Актуальность: последняя редакция документа, 10 июля 2024 г.

Общие сведения

Приказ Федеральной службы исполнения наказаний России № 464 от утверждает Инструкцию по делопроизводству в ФСИН.
Документ не требует государственной регистрации и вступил в силу 16 октября 2011 года.

История изменений

• г. — крупное обновление разделов об электронном документообороте;
• г. — приказ № 494 внёс корректировки в процедуру контроля;
• г. — приказ № 463 скорректировал перечень форм отчётности;
• г. — актуализированы требования к цифровым подписям и хранению электронных документов.

Структура Инструкции

Раздел 1. Организация делопроизводства

1. Цели и задачи единой системы делопроизводства ФСИН;
2. Распределение обязанностей между структурными подразделениями;
3. Взаимодействие с ГАС «Правосудие» и другими государственными информационными системами.

Раздел 2. Учёт и регистрация документов

• Карточка-ф. 0504102 (электронный и бумажный варианты);
• Журнал входящих/исходящих документов (форма 0301002);
• Индексирование «конфиденциально», «для служебного пользования» и «по грифу ФСИН».

Раздел 3. Хранение и архив

Периоды хранения:

Раздел 4. Электронный документооборот

С 2024 года:

• обязательное применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
• все приказы подлежат размещению в ЕСЭДО ФСИН в течение 1 рабочего дня после подписания;
• архивные копии документов формируются в формате PDF/A-2.

Контроль и ответственность

Должностные лица, ответственные за делопроизводство:

• начальник отдела режима и охраны — за соблюдение сроков регистрации документов;
• заместитель начальника учреждения — за организацию архивного хранения;
• руководитель аппарата ФСИН России — за общее руководство и контроль.

Нарушения порядка ведения делопроизводства рассматриваются на служебных проверках и влекут дисциплинарную ответственность вплоть до освобождения от занимаемой должности.

Часто задаваемые вопросы

Где можно ознакомиться с полным текстом приказа?

Официальный текст доступен на правовых порталах: ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс, а также в «Российской газете» № 222 от .

Действует ли приказ для региональных УФСИН и колоний?

Да. Инструкция распространяется на все подразделения ФСИН России, включая следственные изоляторы, исправительные колонии и воспитательные колонии.

Как обновить локальные регламенты до требований 2024 года?

1. Провести инвентаризацию документов, выявить форматы, не соответствующие PDF/A-2.
2. Обновить программное обеспечение ЕСЭДО до версии не ниже 3.8.
3. Обучить сотрудников работе с УКЭП (курсы ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский университет ФСИН России»).

Приказ ФСИН России № 464 является ключевым нормативным актом, обеспечивающим единый порядок работы с документами в пенитенциарной системе.
Регулярные обновления (последнее — ) делают его живым инструментом, который повышает прозрачность, управляемость и информационную безопасность ведомства.

Дата подготовки материала:
Источник: официальные правовые базы РФ, приказ ФСИН № 464 (ред. ).