С 04 июля 2026 года действует новая редакция ряда статей Трудового кодекса Российской Федерации, касающихся компенсации расходов на проезд сотрудников. В статье разберёмся, когда работодатель обязан оплатить дорогу, как оформить выплату и как избежать налоговых рисков;
Кому положена компенсация: основные категории работников
1.1 Работники Крайнего Севера и приравненных территорий
Согласно ст. 325 ТК РФ лица, трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право раз в два года на оплату проезда и провоза багажа в пределах России к месту отпуска и обратно за счёт работодателя.
- Компенсация распространяется на сотрудника и членов его семьи.
- Оплата производится по кратчайшему маршруту на общепринятых видах транспорта.
- Если отпуск проводится в нескольких местах, работник выбирает один пункт назначения.
1.2 Вахтовики
По ст. 302 ТК РФ работодатель обязан оплатить:
- Доставку работников от пункта сбора/места нахождения компании до места выполнения работ.
- Обратный проезд по окончании вахты.
- Выплаты производятся независимо от территориального расположения объекта.
1.3 Переезд при приёме на работу (ст. 169 ТК РФ)
При приглашении специалиста из другого региона работодатель может компенсировать:
- расходы по однократному проезду самого работника;
- проезд членов его семьи;
- перевозку имущества.
Важно: такая компенсация оговаривается в трудовом или коллективном договоре.
Как не нарушить закон при оформлении выплат
2.1 Документальное оформление
Чтобы избежать налоговых споров:
- Включите условие о компенсации проезда в трудовой или коллективный договор (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
- Закрепите порядок и размер выплат во внутреннем локальном акте (положение об оплате проезда).
- Оформляйте компенсацию разовой выплатой с приложением билетов, чеков, транспортных накладных.
2.2 Налоговые нюансы
НДФЛ и страховые взносы:
- Если выплата предусмотрена трудовым законодательством (например, ст. 325, 302 ТК РФ), то она освобождается от НДФЛ и взносов.
- В остальных случаях сумма компенсации считается доходом в натуральной форме и облагается по общим правилам.
Пример из судебной практики: Красноярский краевой суд подтвердил, что при стоимости авиабилета 8 650 руб. за каждого члена семьи компенсация не облагается НДФЛ, если она определена ст. 325 ТК РФ.
Чек-лист для кадровика и бухгалтера
| Шаг | Действие | Кто отвечает |
|---|---|---|
| 1 | Проверить право работника на компенсацию (Север, вахта, переезд) | Кадровик |
| 2 | Включить условие в трудовой или коллективный договор | HR + Юрист |
| 3 | Собрать оригиналы билетов, чеков, кассовых ордеров | Работник |
| 4 | Оформить приказ о выплате и отразить в 1С | Бухгалтер |
| 5 | Подтвердить статус «необлагаемого дохода» в 2-НДФЛ | Бухгалтер |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можем ли мы оплатить такси сотруднику, который заканчивает работу после 22:00?
Можете, если это прописано в локальном акте. При наличии кассового чека расходы признаются обоснованными и компенсируются по факту.
Вопрос: Работник использует личный автомобиль для отпуска на Севере. Как рассчитать компенсацию?
По наименьшей стоимости проезда кратчайшим путём на аналогичном виде общественного транспорта (поезд, автобус, самолёт).
Вопрос: Сотрудник не предоставил билеты. Что делать?
Без подтверждающих документов компенсация не выплачивается либо облагается НДФЛ как добровольная выплата работодателя.
Главное правило: любая компенсация проезда должна быть закреплена документально — в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте. Тогда вы защитите компанию от налоговых претензий и обеспечите работнику законные гарантии.
Следите за обновлениями: с 2026 года возможны дополнительные поправки в части цифровых транспортных документов и онлайн-билетов, которые будут признаваться первичкой без бумажных оригиналов.