Актуальность темы. С 19 января 1995 года в России действует «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденное Приказом Росархива № 2. Документ определяет порядок создания, состав, полномочия и процедуры экспертной комиссии (далее — ЭК), которые актуальны и в 2026 году. Ниже приведён современный вариант Положения с учётом всех изменений практики и законодательства.

Общие положения

Экспертная комиссия (ЭК) — это постоянно действующий коллегиальный орган, создаваемый приказом руководителя организации для:

• оценки ценности документов;
• установления сроков их хранения;
• отбора дел на постоянное хранение в архив;
• подготовки документов к уничтожению по истечении сроков хранения.

Работа ЭК регулируется:

1. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. «Перечнем типовых управленческих документов…» (утв. Росархивом, 2020);
3. ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Экспертиза ценности документов»;
4. Настоящим Положением.

Цели и задачи ЭК

Основные цели

• обеспечить сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации;
• сформировать достоверную и полную документальную базу истории организации;
• снизить издержки хранения за счёт ликвидации дублирующих и малозначимых материалов.

Задачи ЭК

1. ежегодный отбор дел на постоянное, временное (свыше 10 лет) и краткосрочное хранение;
2. согласование номенклатуры дел и описей постоянного хранения;
3. подготовка актов о выделении документов на уничтожение;
4. взаимодействие с государственными и муниципальными архивами при передаче документов.

Состав и порядок формирования ЭК

ЭК создаётся приказом руководителя сроком на 3 года с возможностью продления.

Минимальный состав:

• Председатель — заместитель руководителя или главный бухгалтер;
• Ответственный за архив — заведующий архивом или ведущий специалист;
• Специалисты структурных подразделений — юристы, кадровики, инженеры, IT-специалисты (по 1 представителю от каждого направления).

В заседаниях ЭК могут участвовать сторонние эксперты: представители Росархива, государственных или муниципальных архивов, научных организаций.

Права и обязанности членов ЭК

Права

• запрашивать у структурных подразделений дела и сведения о них;
• привлекать специалистов-консультантов;
• подписывать акты на уничтожение документов;
• представлять на утверждение руководителя описи дел постоянного хранения.

Обязанности

• соблюдать конфиденциальность сведений;
• вести протоколы заседаний (форма № ЭК-1);
• ежегодно отчитываться перед руководством о проделанной работе.

Порядок работы ЭК

Этап 1. Подготовка

Архив готовит:

1. перечень дел с истекающими сроками хранения;
2. карточки-экспертки (по ГОСТ 7.0.8-2013);
3. пояснительную записку.

Этап 2. Заседание

• Рассматриваются материалы по 100–150 делам за один раз.
• Каждый документ оценивается по критериям: историческая, научная, социальная, экономическая ценность.
• Решение принимается открытым голосованием, оформляется протоколом № ЭК-2.

Этап 3. Оформление результатов

1. Формируется опись дел постоянного хранения (форма № 1-н).
2. Составляется акт о выделении документов на уничтожение (форма № ЭК-3).
3. Описи и акты направляются в архив вышестоящего уровня (муниципальный, государственный) для согласования.

Документооборот и хранение материалов ЭК

Все материалы ЭК:

• хранятся в архиве организации;
• передаются в дело «Экспертная комиссия» с пометкой «Постоянное хранение»;
• подлежат учёту в программе «Дело» или другой автоматизированной системе делопроизводства.

Ответственность

За нарушение настоящего Положения члены ЭК несут дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

За утрату или повреждение документов, признанных ценными, виновные лица несут материальную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Приказ об утверждении ЭК (образец)

ПРИКАЗ
г. Пермь, 08 апреля 2026 г. № 45-к

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации экспертизы ценности документов и обеспечения сохранности Архивного фонда РФ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) в составе:
   Председатель: Иванова Л.А. — заместитель директора по общим вопросам;
   Заместитель: Петров С.Н. — начальник архива;
   Члены: Сидорова И.В., Никитин П.А., Кузнецова Т.М.
2. ЭК обеспечить руководством «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии», утверждённым Росархивом № 2.

Директор
_________________ И.И. Смирнов

Практические советы по внедрению

1. Запустите ЭК за 2 месяца до конца отчётного года, чтобы успеть включить результаты в годовой отчёт.
2. Используйте шаблоны форм: протокол № ЭК-2 и акт № ЭК-3 можно скачать на сайте rosarchiv.ru.
3. Настройте двухэтапный контроль: первичную экспертизу проводят специалисты подразделений, окончательную, ЭК.
4. Обучите персонал: проведите короткий тренинг (1–1,5 часа) по критериям оценки ценности документов.

Эффективная экспертная комиссия — это не «бумажная» структура, а ключевой инструмент управления документооборотом. При соблюдении настоящего Положения организация:

• снизит расходы на хранение на 20–30 %;
• исключит риск штрафов за нарушение архивного законодательства;
• повысит инвестиционную привлекательность за счёт прозрачной документарной базы.

Положение утверждено редакцией журнала «Архивное дело» и актуально на г.