Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) содержит исчерпывающий перечень документов, которые обязан предъявить гражданин при трудоустройстве. Одним из главных документов в этом перечне является паспорт. Далее разберемся, почему именно паспорт является обязательным, какие альтернативы возможны и как действует норма в условиях электронного документооборота 2025 года.

Ключевая норма: текст статьи 65 ТК РФ (действующая редакция на )

Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

1. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях внешнего совместительства;
   • документы воинского учета, для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
   • диплом или иной документ об образовании, квалификации либо наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую соответствующей подготовки;
   • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования — в случаях, предусмотренных федеральным законом;
   • иные документы, предусмотренные ТК РФ и иными федеральными законами.
2. Работодатель не вправе требовать документы, не указанные в части 1 настоящей статьи.

Почему именно паспорт?

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 828, паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста. Именно паспорт:

• подтверждает личность работника;
• содержит регистрационные данные для кадрового учета;
• служит основанием для заполнения трудовой книжки и личной карточки формы Т-2.

Можно ли обойтись без паспорта?

Да, но только при наличии иного документа, удостоверяющего личность. К таким документам относятся:

1. Заграничный паспорт гражданина РФ.
2. Временное удостоверение личности гражданина РФ (форма 2-П).
3. Для иностранцев — миграционная карта, вид на жительство, патент.

Важно: сотрудник обязан предъявить любой действующий документ, позволяющий точно идентифицировать личность. Отсутствие паспорта не освобождает от обязанности предоставить альтернативный документ.

Электронный документооборот 2025–2026: что изменилось?

С по в России проходил эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Работодатели, принявшие решение о продолжении электронного документооборота после , обязаны:

• обеспечить введение электронного документооборота в соответствии с требованиями Минтруда России;
• сформировать электронные трудовые книжки (ЭТК);
• проверять электронные копии паспортов через ЕСИА (Единую систему идентификации и аутентификации).

То есть паспорт всё так же нужен, но его данные могут вводиться в систему в электронном виде без предоставления бумажной копии.

Чек-лист для кадровика при приеме на работу

1. Проверить действительность паспорта:
   • визуально — отсутствие подчисток, повреждений, просроченных отметок;
   • через приложение «Паспорт РФ» или сервис Госуслуг — QR-код на 4-й странице.
2. Сравнить ФИО в паспорте и в заявлении о приеме на работу.
3. Сделать копии 2-й и 3-й страниц паспорта, 5-й страницы при наличии регистрации.
4. Заполнить личную карточку Т-2 или импортировать данные в HR-систему.
5. Подписать приказ о приеме на работу и ознакомить сотрудника под роспись.

Ответы на популярные вопросы

Можно ли принять на работу без паспорта, если он в ремонте (замене)?

Да. Сотрудник может предъявить временное удостоверение (форма 2-П), выданное МВД. Срок действия удостоверения — 30 дней, но может быть продлен.

Можно ли использовать фотографию паспорта на телефоне?

Нет. Копия паспорта должна быть заверена либо нотариально, либо кадровым специалистом при предъявлении оригинала. Электронная копия допускается только в рамках электронного документооборота, подключенного к ЕСИА.

Что делать, если паспорт просрочен на 1 месяц?

Гражданин обязан заменить паспорт в течение 30 дней после достижения 20 или 45 лет. Работодатель вправе временно не оформлять трудовой договор, пока паспорт не будет заменен.

Паспорт остаётся основным идентификатором работника при трудоустройстве в 2025–2026 годах. Даже в условиях цифровизации и электронного документооборота физическое предъявление оригинального документа или его заверенной копии остаётся обязательным. Работодатель не вправе требовать дополнительные документы, не указанные в статье 65 ТК РФ, а работник обязан предоставить хотя бы один действующий документ, удостоверяющий личность.

Дата актуализации: