Цель статьи: подробно рассмотреть правовые особенности, порядок оформления и функционирования комиссии, назначаемой для экспертизы ценности документов в государственных и муниципальных организациях.

Правовые основы создания комиссии

Создание комиссии по проведению экспертизы ценности документов регулируется несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 115‑ФЗ «О государственном архивном деле» (от г.) – определяет понятие «ценные документы», их классификацию и порядок их охраны.
2. Приказ Минкультуры России № 173 от г. «Об утверждении Положения о проведении экспертизы ценности архивных документов» – устанавливает требования к порядку экспертизы.
3. Трудовой кодекс РФ и внутренние нормативные акты организации – регламентируют порядок назначения членов комиссии и их трудовые права.
4. Региональные и муниципальные нормативные акты, если экспертиза проводится в органах местного самоуправления.

Понятие «ценные документы»

Согласно пункту 2 статьи 4 Федерального закона № 115‑ФЗ, ценными считаются документы, имеющие:

• историческую, культурную, научную или информационную ценность;
• значение для формирования правовой, экономической или социальной памяти общества;
• особый статус, обусловленный их уникальностью или редкостью.

Примеры ценных документов

• актовые книги и реестры XVIII–XIX вв.;
• корреспонденция государственных деятелей;
• договоры, уставы, нормативные акты, имеющие историческое значение;
• фотографии, карты, планы, чертежи, относящиеся к ключевым событиям.

Задачи и функции комиссии

Комиссия формируется для выполнения следующих функций:

• Определение ценности документов в соответствии с установленными критериями;
• Подготовка заключения о целесообразности их включения в государственные архивы;
• Разработка рекомендаций по хранению, конвертации в цифровой формат и предоставлению доступа;
• Контроль за соблюдением сроков экспертизы и оформлением результатов.

Порядок формирования комиссии

Инициатива создания

Инициировать создание комиссии может:

• руководитель организации (директор, глава администрации);
• управление архивного дела (при наличии необходимости в экспертизе);
• комиссия по охране культурного наследия.

Подготовка проекта приказа

В проекте приказа необходимо отразить:

1. Наименование организации и реквизиты приказа;
2. Основание (ссылка на закон, нормативный акт);
3. Цель создания комиссии;
4. Состав комиссии (должности, ФИО, квалификация);
5. Права и обязанности членов комиссии;
6. Сроки проведения экспертизы и сдачи заключения;
7. Ответственного за организацию работы комиссии (чаще всего – заместитель директора по архивному делу);
8. Порядок утверждения результатов экспертизы.

Утверждение и подпись приказа

После согласования проект приказа подписывается руководителем организации (подпись, печать). При необходимости приказ вносится в единый реестр управленческих документов.

Состав комиссии

Состав комиссии может варьироваться в зависимости от масштаба и специфики документов, однако типово включаются следующие позиции:

Права и обязанности членов комиссии

• Права:
  • Запрашивать необходимые документы и справки у подразделений организации;
  • Пользоваться архивным фондом и специализированным оборудованием;
  • Вносить предложения по улучшению методик экспертизы.
• Обязанности:
  • Соблюдать конфиденциальность полученной информации;
  • Соблюдать сроки, установленные приказом;
  • Подготовить обоснованное заключение с рекомендациями;
  • Вести протоколы заседаний комиссии.

Порядок проведения экспертизы

Подготовительный этап

1. Сбор перечня документов, подлежащих экспертизе (по заявке подразделения).
2. Создание рабочего листа с указанием:
   • Наименования документа;
   • Година, место создания;
   • Текущее состояние (оригинал, копия, микрофильм).
3. Назначение даты и места проведения заседания комиссии.

Экспертный анализ

На заседании комиссия:

• Оценивает историческую и культурную значимость;
• Проверяет подлинность (подписи, печати, водяные знаки);
• Определяет необходимость консервации или реставрации;
• Принимает решение о включении документа в постоянный архивный фонд или передаче в специализированные учреждения.

Оформление заключения

• Шапку с реквизитами комиссии (название, дата, номер протокола);
• Перечень исследованных документов;
• Краткую характеристику каждого документа;
• Рекомендации по дальнейшему использованию и хранению;
• Подписи всех членов комиссии.

Оформление и хранение результатов экспертизы

Результаты экспертизы (протоколы, заключения, сопутствующие документы) размещаются в:

• Делопроизводственной системе организации (электронный архив);
• Физическом архивном месте – оптический или микрофильный носитель.

В течение 30 календарных дней после завершения экспертизы руководитель организации подписывает акт о выполнении приказа.

Пример проекта приказа

ПРИКАЗ
от «__» __________ 2026 г. № ___
О создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

В соответствии с Федеральным законом № 115‑ФЗ от г. и Приказом Минкультуры РФ № 173 от г. 
приказываю:
Создать Комиссию по проведению экспертизы ценности документов в составе:
 1.1. Председатель – Иванов И.И., кандидат исторических наук, главный архивариус;
 1.2. Член комиссии – Петров П.П., специалист по документологии;
 1.3. Член комиссии – Сидорова С.С., юрист отдела правового обеспечения;
 1.4. Секретарь комиссии – Кузнецова К.К., архивный сотрудник.

Задачи комиссии:
 а) Оценка исторической, научной и культурной ценности документов, представленных в отделе;
 б) Подготовка заключения о целесообразности включения документов в фонд государственного архива;
 в) Формирование рекомендаций по консервации и цифровизации.

Срок проведения экспертизы – до «__» __________ 2026 г.

Ответственным за организацию работы комиссии назначить заместителя директора по архивному делу – Лебедев Л.Л..
Результаты экспертизы оформить в виде заключения и протокола заседания, подписи всех членов комиссии разместить в оригинале и копиях.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по юридическим вопросам – Морозова М.М..

Приказ вступает в силу со дня подписания.

Генеральный директор ______________________ (ФИО)

Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов – важный управленческий документ, который обеспечивает системный подход к отбору и охране ценных архивных материалов. Правильно оформленный приказ, четко определяющий состав, задачи, сроки и порядок работы комиссии, способствует:

• Соблюдению требований законодательства;
• Оптимизации процессов хранения и доступа к документам;
• Сохранению культурного и исторического наследия для будущих поколений.

При подготовке приказа рекомендуется привлекать профильных специалистов, использовать типовые образцы и вести тщательный учет всех этапов экспертизы.

Автор статьи – юридический консультант, специалист по архивному делу. Дата публикации: .