Должностная инструкция начальника канцелярии Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) — это обязательный локальный нормативный акт, который должен соответствовать новому ОК 016-2025, профстандартам и последним изменениям Трудового кодекса РФ․ В 2026 году инструкцию обязаны пересмотреть все госорганы, включая ФСИН, в силу статьи 47 Федерального закона № 79-ФЗ от ․
Общие положения
- Категория: руководящий состав федеральной государственной гражданской службы․
- Подчинённость: непосредственно подчиняется начальнику управления/департамента, в составе которого находится канцелярия․
- Основание для назначения: приказ руководителя территориального органа ФСИН;
- Нормативные правовые акты: ТК РФ, Федеральный закон № 79-ФЗ, Указ Президента РФ № 610, приказы Минюста и ФСИН, ГОСТ Р 7․0․97-2023, профстандарт «Специалист по делопроизводству» (утв․ Минтрудом )․
Функции
Начальник канцелярии обеспечивает:
- Организацию и контроль входящей и исходящей документации․
- Конфиденциальное обращение с государственной тайной (при наличии допуска)․
- Ведение единой системы делопроизводства ФСИН (ЕСД ФСИН)․
- Контроль исполнения поручений руководства и соблюдение регламента сроков․
- Подготовку отчётности по документообороту (ежемесячно, ежеквартально и ежегодно)․
Должностные обязанности
Управление документооборотом
- Разработка и внедрение внутреннего регламента документооборота территориального органа ФСИН․
- Регистрация входящих документов в АИС «Контур-Декларант» или аналогичной системе (с электронный формат обязателен)․
- Размещение исходящих документов в федеральной государственной информационной системе (ФГИС) ФСИН․
- Контроль соблюдения сроков регистрации (не более 1 рабочего дня с момента поступления)․
Контроль исполнения
- Формирование карты контроля исполнения (ККИ) для документов, содержащих поручения руководства․
- Еженедельное формирование сводки о просроченных поручениях и представление руководителю․
- Организация ежемесячных «часов документа» с подразделениями для снятия подписей и уточнения сроков․
Обеспечение безопасности и конфиденциальности
- Проведение ежеквартальной инвентаризации дел и документов․
- Организация хранения документов с грифом «ДСП» в соответствии с Приказом ФСИН № 360․
- Координация уничтожения подлежащих списанию документов через комиссию ФСИН․
Работа с персоналом канцелярии
- Определение функциональных обязанностей специалистов канцелярии․
- Организация обучения и проверки знаний по делопроизводству (не реже 1 раза в год)․
- Ведение журнала ознакомления сотрудников с изменениями в инструкциях и регламентах․
Права
- Требовать от структурных подразделений своевременного предоставления документов и сведений․
- Подписывать служебные записки и письма в пределах компетенции․
- Вносить предложения руководству по оптимизации документооборота и внедрению новых технологий․
- Запрашивать у руководителя дополнительные ресурсы (персонал, техника, ПО) для выполнения задач․
Ответственность
Начальник канцелярии несёт:
- Дисциплинарную ответственность за нарушение сроков регистрации и контроля․
- Материальную ответственность за утрату или повреждение документов (ст․ 243 ТК РФ)․
- Административную ответственность за разглашение сведений, составляющих государственную тайну (ст․ 13․14 КоАП РФ)․
- Уголовную ответственность за превышение полномочий и злоупотребление служебным положением (ст․ 286 УК РФ)․
Квалификационные требования (ОК 016-2025)
| Параметр | Требование 2026 г․ |
|---|---|
| Образование | Высшее (желательно — юридическое, документоведение, государственное и муниципальное управление) |
| Опыт работы | Не менее 5 лет в сфере документооборота или государственной службы |
| Дополнительно | Допуск к свед․ гостайны не ниже «ДСП», повышение квалификации по программе «Государственное делопроизводство» (не реже 1 раза в 3 года) |
Взаимодействие с другими службами
- ОИБ — отдел информационной безопасности: согласование маршрутов передачи конфиденциальной информации․
- Юридическая служба: проверка проектов приказов и распоряжений на предмет соответствия законодательству․
- Кадровая служба: предоставление сведений о приказах и служебных записках, затрагивающих кадровые вопросы․
- Финансово-экономическая служба: передача документов на оплату услуг связанных с документооборотом․
Процедура внесения изменений в инструкцию
- Инициатива: от руководителя структурного подразделения или начальника канцелярии․
- Согласование: юридическая служба, отдел кадров, профсоюз (если есть)․
- Утверждение: приказом начальника территориального органа ФСИН․
- Ознакомление: под подпись всех сотрудников канцелярии в течение 3 рабочих дней․
Образец записи в трудовом договоре (фрагмент)
«Работник обязан выполнять должностные обязанности начальника канцелярии в соответствии с должностной инструкцией, утверждённой приказом № ___ от «__» ______ 2026 г․, а также соблюдать требования законодательства о государственной тайне и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну․»
Актуальные изменения 2026 года
- — обязательный переход на электронный документооборот в рамках проекта «Электронная ФСИН»․
- — ввод нового ГОСТ Р 7․0․99-2026, касающийся сроков хранения электронных документов․
- — обновление формы журнала регистрации входящих документов (приказ ФСИН № 195)․
Должностная инструкция начальника канцелярии ФСИН — это живой документ, который должен регулярно обновляться․ В 2026 году особое внимание следует уделить цифровизации, информационной безопасности и соответствию новым профстандартам․ Несвоевременное обновление инструкции может привести к нарушениям при проверке прокуратуры, Счётной палаты и ФСТЭК․
Контакты для справок: Отдел организационно-распорядительной работы Управления ФСИН по ___ региону, тел․ (___) ___-__-__․