Дата актуализации: 04 июля 2026 г.

Ни одна хозяйственная операция, кадровое решение или бухгалтерская проводка не вступает в силу без действительной подписи руководителя. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает строгие правила, кто, когда и на каких условиях имеет право ставить свою подпись от имени организации. В статье разберёмся:

• Кто обладает «правом первой» и «правом второй» подписи;
• Как оформить делегирование полномочий через доверенность или приказ;
• Какие реквизиты обязательны для доверенности по ГК РФ;
• Как подписывать документы, если руководитель временно отсутствует;
• Как получить и использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП) директора.

Право первой и второй подписи: кто и когда подписывает

Право первой подписи

Статья 53 и п. 3 ст. 65.3 ГК РФ закрепляют, что правом первой подписи обладает:

• единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент);
• все руководители корпорации, если в уставе прямо предусмотрен коллегиальный порядок управления.

Их подписи равноценны и обязательны для признания сделки действительной.

Право второй подписи

Такое право возникает:

1. у заместителей директора по должности;
2. у главного бухгалтера, для первичных и бухгалтерских документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ);
3. у доверенного лица, которому официально переданы полномочия.

Делегирование права подписи: доверенность и приказ

Разница между доверенностью и приказом

Образец доверенности на подписание кадровых документов

ООО «Ромашка»
Доверенность № 7/04-2026
г. Москва 04 июля 2026 г.

Директор ООО «Ромашка» Иванов Александр Петрович уполномочивает Зайцеву Ольгу Николаевну, заместителя директора по персоналу, подписывать:

• приказы о приёме, увольнении, поощрении и дисциплинарных взысканиях;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• табели учёта рабочего времени.

Доверенность действует с 05 июля 2026 г. по 04 июля 2027 г.

Без права передоверия.

Подпись: ___________________ Иванов А.П.

Заверено печатью ООО «Ромашка»

Приказ о наделении правом подписи (образец 2026)

ПРИКАЗ
О наделении правом подписи первичных бухгалтерских документов
04 июля 2026 г. № 45/2026

В соответствии с п. 4 ст. 40 Федерального закона «Об акционерных обществах» и Уставом ООО «Ромашка»

ПРИКАЗЫВАЮ:
Наделить главного бухгалтера Петрову Ирину Сергеевну правом первой подписи первичных бухгалтерских и иных финансовых документов, подлежащих обязательному хранению, за исключением договоров и доверенностей.
Отменить приказ № 23/2025 от 15 января 2025 г.
Настоящий приказ вступает в силу с 05 июля 2026 г.

Директор ___________________ Иванов А.П.

Что делать, если директора нет на месте: И.О., заместитель, доверенность

Временно исполняющий обязанности (И.О.)

Если директор временно отсутствует (отпуск, командировка, болезнь), его обязанности может выполнять:

1. заместитель по должности, если это предусмотрено штатным расписанием;
2. лицо, назначенное приказом о временном исполнении обязанностей.

В доверенности и на документах указывается: «И.О. директора».

Заместитель без приказа

Если устав не ограничивает права заместителя, он может подписывать документы без отдельного распоряжения. Однако контрагенты могут потребовать:

• копию приказа о назначении заместителя;
• выписку из ЕГРЮЛ с указанием должности.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) руководителя

Зачем нужна ЭЦП

С 2025 года все налоговые декларации, отчёты в Росстат, контракты в электронной форме обязательно подписываются усиленной квалифицированной ЭЦП (УКЭП) руководителя.

Как получить ЭЦП в 2026 году

1. Выбрать удостоверяющий центр (банк, ФНС, «Калуга-Астрал», «Тензор» и др.).
2. Подать заявление онлайн на сайте центра или в банке.
3. Пройти идентификацию через банк без визита в налоговую (услуга «Удалённая идентификация» доступна с 2025 г.).
4. Забрать токен или установить программный контейнер.

Подпись «через доверенность» в электронном виде

Для делегирования права ЭЦП:

• в личном кабинете УЦ заводится отдельный ключ для доверенного лица;
• прикладывается скан приказа или нотариально заверенной доверенности;
• ключ активируется после проверки в УЦ.

Проверка подписи контрагентом

Перед заключением сделки контрагент имеет право потребовать:

1. выписку из ЕГРЮЛ не старше 5 дней;
2. копию приказа о наделении правом подписи;
3. копию доверенности (при наличии);
4. образцы подписей и оттиска печати (если компания использует печать).

Алгоритм действий секретаря при подготовке документов к подписи

1. Убедитесь, что документ подготовлен в окончательном виде и согласован всеми отделами.
2. Сверьте реквизиты: ИНН, ОГРН, наименование, адрес.
3. Проверьте наличие полномочий у подписанта (приказ, доверенность, ЕГРЮЛ).
4. Организуйте «пачку» документов: договоры сверху, приложения снизу, кадровые отдельно.
5. Фиксируйте передачу в журнале регистрации: дата, входящий №, краткое содержание.
6. Отдайте генеральному директору в определённое время – не чаще двух раз в день.

Ответственность за неправомерную подпись

Статья 185.1 и 183 ГК РФ предусматривают:

• недействительность сделки при отсутствии полномочий;
• административную ответственность должностного лица (ст. 14.5 КоАП РФ);
• уголовную ответственность за подделку документов (ст. 327 УК РФ).

Чек-лист: готова ли ваша компания к внешней проверке?

1. Актуальная выписка из ЕГРЮЛ – есть?
2. Доверенности и приказы не просрочены?
3. Ведётся журнал регистрации доверенностей?
4. У каждого подписанта есть образец подписи в кадровом деле?
5. Созданы и актуализированы регламенты делегирования полномочий?

Если хотя бы один пункт – «нет», пришло время привести документооборот в порядок!

Источники: ГК РФ, Письма ФАПМК, КонсультантПлюс, БухОнлайн, Налог-налог.ру, материалы ФНС и Роспечати.