Цель статьи – дать полное представление о том, что представляет собой акт о необнаружении документов, когда и почему он составляется, какие нормативные акты регулируют его оформление, а также предоставить готовые образцы и рекомендации по заполнению.
Правовое основание
Оформление акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, регламентировано следующими нормативными актами:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от № 77).
- Положение о порядке организации и ведения архивного дела в государственных и муниципальных архивах (п. 2.11.5 Правил).
- Приказ Минкультуры России от № ?? (редакция от ) – «Об утверждении формы акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны».
- Региональные нормативные акты (например, постановление губернатора Ленинградской области от № 4‑пг).
Эти документы определяют когда необходимо составлять акт, какой набор реквизитов обязателен и каким образом документ фиксируется в архивных журналах.
Когда составляется акт?
- При проведении инвентаризации архивного фонда, если обнаружено отсутствие дел постоянного хранения.
- После завершения всех мероприятий по поиску (розыск) документов, включая проверку в смежных подразделениях, у сторонних контрагентов и в электронных системах.
- В случае, когда документ был утратён в результате стихийного бедствия, пожара, наводнения, а также в результате несоблюдения сроков хранения.
- При проведении проверок органов государственного контроля (Росохраннадзор, прокуратура и др;).
Содержание акта
Согласно нормативным требованиям акт должен включать следующие обязательные реквизиты (см. Приложение N 21 к Правилам):
| № п/п | Наименование реквизита | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Наименование организации | Полное официальное название (например, «Государственное архивное учреждение «Городской архив»») |
| 2 | Наименование фонда | Указывается название архивного фонда (например, «Фонд 123/2024») |
| 3 | Номер акта | Уникальный номер в журнале актов (например, № 12 от ) |
| 4 | Дата составления | Точная дата (ДД.ММ.ГГГГ) |
| 5 | Перечень недостающих документов | Полные наименования, даты, номера дел, единиц хранения |
| 6 | Описание проведённых поисков | Кратко о том, какие меры предпринимались (проверка в офисе, запросы в другие архивы, поиск в электронных системах) |
| 8 | Подписи | Подпись руководителя организации, подпись архивного сотрудника‑ответственного |
| 9 | Расшифровка подписи | ФИО, должность |
Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (MS‑Word, LibreOffice) и адаптировать под свою организацию.
<h1 style="text-align:center;">АКТ О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ</h1> <p><b>Наименование организации:</b> ____________________________________________</p> <p><b>Наименование фонда (архивного фонда):</b> ________________________________</p> <p><b>Номер акта:</b> ____________</p> <p><b>Дата составления:</b> __.__.____</p> <h2>1. Перечень недостающих дел</h2> <ol> <li>Документ: _________________________________; № дела: __________; Дата создания: __.__.____; Единица хранения: _________</li> <li>Документ: _________________________________; № дела: __________; Дата создания: __.__.____; Единица хранения: _________</li> <!-- При необходимости добавить новые пункты --> </ol> <h2>2. Описание проведённых мероприятий по розыску</h2> <p>За период с __.__.____ по __.__.____ проведены следующие действия:</p> <ul> <li>Проверка архивных шкафов и ящиков в помещении № ___;</li> <li>Запрос в центральный фонд архивов (№ ____) – ответ: «Документы не найдены»;</li> <li>Поиск в электронных системах документооборота (ЭДО) – результаты отрицательные;</li> <li>Обращение к бывшим сотрудникам организации – информация получена, но документы не обнаружены.</li> </ul> <p>На основании проведённого поиска установлено, что все возможные пути розыска документов исчерпаны, и указанные выше документы признаны <b>необнаруженными</b>.</p> <p style="margin-top:40px;">______________________________<br/> <b>Подпись руководителя организации</b><br/> Ф.И.О., должность<br/> <small>(расшифровка подписи)</small></p> <p style="margin-top:20px;">______________________________<br/> <b>Подпись ответственного архивного сотрудника</b><br/> Ф.И.О., должность<br/> <small>(расшифровка подписи)</small></p>
Пошаговая инструкция по заполнению акта
- Подготовка исходных данных. Сформируйте перечень недостающих дел из реестра фонда, уточните их номера, даты, единицы хранения.
- Проведение розыска. Осуществите поиск в:
- физических хранилищах (шкафы, ящики, полки);
- смежных подразделениях и филиалах;
- электронных системах (ЭДО, скан-архивы);
- у контрагентов и бывших сотрудников.
Зафиксируйте каждое действие в журнале поиска (дата, ответственный, результат).
- Составление акта. Перенесите полученную информацию в шаблон. Обязательно проверьте:
- полноту реквизитов;
- корректность дат и номеров;
- отсутствие орфографических ошибок.
- Подписание. Акты подписывают:
- руководитель организации (или его уполномоченный);
- ответственный за хранение архивного фонда (архивный сотрудник).
В подписи указываются Ф.И.О., должность и расшифровка подписи.
- Регистрация в журнале актов. После подписания акт вносится в журнал актов о необнаружении документов, где фиксируется его номер и дата.
- Хранение. Оригинал акта помещается в папку «Документы, подлежащие уничтожению/необнаруженные», а копия – в журнале архивного фонда.
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи документ считается недействительным.
- Неполный перечень проведённых мероприятий. Нужно документировать каждый шаг розыска, иначе акт может быть оспорен проверяющими.
- Путаница в нумерации дел. Рекомендуется использовать оригинальные номера дел из реестра, а не «своё» обозначение.
- Неуказание даты завершения розыска. Дата должна соответствовать последнему дню поисковых мероприятий.
- Отсутствие ссылки на нормативный акт. В тексте заключения указывайте, что акт составлен в соответствии с пунктом 2.11.5 Правил организации хранения и Приказом Росархива № 77 от .
Где скачать официальные формы?
Официальные образцы доступны для бесплатного скачивания в следующих источниках:
- Сайт Росархива – раздел «Документы и формы» (форма в RTF и XLSX).
- Портал Контур.Норматив – актуальная редакция формы (последнее обновление ).
- Официальный портал государственных услуг (Госуслуги) – раздел «Документы для архивов».
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, является ключевым документом, фиксирующим факт утраты и подтверждающим, что организация выполнила все требуемые процедуры поиска. Правильное оформление акта защищает организацию от возможных юридических последствий и обеспечивает прозрачность работы архивного фонда.
Следуя приведённым рекомендациям и используя готовый шаблон, вы сможете быстро и без ошибок подготовить необходимый акт, соответствующий всем действующим нормативным требованиям.
Дата публикации статьи: 12:38:25