Дата актуализации:

Содержание

1. Что такое номенклатурные дела в УИС
2. Нормативная база
3. Разработка номенклатуры дел
4. Формирование номенклатурных дел
5. Оформление и подготовка к архивному хранению
6. Приём-передача при смене руководителя
7. Практическая справка

Что такое номенклатурные дела в УИС

Номенклатурные дела, это систематизированные совокупности документов, сгруппированные по единому признаку (виду, тематике, источнику поступления) и оформленные в установленном порядке для текущего и архивного хранения.

С помощью номенклатуры дел в ФСИН России решаются ключевые задачи:

• фиксация индексов дел для регистрации документов;
• первый этап экспертизы ценности документов;
• создание справочного аппарата для оперативного поиска информации;
• обеспечение преемственности делопроизводства при смене руководства.

Нормативная база

Разработка номенклатуры дел

Основания для составления

• положение о территориальном органе ФСИН России;
• устав учреждения (непосредственно подчинённого ФСИН или подведомственного территориальному органу);
• положения о структурных подразделениях;
• номенклатура дел за предшествующие годы;
• перечень документов, фактически образующихся в процессе деятельности.

Структура номенклатуры

Документ состоит из следующих граф:

1. № п/п
2. Индекс дела
3. Заголовок дела (во множественном числе)
4. Срок хранения
5. Примечание

Пример записи:

 15 | 05-04-12 | Приказы по основной деятельности | Постоянно | См. примечание

Формирование номенклатурных дел

Общий порядок

В структурных подразделениях Службы делопроизводства:

1. группируют исполненные документы в соответствии с утверждённой номенклатурой;
2. систематизируют документы внутри дела (хронологически или по другому признаку);
3. составляют описи внутреннего дела;
4. наборами передают дела в управление делами ФСИН.

Особые случаи

• Копии законодательных актов формируются отдельными делами по хронологии в зависимости от вида документов.
• Документы коллегии территориального органа ФСИН группируются в два дела:
  • проекты решений и материалы заседаний;
  • протоколы и итоговые решения.

Оформление и подготовка к архивному хранению

Кто отвечает

Управление делами ФСИН России совместно со структурными подразделениями после завершения календарного года обеспечивает:

• сверку наличия и состояния документов;
• укомплектование недостающими материалами;
• составление описи дел и актов о выделении к уничтожению;
• оформление внутренних описей и титульных листов;
• упаковку в стандартные архивные коробки.

Требования к заголовкам дел с перепиской

В заголовке обязательно указать:

• с кем ведётся переписка;
• по какому вопросу (вопросам) она ведёться.

Пример: «Переписка с территориальными управлениями ФСИН России по вопросам материально-технического обеспечения».

Приём-передача при смене руководителя

Согласно Приказу ФСИН № 463:

1. Создаётся комиссия.
2. Оформляется акт приёма-передачи дел.
3. Акт утверждается руководителем вышестоящего органа УИС (или лицом, временно исполняющим его обязанности).

Важно: процедура касается всех уровней, от ФКУ ИК до Главных управлений ФСИН.

Практическая справка

Полезные ссылки

• Официальный сайт ФСИН России
• База НПА (Гарант, Консультант+)

Чек-лист ответственного за делопроизводство

1. Утвердить номенклатуру дел до 1 декабря текущего года.
2. Разместить внутренние инструкции на сайте/ЛСВ.
3. Ежеквартально проверять правильность формирования дел.
4. До 1 апреля следующего года подать дела на экспертизу ценности.
5. После утверждения акта выделить дела к постоянному или временному хранению.

Контакты для справок: управление делами ФСИН России, тел. +7 (495)  ‑32-14-16 (доб. 2507)

© 2026 Служба делопроизводства ФСИН России. Все права защищены.