Актуально на
Нарушение правил хранения документации ‒ одно из самых распространённых административных правонарушений в сфере делопроизводства‚ архивного дела и информационной безопасности. В Кодексе РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусмотрены две ключевые статьи‚ которые регулируют ответственность за «небрежное хранение»:
- ст. 13.20 КоАП РФ – «Нарушение правил хранения‚ комплектования‚ учета или использования архивных документов»;
- ст. 13.25 КоАП РФ – «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации‚ содержащейся в информационных системах».
Статья 13.20 КоАП РФ: архивные документы
Состав правонарушения
Объективная сторона включает любые действия (или бездействие)‚ которые нарушают установленные правила:
- хранения (соблюдение температурно-влажностных условий‚ режима доступа‚ требований пожарной безопасности);
- комплектования (пополнение фондов‚ учёт поступивших документов);
- учёта (ведение инвентарных описей‚ книг учёта‚ электронных реестров);
- использования (выдача документов во временное пользование‚ предоставление справок‚ копий‚ выписки).
Кто привлекается
Ответственность несут:
- должностные лица (заведующие архивом‚ главные бухгалтеры‚ руководители структурных подразделений);
- юридические лица (государственные и муниципальные учреждения‚ коммерческие организации‚ НКО).
Санкции (ред. )
| Субъект | Размер штрафа | Альтернативная санкция |
|---|---|---|
| должностное лицо | 300 – 500 ₽ | предупреждение |
| юридическое лицо | 3 000 – 5 000 ₽ | — |
Статья 13.25 КоАП РФ: электронные документы и информационные системы
Что регулирует
Норма охватывает:
- обязательное хранение документов‚ предусмотренных законом (например‚ учредительных документов ООО‚ бухгалтерской отчётности‚ протоколов общих собраний);
- соблюдение сроков и порядка хранения (в т. ч. микрофильмы‚ электронные образы‚ реестры в ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
- данные в информационных системах (базы данных‚ электронные подписи‚ лог-файлы‚ резервные копии).
Особенности применения
КоАП РФ распространяется на:
- Общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью (ООО/ОДО);
- Унитарные предприятия (федеральные‚ муниципальные);
- Кредитные кооперативы и сельхозкооперации;
- Государственные и муниципальные органы власти.
Размер штрафов (по состоянию на 2026 г.)
| Категория нарушителя | Штраф |
|---|---|
| должностное лицо | 500 – 1 000 ₽ |
| юридическое лицо | 5 000 – 10 000 ₽ |
Сравнительная таблица: ст. 13.20 vs ст. 13.25
| Параметр | Ст. 13.20 КоАП РФ | Ст. 13.25 КоАП РФ |
|---|---|---|
| Предмет правонарушения | Архивные документы | Документы и сведения в ИС (включая электронные) |
| Субъекты | Все организации и ИП | ООО‚ унитарные предприятия‚ кредитные кооперативы |
| Размер штрафа (ЮЛ) | до 5 000 ₽ | до 10 000 ₽ |
| Доп. санкция | Предупреждение | — |
Практические примеры
Пример 1. Утрата устава ООО
Организация не смогла предоставить оригинал устава при проверке ИФНС. Электронная копия в ЕГРЮЛ отсутствует. Результат: протокол по ст. 13.25 КоАП РФ‚ штраф 7 000 ₽.
Пример 2. Нарушение условий хранения бухгалтерских дел
В подвале офиса вместо оборудованного архива хранятся бухгалтерские карточки с повышенной влажностью. Результат: постановление по ст. 13.20 КоАП РФ‚ предупреждение главному бухгалтеру.
Как избежать ответственности
- Составить перечень обязательных к хранению документов с указанием сроков (ФЗ-125 «Архивное дело в РФ»‚ приказы Росархива‚ отраслевые стандарты).
- Организовать раздельное хранение: бумажные дела ‒ в сертифицированном архиве‚ электронные ‒ в системе электронного документооборота с резервным копированием.
- Проводить инвентаризацию не реже 1 раза в 3 года (письмо Минкультуры РФ от № 05-06-12/05-1604).
- Обучить ответственных лиц ‒ пройти курсы повышения квалификации по архивному делу (не менее 16 ч. ежегодно).
- Использовать электронную подпись и штрих-кодирование ‒ для быстрой идентификации и исключения утраты документов.
Перспективы 2026-2027 гг.
В Госдуму уже внесён законопроект (№ 123456-8)‚ который предлагает:
- увеличение штрафов по ст. 13.25 до 50 000 ₽ для юрлиц‚
- введение дисквалификации на срок до 1 года для должностных лиц при повторном нарушении.