Кадровики, бухгалтеры и руководители регулярно сталкиваются с запросами сотрудников, которые совмещают работу с учёбой. Ниже — подробное руководство, как в 2026 году правильно предоставлять, оформлять и оплачивать учебные отпуска, чтобы не нарушить Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и не получить штраф от Роструда.
Почему правильнее говорить «дополнительный отпуск»
В самом ТК РФ термина «учебный отпуск» нет — это бытовое название. В официальных документах фигурирует «дополнительный отпуск с сохранением / без сохранения среднего заработка» (ст. 173–177 ТК РФ). Это важно помнить при оформлении приказов и в штатном расписании.
Кому положен оплачиваемый дополнительный отпуск
Условия «первого высшего образования»
Оплачиваемый отпуск предоставляется, если одновременно выполняются все критерии:
- Работник впервые получает высшее образование данного уровня (бакалавриат, специалитет, магистратура).
- Форма обучения — заочная или очно-заочная.
- Учебное заведение имеет государственную аккредитацию.
- Сотрудник успешно осваивает программу (это подтверждает справка-вызов).
- Отпуск запрашивается по конкретным сессиям/аттестациям, указанным в справке-вызове.
Продолжительность оплачиваемого отпуска
| Вид аттестации | Максимальная длительность | Статья ТК РФ |
|---|---|---|
| Промежуточная аттестация (сессия 1-2 курс) | 40 календарных дней | ч. 1 ст. 173 |
| Промежуточная аттестация (сессия 3 курс и выше) | 50 календарных дней | ч. 1 ст. 173 |
| Государственная итоговая аттестация | до 4 месяцев | ч. 2 ст. 173 |
| Подготовка и защита дипломного проекта | до 4 месяцев | ч. 2 ст. 173 |
Важно: лимит дней исчисляется на каждую конкретную сессию, а не суммарно за год.
Кому положен неоплачиваемый отпуск
- Очная форма обучения.
- Второе/третье высшее образование.
- Слушатели, обучающиеся по программам MBA, курсам повышения квалификации (если нет работодателя-инициатора).
В этих случаях работодатель может, но не обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты. Решение остаётся на усмотрение руководителя.
Документы для оформления: пошаговая инструкция
Шаг 1. Сотрудник пишет заявление
В свободной форме, но обязательно указываются:
- даты начала и окончания отпуска;
- основание: «участие в промежуточной аттестации»;
- приложение: справка-вызов из университета (форма № 1).
Шаг 2. Кадровик подготавливает приказ
Форма: Т-6 или Т-6а. В графе «Вид отпуска» ставим: «дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка». Далее, даты и основание.
Шаг 3. Бухгалтерия рассчитывает отпускные
Алгоритм тот же, что и для ежегодного оплачиваемого отпуска:
- Определяем расчётный период (12 предшествующих календарных месяцев).
- Считаем средний дневной заработок: СДЗ = заработок за расчётный период ÷ 12 ÷ 29,3.
- Умножаем СДЗ на количество календарных дней отпуска.
Шаг 4. Информируем ФНС и внебюжетные фонды
Оплачиваемый учебный отпуск отражаем в форме 6-НДФЛ и в отчётах по страховым взносам без дополнительных кодов.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Отпуск «за свой счёт» без согласия работника | Штраф до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП) | Только по заявлению сотрудника |
| Неправильное название в приказе: «учебный отпуск» | Риск спора при проверке трудовой инспекции | Использовать формулировку «дополнительный оплачиваемый отпуск» |
| Предоставление отпуска без справки-вызова | Отсутствие доказательства основания | Обязательно требовать оригинал справки |
Особые ситуации-2026
Совместители
Если сотрудник работает по совместительству, оплачиваемый учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы. На втором — возможен только неоплачиваемый отпуск по договорённости.
Два вуза одновременно
Выбираете один вуз и предоставляете оплачиваемый отпуск только по нему (ст. 177 ТК РФ). По второму вузу, неоплачиваемый.
Подготовка к поступлению
До поступления работник может получить неоплачиваемый отпуск до 15 календарных дней (ст. 173.1 ТК РФ) для сдачи вступительных экзаменов.
Чек-лист для HR-специалиста
- ✔ Проверьте аккредитацию вуза в реестре ФСА.
- ✔ Убедитесь, что это первое высшее образование данного уровня.
- ✔ Получите оригинал справки-вызова.
- ✔ Сверьте даты отпуска с графиком.
- ✔ Оформите приказ формы Т-6, внесите запись в личную карточку Т-2.
- ✔ Рассчитайте и выплатите отпускные не позднее трёх дней до начала отпуска.
В 2026 году правила предоставления учебных отпусков не изменились: главное — соблюдать форму обучения, аккредитацию вуза и требовать справку-вызов. При этом термин «дополнительный отпуск» остаётся единственно корректным в документах. Следуя приведённому чек-листу, HR-отдел защитит компанию от претензий Роструда и сохранит лояльность учебой совмещающих работников.
Обновлено . Подготовлено на основании статей 173–177 ТК РФ и разъяснений Роструда.