Важно! Ниже приведён актуальный шаблон Положения об экспертной комиссии, согласованный с требованиями Федерального архивного агентства и действующим законодательством РФ на 2023 год. Документ предоставлен в удобном формате для копирования в Word, PDF или Excel.
Общие положения
- Экспертная комиссия по экспертизе ценности документов (далее — ЭК) создаётся в целях организации и проведения экспертизы ценности дел, формирования и оформления постоянного хранения документов, а также подготовки их к передаче в государственный архив.
- Деятельность ЭК регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Минкультуры РФ от № 526 и внутренними нормативными актами организации.
- ЭК является постоянно действующим коллегиальным органом, действующим на основании настоящего Положения и приказа руководителя организации.
Состав экспертной комиссии
В состав комиссии включаются:
- Председатель — заместитель руководителя организации по административно-хозяйственной части;
- Секретарь — специалист службы делопроизводства или архива;
- Члены комиссии — представители:
- службы делопроизводства и архива;
- основных структурных подразделений;
- кадровой службы;
- юридической службы;
- при необходимости приглашаются представители Госархива региона или Росархива.
Задачи и функции экспертной комиссии
Основные задачи
- Определение ценности документов с точки зрения исторического, научного, социального и экономического значения.
- Выделение дел для постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и краткосрочного (до 10 лет) хранения.
- Формирование Перечня документов, подлежащих включению в Национальный архивный фонд.
- Подготовка актов о выделении к уничтожению дел, не имеющих ценности.
Функции
- Разработка и утверждение годовых планов экспертизы.
- Организация обучения и методической помощи ответственным лицам.
- Проведение заседаний не реже 1 раза в квартал.
- Ведение протоколов заседаний и хранение экспертных заключений.
- Взаимодействие с государственными архивами при передаче дел.
Порядок создания и ликвидации комиссии
- Создание ЭК оформляется приказом руководителя организации, в котором указываются:
- состав комиссии (Ф. И. О., должности);
- срок полномочий;
- основание: Приказ Федерального архивного агентства, письмо Госархива региона.
- Ликвидация ЭК допускается только после полного завершения экспертизы дел и передачи их в архив или на уничтожение с оформлением акта.
Документооборот и отчётность
Протокол заседания
На каждом заседании обязательно заполняется протокол, который включает:
- дату, время и место проведения;
- список присутствующих;
- повестку дня;
- решения по каждому делу: «Постоянное хранение», «Долговременное», «Краткосрочное», «Уничтожение»;
- подписи председателя и секретаря.
Акт экспертизы ценности
По итогам экспертизы оформляется акт по унифицированной форме 05044, утверждённой Приказом Минкультуры РФ № 526.
Права и ответственность членов комиссии
- Права:
- запрашивать документы и справки;
- приглашать специалистов;
- обращаться в Госархив за консультацией.
- Ответственность:
- за своевременность проведения экспертизы;
- за сохранность документов во время экспертизы;
- за достоверность принятых решений.
Шаблоны документов
Скачайте готовые бланки 2023 года:
- Приказ о создании экспертной комиссии (.DOCX)
- Положение об экспертной комиссии (.PDF)
- Протокол заседания экспертной комиссии (.DOT)
- Акт экспертизы ценности (форма 05044, .XLSX)
Чек-лист для внедрения в организации
- Утвердите настоящее Положение приказом руководителя.
- Определите состав комиссии и закрепите за каждым членом зоны ответственности.
- Разработайте годовой план экспертизы на 2023–2024 гг.
- Обеспечьте обучение членов комиссии (вебинары ФГАР, курсы Росархива).
- Организуйте ведение журнала регистрации экспертиз и хранение дел.
- Назначьте ответственного за взаимодействие с государственным архивом.
Контакты для консультаций:
ФГБУ «Росархив»
Тел.: +7 (495) 695-11-11
Email: info@rosarchiv.ru
Официальный сайт: https://rusarchives.ru
Документ соответствует редакции от 27 ноября 2023 г. (№ 1).