Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии

Дата публикации: 17:26

Общая характеристика документа

Федеральное архивное агентство (Росархив)  ‑1 апреля 2018 года издало приказ № 43, которым утвердило
«Примерное положение об экспертной комиссии федерального органа исполнительной власти»․
Документ определяет порядок создания, состав, задачи и полномочия постоянно действующего коллегиального органа,
осуществляющего экспертизу ценности документов и подготовку предложений по:

• сохранению;
• упорядочению;
• учёту;
• выделению к уничтожению дел (документов)․

Ключевые положения Примерного положения

2․1 Цель создания экспертной комиссии

1. Обеспечение государственной политики в области архивного дела․
2. Гарантирование сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации․
3. Повышение эффективности работы с документами по всему жизненному циклу․

2․2 Основные задачи

• Проведение экспертизы ценности дел (документов) без ограничения временных рамок․
• Формирование номенклатуры дел и перечней документов, подлежащих постоянному хранению․
• Определение сроков хранения документов и ведение реестра унифицированных форм документов․
• Контроль за соблюдением установленных сроков хранения․
• Подготовка предложений о передаче документов на государственное хранение․

2․3 Правовое обоснование

Приказ издан во исполнение:

• Федерального закона от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Постановления Правительства РФ от № 236 «О федеральном архивном агентстве»․

Состав и организация работы комиссии

3․1 Персональный состав

Комиссия формируется приказом руководителя федерального органа власти
сроком на не менее трёх лет․ В неё входят:

• председатель – заместитель руководителя органа;
• заместитель председателя – руководитель структурного подразделения делопроизводства;
• секретарь – специалист по делопроизводству;
• постоянные члены – представители:
  • кадровой службы,
  • юридической службы,
  • службы безопасности,
  • структурных подразделений-главных распорядителей документов․

3․2 Процедура заседаний

1. Частота – не реже 1 раза в квартал․
2. Кворум – более половины от общего числа членов комиссии․
3. Решения принимаются открытым голосованием простым большинством голосов․
4. Оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь․

Алгоритм экспертизы ценности

Документооборот и регистрация

5․1 Обязательные документы

• Приказ о создании комиссии (оформляется на бланке организации, заверяется подписью руководителя)․
• Журнал регистрации приказов (в электронном или бумажном виде)․
• Протоколы заседаний (с указанием даты, номера, присутствующих и принятых решений)․
• Акты экспертизы (приложения к приказам о сроках хранения)․

5․2 Сроки хранения

1. Приказы о создании/пересоставлении комиссии – постоянно․
2. Протоколы заседаний – 5 лет;
3. Экспертные карточки и акты – свыше 10 лет (в зависимости от статуса документов)․

Ответственность и контроль

За нарушение порядка экспертизы, утверждённого приказом Росархива № 43,
должностные лица несут дисциплинарную, административную или иную ответственность
в соответствии с законодательством Российской Федерации․
Контроль за деятельностью комиссии возлагается на федеральный орган исполнительной власти
и Росархив в пределах своих полномочий․

Практические рекомендации

• Не допускайте ошибки № 1 – всегда используйте утверждённый бланк приказа․
• Обеспечьте визирование документа всеми заинтересованными лицами до подписания руководителем․
• Ведите журнал учёта приказов в хронологическом порядке․
• Храните электронные копии приказов в защищённой информационной системе не менее 10 лет․
• Планируйте заседания комиссии на год вперёд и включайте их в календарный план организации․

Материал подготовлен на основе официального текста приказа Росархива № 43 от ․