Краткое содержание
Для чего нужен приказ. Приказ о создании экспертной комиссии — это обязательный первый шаг, без которого процедура уничтожения документов будет считаться незаконной.
Когда понадобится: по истечении установленных сроков хранения или при ликвидации организации.
Кто издаёт: руководитель (директор, ректор, индивидуальный предприниматель).
Сколько людей в комиссии: обычно от 3 до 5 человек из числа штатных сотрудников.
Какие документы оформляются после приказа: протокол заседания, акт об уничтожении, накладная на передачу специализированной фирме (если утилизация происходит не самостоятельно).
Нормативная база
- Федеральный закон от № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».
- Приказ Росархива от № 43 «О примерном положении об экспертной комиссии организации».
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Уничтожение документов».
Структура приказа
- Шапка: логотип/реквизиты организации, номер и дата приказа.
- Титул: «О создании экспертной комиссии по уничтожению документов».
- Основание: ссылка на нормативный акт или первичный документ (например, «В связи с истечением сроков хранения…»).
- Персональный состав комиссии: ФИО, должность, подразделение.
- Права и задачи комиссии: провести экспертизу ценности, составить акт, контролировать уничтожение.
- Сроки исполнения: дата начала и завершения работ.
- Подписи: руководителя и главного бухгалтера (при необходимости).
Образец приказа (заполненный)
ООО «СтройИнвестПроект» ИНН 7708123456, ОГРН 1157746123456, 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10 ПРИКАЗ 04 июля 2026 г. № 48/ЭК О создании экспертной комиссии по уничтожению документов В связи с необходимостью уничтожения документов, сроки хранения которых истекли г., приказываю: Создать экспертную комиссию по уничтожению документов в следующем составе: • Председатель: Смирнова Наталья Викторовна – заместитель директора; • Члены комиссии: Петрова Мария Сергеевна – ведущий архивариус; Иванов Иван Иванович – юрисконсульт; Сидорова Елена Петровна – главный бухгалтер. Задачи комиссии: 2.1. Провести экспертизу ценности документов ООО «СтройИнвестПроект» за 2017-2019 гг. 2.2. Составить и утвердить акт об уничтожении документов (форма АКТ-ЭК-01). 2.3. Организовать передачу документации на утилизацию в ООО «ЭкоУтилизация» на основании договора № 34/25 от г. Срок исполнения: 12 июля 2026 г. Контроль исполнения: возложить на председателя комиссии Смирнову Н.В. Директор ____________/В.А. Крылов Главный бухгалтер ____________/Е.П. Сидорова С приказом ознакомлены: Смирнова Н.В. __________ Петрова М.С. __________ Иванов И.И. __________ Сидорова Е.П. __________
Чек-лист подготовки к изданию приказа
- ✔ Убедиться, что документы действительно подлежат уничтожению (проверить перечень типовых сроков хранения).
- ✔ Подготовить список кандидатов в комиссию (желательно, чтобы не было конфликта интересов).
- ✔ Согласовать проект приказа с главным бухгалтером и юридическим отделом.
- ✔ Опубликовать приказ на официальном сайте (если это предусмотрено внутренними регламентами).
Что делать после приказа
- Шаг 1. В течение 3 рабочих дней провести первое заседание, оформить протокол.
- Шаг 2. Составить акт об уничтожении (форма АКТ-ЭК-01). Подписи всех членов комиссии обязательны.
- Шаг 3. Сформировать накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД), если используется сторонняя фирма.
- Шаг 4. Зарегистрировать уничтожение в журнале учёта выбывших документов (форма ЖУВД-01).
- Шаг 5. Сохранить оригиналы приказа, протокола и акта в деле № 4-ОД «Основные направления по делопроизводству».
Распространённые ошибки
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| В комиссию включён сотрудник, ответственный за хранение документов | Конфликт интересов, отказ контролирующих органов | Добавить независимого представителя (например, юриста) |
| Отсутствует протокол заседания | Акт об уничтожении признаётся недействительным | Оформлять протокол сразу после заседания |
| Неверно указан срок хранения | Штраф по ст. 13.20 КоАП РФ до 50 000 руб. | Проверять актуальные перечни сроков хранения |
FAQ
- Можно ли унижать документы самостоятельно?
- Да, при наличии собственного шредера, соответствующего ГОСТ 51141-98, но акт всё равно нужно составить.
- Как долго хранить акт об уничтожении?
- Не менее 5 лет после окончания отчётного периода, в котором было проведено уничтожение.
- Можно ли добавлять членов после издания приказа?
- Да, но нужно оформить дополнительный приказ или изменение № к приказу № 48/ЭК.
Полезные ссылки и шаблоны для скачивания
- 📄 Бланк приказа о создании экспертной комиссии (Word)
- 📄 Бланк протокола заседания экспертной комиссии (Word)
- 📄 Бланк акта об уничтожении документов (Word)
Информация актуальна на . Перед применением уточните изменения законодательства.