Отпускное удостоверение (ВПД) – документ, подтверждающий право сотрудника Федерального исправительно‑наказательного учреждения (УФСИН) на получение ежегодного (основного) и дополнительных отпусков с сохранением денежного довольствия․ Документ оформляется в соответствии с Федеральным законом № 197‑ФЗ от г․ и Инструкцией о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел РФ в учреждениях и органах уголовно‑исполнительной системы․
Правовая основа
- Статья 58 Федерального закона № 197‑ФЗ – перечень видов отпусков, порядок их предоставления и продолжительность;
- Приказ ФСИН № 637 от г․ (пункт 5․1) – обязательность отметки учреждения УИС (или органа местного самоуправления) в отпускном удостоверении․
- Приложение 18 к указанной Инструкции – образец «Отпускного удостоверения» (форма в MS‑Word)․
Назначение отпускного удостоверения
- Подтверждает факт предоставления отпуска и сроки его начала и окончания․
- Служит основанием для выплаты денежного довольствия и компенсаций (проезд, санаторно‑курортное лечение и др․)․
- Содержит реквизиты, необходимые для бухгалтерии и кадрового отдела․
- Устанавливает порядок сдачи проездных документов (в течение 3‑дневного срока после возвращения)․
Структура отпускного удостоверения (Приложение 18)
Документ состоит из лицевой и обратной сторон․ Ниже – разбор каждого блока․
Лицевая сторона
| Поле | Назначение / Пример заполнения |
|---|---|
| Корешок | Номер удостоверения (N ______) и штамп учреждения․ |
| Отпускное удостоверение N _____ | Уникальный номер, присваивается бухгалтерией․ |
| Выдано «__» _____ 20__ г․ | Дата выдачи удостоверения․ |
| Сотрудник (инспектор, старший инспектор и т․п․) | Фамилия, имя, отчество, специальное звание, занимаемая должность․ |
| Дата начала отпуска | «с «__» _____ 20__ г․» |
| Дата окончания отпуска (включительно) | «по «__» _____ 20__ г․» |
| Место проведения отпуска | Город, курорт, санаторий и др․ |
| Состав семьи | Перечень членов семьи, сопровождающих сотрудника (при необходимости)․ |
| Примечание | Указание о сдаче проездных документов, сроках их возврата, особенностях оплаты проезда․ |
Обратная сторона
| Поле | Назначение / Пример заполнения |
|---|---|
| Отметки о прибытии и убытии | Дата и подпись ответственного за прием‑выдачу (обычно бухгалтер)․ |
| Штамп учреждения | Гербовая печать УФСИН (или печать местной администрации, если в УИС нет возможности поставить печать)․ |
| Подпись начальника | Подтверждает согласование отпуска․ |
| М․П․ (мелкая печать) | Ставится в поле «М․П․», если требуется․ |
| Дополнительные отметки | Например, отметка о предоставлении санаторно‑курортного лечения, аванса на проезд и др․ |
Как оформить отпускное удостоверение
Подготовка рапорта на отпуск
Сотрудник подаёт рапорт, в котором указывает:
- Тип отпуска (основной, дополнительный, каникулярный, по личным обстоятельствам и т․п․)․
- Даты начала и окончания отпуска․
- Место проведения отпуска (город, санаторий, курорт)․
- Транспорт (личный автотранспорт, железная дорога, самолёт)․ При указании «автомобильный транспорт» необходимо уточнить, что это личный автомобиль, если отпуск планируется за счёт собственных средств․
- Состав семьи, сопровождающей сотрудника (при необходимости)․
Заполнение формы
- Получить пустой бланк (Приложение 18) в отделе кадров или скачать из КонсультантПлюс․
- Заполнить все графы в соответствии с рапортом, используя печатные буквы․
- Проверить правильность дат (должно совпадать с рапортом) и соответствие места проведения отпуска условиям законодательства․
- Подписать документ в полях «Начальник» и «Сотрудник»․
- Передать форму в бухгалтерию для проставления штампа и выдачи удостоверения․
Где ставить печать
Согласно Приказу ФСИН № 637/2020, отметка учреждения УИС обязательна․ Возможные варианты:
- Отдел кадров/бухгалтерия УФСИН – ставится официальная гербовая печать․
- Если в учреждении нет печати, допускается поставить печать органа местного самоуправления (администрации города/района)․
- В некоторых регионах (например, в Архипо‑Осиповке) сотрудники отмечают, что местная администрация может отказать в гербовой печати, ставя лишь штамп для справки – в таком случае рекомендуется настоять на печати УИС, иначе могут возникнуть проблемы с бухгалтерией․
Сдача проездных документов
Проездные (билет, путевой лист) должны быть сданы в бухгалтерию в течение трёх дней после возвращения с отпуска․ При несдаче может быть начислен штраф или удержание из денежного довольствия․
Продолжительность и особенности отпусков
Согласно статье 58 ФЗ № 197‑ФЗ:
- Основной отпуск предоставляется ежегодно, минимум 28 календарных дней (с учётом проезда – минимум +1 сутки в каждый конец)․
- Дополнительные отпуска (два‑три раза в год) могут суммироваться с основным, но общая непрерывная продолжительность не должна превышать 60 календарных дней (без учёта проезда)․
- В районах Крайнего Севера и иных отдалённых местностях часть отпуска может быть заменена денежной компенсацией, но не более 30 дней без согласия сотрудника․
- Если отпуск менее 10 дней, он присоединяется к основному отпуску следующего года․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить отпуск без печати УИС?
