В структуре Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) России канцелярия играет ключевую роль в обеспечении управленческой, документационной и информационной деятельности. Ниже приведено подробное Положение о канцелярии на примере ФКУ ДПО МУЦ ГУФСИН России по Свердловской области, утверждённого приказом от № 201, а также актуальные нормативы материально-технического обеспечения по состоянию на апрель 2026 года.

I. Общие положения

1. Назначение. Канцелярия — самостоятельное структурное подразделение, организующее документационное обеспечение учреждения и осуществляющее контроль:
   • за состоянием делопроизводства;
   • защитой государственной тайны;
   • работой с обращениями граждан.
2. Руководство. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, назначаемый/освобождаемый:
   • по согласованию с вышестоящим органом управления;
   • органами ФСБ России;
   • приказом начальника учреждения.
3. Кадровые требования. На должность начальника и инспектора назначаются лица:
   • имеющие допуск по форме 2 к государственной тайне;
   • с образованием не ниже среднего;
   • обладающие необходимым опытом работы.
4. Нормативная база. Канцелярия руководствуется:
   • Конституцией РФ;
   • Федеральным законом «Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания»;
   • постановлениями Правительства, приказами Минюста и ФСИН;
   • принципами законности, планирования, единоначалия и персональной ответственности.

II. Основные цели и задачи

Документационное обеспечение управленческой деятельности

Канцелярия:

• организует приём, регистрацию и движение входящей и исходящей корреспонденции;
• обеспечивает единый порядок работы с документами;
• совершенствует стиль и методы работы сотрудников, сокращает документооборот.

Контроль за соблюдением режима секретности

• контролирует правильное оформление и хранение секретных документов;
• ведёт учёт допусков, рабочих тетрадей, печатей, электронных носителей;
• организует экспертно-проверочные комиссии по режиму секретности.

Работа с обращениями граждан

• обеспечивает своевременное и качественное рассмотрение писем, жалоб и заявлений;
• контролирует сроки исполнения и подготавливает ответы заявителям.

Поддержка готовности к чрезвычайным ситуациям

• участвует в разработке мероприятий по переводу учреждения на военное положение;
• внедряет автоматизированные системы документационного обеспечения.

III. Функции (перечень основных)

1. Подготовка предложений в планы работы учреждения по делопроизводству и защите гос­тайны.
2. Оформление актов на уничтожение дел.
3. Контроль за исполнением приказов и распоряжений ФСИН и Минюста.
4. Проведение инструктажей и разъяснительной работы по режиму секретности.
5. Участие в оформлении допусков сотрудников к государственной тайне;
6. Подготовка представлений о дисциплинарных мерах к нарушителям.
7. Анализ состояния делопроизводства и разработка мер по устранению недостатков.

IV. Взаимодействие и связи

Канцелярия взаимодействует:

• со всеми структурными подразделениями МУЦ;
• с другими учреждениями и органами УИС;
• с федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления.

При необходимости запрашивает материалы и привлекает специалистов к совместной работе.

V. Контрольные функции

VI. Нормативы материально-технического обеспечения (по состоянию на 2026 г.)

Приказом ФСИН России от (в редакции 2026 г.) утверждены нормативы количества и цены канцелярских принадлежностей, применяемых при расчёте затрат на обеспечение функций ФСИН.

Ключевые позиции (на одного сотрудника в год):

• Антистеплер — 1 шт., до 164 ₽
• Блокнот, 1 шт., до 261 ₽
• Калькулятор — 1 шт., до 1 167 ₽
• Карандаш чернографитный — 2 шт., до 63 ₽/шт.
• Лотки для бумаг — 4 шт., до 925 ₽/шт.
• Дырокол на 2 отверстия — 1 шт., до 961 ₽
• Ламинатор — 1 шт., до 31 801 ₽ (на рабочее место)
• Брошюровщик (переплетная система) — по обоснованной потребности, до 109 336 ₽
• Еженедельник датированный (А5) — 1 шт., до 746 ₽
• Канцелярский набор — по разнарядке, до 18 546 ₽

Полный перечень содержится в Приложениях 1-4 к приказу ФСИН России и включает также нормативы по мебели, хозтоварам и предметам интерьера.

Канцелярия ФСИН, это высокоорганизованный, строго регламентированный и технически оснащённый подразделение, обеспечивающий:

1. бесперебойное документооборотное сопровождение всех управленческих процессов;
2. соблюдение режима секретности и защиты государственной тайны;
3. эффективное взаимодействие с гражданами, органами власти и ведомствами;
4. внедрение современных технологий и автоматизированных систем.

Своевременное обновление нормативов (включая утверждённые лимиты цен на канцелярские товары) гарантирует рациональное расходование бюджетных средств и поддержание надлежащего уровня организационного обеспечения ФСИН России.