Сегодня . Любое трудоустройство в России регулируется Трудовым кодексом РФ. Чтобы избежать штрафов и судебных споров, работодатель (ИП, ООО, АО) обязан строго следовать процедуре, закреплённой в гл. 10, 11 и 68 ТК РФ. Ниже приведена актуальная пошаговая инструкция, которая учитывает все изменения 2025-2026 годов, включая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Подготовительный этап: что нужно до подписания договора

Документы, которые должен предоставить соискатель

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (ст. 65 ТК РФ).
• Трудовая книжка (в бумажном виде) или выписка из ЭТК из ПФР. Исключение — первое трудоустройство или совместительство.
• СНИЛС.
• Полис ОМС.
• Военный билет или приписное удостоверение, для мужчин до 27 лет.
• Дипломы, свидетельства, удостоверения, если должность требует специального образования или допуска (например, медицинский, педагогический персонал).
• Справка об отсутствии судимости — для работников с детьми, финансовых и госучреждений, а также по запросу работодателя.

Получение согласия на обработку персональных данных

Согласно ст. 9 ФЗ-152, получите у будущего сотрудника письменное согласие на обработку и передачу его персональных данных (включая СНИЛС, ИНН, фото для пропуска, e-mail).

Оформление медицинской книжки и медосмотра

Ст. 214 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность:

1. Организовать и оплатить обязательный предварительный медосмотр (включая лабораторные исследования, флюорографию).
2. Оформить медицинскую книжку (если профессия предусматривает санитарные требования: пищепром, общепит, медицина, детские учреждения).

Срок: до фактического допуска к работе. Результаты хранятся в личном деле 75 лет.

Приказ о приёме на работу: образец и правила

После одобрения кандидата издайте приказ (форма Т-1 или Т-1а). В приказе укажите:

• ФИО, должность, подразделение;
• условия оплаты (оклад, тарифная ставка + премии);
• график работы (сменность, удалёнка, гибкий график);
• дата начала работы;
• подписи директора и сотрудника.

Обязанность: ознакомить работника под роспись не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска (ст. 68 ТК РФ).

Трудовой договор: главный правовой акт

Форма и содержание

Ст. 67 ТК РФ требует заключать письменный трудовой договор не позднее трёх рабочих дней с момента фактического начала работы. Договор составляется в 2 экземплярах на русском языке, один остаёться у сотрудника, другой — у работодателя.

Обязательные разделы

• Место работы (адрес, филиал, удалённый доступ).
• Трудовая функция (конкретные обязанности согласно ЕККД или профстандартам).
• Условия оплаты (ст. 129, 132 ТК РФ): оклад в рублях до вычета НДФЛ, система премирования, доплаты за вредность, ночные, сверхурочные.
• Режим труда (нормальный, суммированный, гибкий, удалёнка).
• Особые условия — командировки, материальная ответственность, режим коммерческой тайны.
• Испытательный срок (если назначается) — до 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Ознакомление с локальными актами

В день подписания договора обязательно:

1. Ознакомьте сотрудника с:
   • Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
   • Коллективным договором (если есть);
   • Должностной инструкцией;
   • Инструкцией по охране труда и технике безопасности.
2. Проведите вводный инструктаж по охране труда и протоколируйте в журнале (форма ТБ-1).

Запись в трудовую книжку или ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С действует ст. 66.1 ТК РФ: все новые сотрудники автоматически переводятся на ЭТК. Для оформления:

• Через сервис «Работа в России» или ПФР отправьте СВЕД-ТК (форма 1-ТК).
• Работник подтверждает согласие в личном кабинете Госуслуг.

Бумажная трудовая книжка

Если сотрудник сохраняет бумажный вариант, внесите запись «Принят на работу в… (должность)» и заверьте подписью кадровика и печатью (если используется). Дату ставьте фактического допуска к работе, а не дату приказа.

Уведомление ФНС, ПФР и ФСС

Индивидуальный учёт и личное дело

1. Сформируйте личное дело (папка или электронная папка в HR-системе).
2. Откройте табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13).
3. Назначьте номер лицевого счёта в бухгалтерии для начисления зарплаты.

Специальные случаи

Внешний совместитель

• Не требуется трудовая книжка (ст. 65 ТК РФ).
• Оформляется дополнительное соглашение к основному договору или отдельный трудовой договор.

Работа на дому (удалёнка)

• Добавьте в договор пункты о обеспечении рабочего места, контроле выполнения заданий, возмещении интернета и коммуналки.
• Оформляйте акты выполненных работ или ежемесячные отчёты в электронной форме через ЭДО.

Иностранцы

• Необходимы разрешение на работу или патент (в зависимости от страны происхождения).
• Проведите медосмотр и сертификат об отсутствии ВИЧ/коронавируса (для ряда профессий).

Штрафы за нарушения в 2026 году

Краткая памятка работодателя

1. Соберите документы сотрудника
2. Организуйте медосмотр
3. Заключите трудовой договор (≤ 3 раб. дней)
4. Издайте приказ и ознакомьте под роспись
5. Ознакомьте с локальными актами
6. Внесите запись в ЭТК/бумажную трудовую
7. Уведомьте ФНС, ПФР, ФСС
8. Сформируйте личное дело

Соблюдение этих восьми пунктов гарантирует, что ваш процесс оформления будет полностью соответствовать Трудовому кодексу РФ в 2026 году и защитит вас от претензий трудовой инспекции и судов.