Теоретически допускается печать администрации города, но это повышает риск отказа бухгалтерии в выплате компенсаций․ Оптимально – настоять на печати УИС․
Как оформить отпуск, если проезд за свой счёт?
В рапорте указываете «транспорт – личный автотранспорт», а в графе «компенсация за проезд» ставите «не требуется»․ При этом в отпускном удостоверении в разделе «Примечание» отмечаете: «Проезд за счёт сотрудника, компенсация не требуется»․
Можно ли взять отпуск с ребёнком, который будет сопровождать только часть поездки?
Да․ В графе «Состав семьи» указываете «старший сын – с сотрудником, младший сын – после возвращения»․ При этом в «Примечании» описываете, что компенсация за проезд предоставляется только за часть поездки, если это предусмотрено локальными нормативными актами․
Сколько дней отпуска полагается при выслуге 17 лет?
Продолжительность основного отпуска рассчитывается по формуле: одна двенадцатая часть от общего количества отпускных дней × количество полных месяцев службы в текущем календарном году․ При 17‑летнем стаже обычно предоставляется 30–35 календарных дней основного отпуска, плюс два дополнительных отпуска (по 10–14 дней каждый)․
Как оформить отпуск, если сотрудник переводится в другую местность?
Неиспользованные дни сохраняются и предоставляются по новому месту службы, если невозможно оформить их в прежнем учреждении․
Типичные ошибки при оформлении
- Отсутствие подписи начальника – документ считается недействительным․
- Неправильные даты (например, начало отпуска позже даты выдачи удостоверения)․
- Отсутствие печати УИС – может привести к задержке выплаты денежного довольствия․
- Неуказание вида транспорта при самостоятельном проезде – бухгалтерия не сможет рассчитать компенсацию․
- Не сдача проездных документов в срок – штраф или удержание из зарплаты․
Пошаговый чек‑лист для сотрудника
- Подготовьте рапорт на отпуск (укажите тип, даты, место, состав семьи, транспорт)․
- Согласуйте рапорт с непосредственным руководителем․
- Получите пустой бланк ВПД (Приложение 18)․
- Заполните все графы, проверьте соответствие рапорту․
- Подпишите документ в полях «Сотрудник» и «Начальник»․
- Отдайте форму в бухгалтерию для проставления печати УИС (или администрации)․
- Получите готовое отпускное удостоверение, проверьте наличие всех подписей и штампов․
- При необходимости подайте запрос на аванс за проезд․
- По возвращении с отпуска сдайте проездные документы в течение 3 дней․
Отпускное удостоверение – ключевой документ, регулирующий право сотрудника УФСИН на отпуск, а также порядок получения денежных выплат и компенсаций․ Правильное оформление, своевременное проставление печатей и соблюдение сроков сдачи проездных документов позволяют избежать лишних задержек и конфликтов с бухгалтерией․ При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к руководителю подразделения, в бухгалтерию или к юристу по трудовому праву․
Дата публикации: ․ Информация актуальна на 23:20:53 ()․