Дата актуализации: 04 июля 2026 г.
Зачем нужно согласование номенклатуры дел
Номенклатура дел — это основной план-каталог, по которому организация формирует, учитывает и хранит свои дела. Чтобы она приобрела юридическую силу и соответствовала требованиям Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», ее необходимо согласовать с компетентными органами. Это:
- гарантирует правильность определения сроков хранения документов;
- исключает потерю ценной информации;
- обеспечивает единообразие при передаче дел на государственное хранение.
Этапы согласования в 2026 году
Подготовка сводной номенклатуры
Кто: служба делопроизводства совместно с архивом.
Что делают:
- Собирают номенклатуры всех структурных подразделений.
- Унифицируют формулировки, проверяют сроки хранения по Перечню типовых документов.
- Оформляют сводную номенклатуру дел (СНД) на фирменном бланке.
Внутреннее визирование и подписание
- Руководитель архива (или лицо, ответственное за архив) визирует документ.
- Руководитель службы делопроизводства подписывает СНД.
Одобрение экспертной комиссии организации
Внутренняя Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или Экспертная комиссия (ЭК) рассматривает проект: проверяет обоснование сроков и соответствие законодательству, сопоставляет с типовыми номенклатурами. По итогам составляется протокол экспертной комиссии.
Согласование с ведомственным архивом/архивным учреждением
Куда направляют:
- в Государственный архив субъекта РФ, если организация подлежит федеральному надзору;
- в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архива, в который предполагается передавать документы;
- в ЦЭК профильного министерства (например, ЦЭК Роструда, ЦЭК Минобрнауки) — не реже 1 раза в 5 лет.
Сроки: 15–30 рабочих дней на экспертизу. При необходимости ЭПК может запросить дополнительные пояснения.
Утверждение руководителем организации
После положительного заключения ЭПК:
- СНД вносится в приказ руководителя.
- Документ вводится в действие не позднее 1 января того года, на который составлен.
- Копия приказа и утверждённой номенклатуры в течение 10 дней направляется в архив для контроля.
Что включать в пакет документов на согласование
- Сводная номенклатура дел (2 экземпляра на бумаге + электронный вариант в формате XML/Excel).
- Протокол внутренней экспертной комиссии.
- Сопроводительное письмо с информацией об объёме документов, датах начала и завершения выборки.
- По при необходимости: справка о ликвидации/реорганизации подразделений, расчёты сроков хранения.
Распространённые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Обозначение срока «5 лет» без ссылки на статью Перечня | ЭПК вернёт на доработку | Двойная проверка по Перечню или типовой номенклатуре |
| Отсутствие визы ответственного за архив | Документ не примут | Разместить визу в верхнем колонтитуле первой страницы |
| Несвоевременное направление в ЭПК | Номенклатура не успеет вступить с 1 января | Сдать документы не позднее 1 ноября предыдущего года |
Контрольные вопросы для самопроверки
- Согласована ли СНД с ЦЭК вашего федерального органа не реже чем 1 раз в 5 лет?
- Содержит ли протокол экспертной комиссии обоснование всех «раздельных» сроков хранения?
- Указаны ли в графе 4 номенклатуры конкретные статьи Перечня типовых документов или ссылки на типовую номенклатуру?
- Подписана ли СНД руководителем организации до 1 января 2026 г.?
Согласование номенклатуры дел — это многоступенчатый процесс, который требует точного соблюдения регламента и сроков. В 2026 году ключевыми остаются три правила: вовремя подготовить, вовремя согласовать, вовремя утвердить. Тогда организация избежит штрафов, обеспечит сохранность документов и упростит последующую передачу дел в архив.