Общие положения
Экспертная комиссия (далее — ЭК) создаётся в целях организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на постоянное хранение, а также подготовки к передаче в государственный архив․
Работа ЭК регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказом Росархива от № 43;
- ГОСТ Р 7․0․64-2017 «Документация организаций․ Экспертиза ценности документов»․
Цели и задачи ЭК
Основные цели
- Установление научно-исторической, правовой и информационной ценности документов․
- Формирование архивного фонда организации и обеспечение его сохранности․
- Оптимизация фондов государственных архивов за счёт передачи наиболее ценных документов․
Задачи комиссии
- Разработка перечня номенклатуры дел и сроков хранения документов․
- Оценка дел постоянного и временного хранения․
- Подготовка актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению․
- Контроль за соблюдением правил делопроизводства․
Состав и структура экспертной комиссии
В состав ЭК входят:
- Председатель — заместитель руководителя организации (например, начальник АПУ);
- Заместитель председателя — главный архивариус;
- Члены комиссии — представители структурных подразделений, юристы, специалисты по информационной безопасности;
Приказ о создании ЭК
Форма приказа (пример 2020):
ПРИКАЗ
№ ___ от «___» ______ 2020 г․
О создании экспертной комиссии по экспертизе ценности документов
В целях организации экспертизы ценности документов:
Создать экспертную комиссию в составе:
— Председатель: И․О․ Фамилия, должность;
— Члены: перечислить Ф․ И․ О․ и должности․
Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение)․Руководитель организации ___________ /Ф․И․О․/
Полномочия и ответственность
Полномочия ЭК
- Принятие решений о включении документов в состав архивного фонда․
- Утверждение перечней дел постоянного хранения․
- Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения․
Ответственность членов ЭК
Члены комиссии несут персональную ответственность за:
- Качество проведённой экспертизы;
- Соблюдение сроков хранения и процедур уничтожения;
- Обеспечение конфиденциальности ограниченной информации․
Процедура экспертизы ценности документов
Этапы экспертизы
- Изучение дел и документов․
- Оценка их исторической, научной и практической ценности․
- Составление акта экспертной комиссии․
- Оформление акта о выделении к уничтожению (форма № 1-АК)․
Документы для передачи в архив
| Тип документа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Приказы руководителя | Постоянно | Передаются в ГАК через 15 лет |
| Договоры поставки | 5 лет | По истечении срока, уничтожение |
| Личные дела сотрудников | 75 лет | После увольнения — архив организации |
Методическое обеспечение
Для проведения экспертизы используются:
- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного срока хранения»;
- Методические рекомендации Росархива (2020 г․);
- Перечень типовых управленческих документов (утв․ 2020 г․)․
Эффективная работа экспертной комиссии, залог сохранности документального наследия организации и оптимизации архивного хранения․ Своевременное утверждение и актуализация Положения об ЭК позволяет избежать правовых рисков и обеспечивает соблюдение требований законодательства РФ․
Образец подготовлен на основе типового положения Росархива и актуальных нормативных документов по состоянию на 2020 год․