов ограничения доступа, шифров;
• Контролирует правильность оформления личных дел арестантов, в т.ч. медицинских карт, материалов следствия и судебных актов;
• Готовит документы к передаче в государственный архив по истечении установленных сроков хранения.

Взаимодействие со следствием и судом

• Координирует приём и выдачу следственных материалов, обеспечивает своевременное оформление сопроводительных документов;
• Организует взаимодействие с прокуратурой, следственными органами, судебными приставами и адвокатами по вопросам движения документов;
• Обеспечивает конфиденциальность и безопасность документов, содержащих сведения о подследственных и осуждённых.

Права и ответственность

Права начальника канцелярии

1. Давать обязательные для исполнения распоряжения подчинённым сотрудникам канцелярии;
2. Участвовать в совещаниях, касающихся организации документооборота и режима СИЗО;
3. Вносить предложения руководству СИЗО по совершенствованию канцелярской работы;
4. Запрашивать у подразделений СИЗО необходимые сведения и документы для исполнения служебных задач;
5. Подписывать документы в пределах своей компетенции, использовать печать канцелярии.

Ответственность

Начальник канцелярии ответственен:

• За надлежащее ведение документооборота, соблюдение сроков и требований к оформлению;
• За сохранность служебной документации, соблюдение режима секретности;
• За нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка СИЗО, действующих нормативных актов;
• В случае утраты или разглашения секретных материалов — в соответствии с законодательством РФ.

Взаимоотношения

Временное замещение

На время отсутствия начальника канцелярии (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель начальника канцелярии, назначаемый приказом начальника СИЗО.

При отсутствии заместителя — начальник канцелярии назначает лицо из числа опытных инспекторов по делопроизводству по согласованию с начальником СИЗО.

Лицо, временно исполняющее обязанности начальника канцелярии, приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных функций.

Оценка эффективности

Результаты деятельности начальника канцелярии оцениваются по следующим критериям:

1. Отсутствие просроченных и неисполненных документов;
2. Своевременность и полнота регистрации документов;
3. Качество ведения электронных и бумажных реестров;
4. Отсутствие фактов утраты или разглашения служебной информации;
5. Уровень дисциплины в коллективе подразделения.

Начальник канцелярии СИЗО играет ключевую роль в обеспечении правопорядка и безопасности документооборота уголовно-исполнительной системы. Его профессионализм, внимательность к деталям и строгое соблюдение нормативных требований — залог успешного функционирования всего следственного изолятора.

Должностная инструкция действительна с . Вносимые изменения утверждаются приказом начальника СИЗО и доводятся до сведения персонала под роспись.