Статус на 04 июля 2026 г. — экспертиза ценности документов остаётся ключевым инструментом управления документным фондом любой организации. Ниже приведён систематизированный обзор принципов, критериев и этапов процедуры, актуальной как для бумажных, так и для электронных документов.
Нормативно-правовая база
- Федеральный закон № 125-ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации»
- Приказ Минкультуры РФ № 558 от «Перечень типовых управленческих архивных документов…»
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по экспертизе ценности документов по личному составу (утв. 2023–2025 гг.)
- Письма и разъяснения Росархива по работе с электронными документами и ДЭВ (, Барталевич О.)
Четыре базовых принципа экспертизы ценности
- Историзм
Оценка документа в контексте конкретного исторического времени и событий. - Комплексность
Рассмотрение совокупности документов делопроизводства, а не изолированных единиц. - Всесторонность
Учёт всех параметров: происхождение, содержание, внешние особенности, техническое состояние, правовой режим. - Системность (целостность)
Сохранение взаимосвязей между документами и обеспечение неразрывности фонда.
Критерии оценки ценности
| Группа критериев | Конкретные показатели |
|---|---|
| Происхождение | Уровень учреждения-источника, подлинность подписей и печатей, регистрационные реквизиты. |
| Содержание | Информативность, уникальность сведений, отражение структуры, политики, кадров. |
| Внешние особенности | Физическое состояние, тип носителя, наличие атрибутов (штампы, пометки, приложения). |
| Электронные аспекты | Формат хранения, метаданные, возможность воспроизведения, цифровая подпись, долгосрочная сохранность. |
Этапы проведения экспертизы
Этап 1; Подготовка
Приказ руководителя → создание экспертной комиссии (не менее 3 человек, включая архивиста и представителя службы ИТ при наличии электронных документов).
Обновляется номенклатура дел и сверяются сроки хранения по Перечню № 558.
Этап 2. Аналитическая работа
- Изучение дел и документов по критериям (см. раздел 3).
- Оценка правового статуса: постоянное, временное (свыше 10 лет), до 10 лет, подлежит уничтожению.
- Специальная проверка: электронно-цифровая подпись, хеш-суммы, формат PDF/A или иной архивный формат.
Этап 3. Оформление результатов
Акт экспертизы ценности (форма по ГОСТ 7.32–2017) + опись документов, подлежащих постоянному или долговременному хранению.
При наличии электронных документов – паспорт электронного документа и протокол технической экспертизы.
Этап 4. Утверждение и передача
- Утверждение результатов руководителем организации.
- Передача документов постоянного хранения в государственный или муниципальный архив по акту приёма-передачи.
- Уничтожение документов с истекшими сроками – по акту с соблюдением требований ФЗ-125 и ФЗ-149 (конфиденциальность).
Практические рекомендации
5.1 Документы по личному составу
- Отнесение к постоянному хранению: личные карточки, приказы о приёме, увольнении, награждении, служебные аттестации.
- Использование ведомственных перечней Минтруда и Росархива для точного определения сроков.
5.2 Электронные документы и ИР
- Проверьте долгосрочную сохранность форматов: PDF/A-1, TIFF, XML (деловые документы).
- Регулярно обновляйте копии на носителях (WORM-LTO, SSD-архив).
- Используйте систему электронного делопроизводства с модулем экспортирования в архивный пакет (SIP → AIP → DIP).
5.3 Частые ошибки и пути их решения
| Ошибка | Решение |
|---|---|
| Отсутствие приказа об экспертной комиссии | Оформить приказ не позднее 10 дней после начала календарного года. |
| Разрыв связи между бумажной и электронной версиями | Внедрить уникальный идентификатор (UUID) для каждого дела. |
| Уничтожение без акта | Создать журнал учёта уничтоженных документов и хранить его 5 лет. |
- ☐ Обновлена номенклатура дел и сроки хранения.
- ☐ Создана и утверждена экспертная комиссия.
- ☐ Проведена специальная экспертиза для электронных документов.
- ☐ Подготовлены акт экспертизы, опись, паспорт ЭД.
- ☐ Утверждено решение руководителем.
- ☐ Организована передача/уничтожение с оформлением актов.
Запомните: регулярное проведение экспертизы (не реже 1 раза в год) гарантирует законность, снижает издержки хранения и формирует ценную часть Архивного фонда Российской Федерации.
Последняя редакция: 04 июля 2026 г., 14:10 (UTC+3).